In mijn vorige blog “Erosie van het begrip architect” gaf ik een voorbeeld van het creatief gebruik van de functietitel architect. Ook ging ik in op de vraag of er kengetallen zijn voor het aantal architecten in een bedrijf. Die zijn er helaas niet, maar hoe kun je dan bepalen of je “Just enough architects” hebt?

Getallen zeggen niet alles

Als klanten mij vragen of zij teveel architecten hebben, vraag ik altijd of zij weten waar de architecten mee bezig zijn. Bijna altijd moeten zij het antwoord schuldig blijven. Het is onmogelijk om te bepalen of er teveel architecten zijn als je niet weet wat ze doen. Misschien zijn er wel te weinig architecten of erger nog, misschien zijn de architecten niet met architectuur bezig. Zijn ze wel bezig met die belangrijke vernieuwingen en innovaties om de toegezegde klantbeloftes na te komen? Niet het aantal architecten maar wat ze doen is dus waar het om draait.

Wat doen jouw architecten?

Solventa partner en collega Jules de Ruijter heeft in de afgelopen jaren vele klanten geholpen met de vraag “wat doen mijn architecten?”. Hij heeft hiervoor twee instrumenten ontwikkeld waarmee bepaald kan worden of de architecten efficiënt en effectief worden ingezet.

Het eerste instrument is PVTU. Hiermee worden de activiteiten van de architecten geïnventariseerd en geordend naar de plaats in de waardeketen van het architectuurproces: Plannen, Vormgeven, Toepassen en Uitnutten.

Het tweede instrument ABC, wordt gebruikt om de geïnventariseerde activiteiten te categoriseren naar resultaat van de activiteiten. Welke activiteiten leveren Architectuur-producten op waarmee invulling wordt gegeven aan het richting en sturing gegeven in verandertrajecten? Welke activiteiten lossen problemen/complicaties op die veroorzaakt worden door té weinig sturing aan een verandertraject, het zogenaamde Brandjes blussen? En welke niet-architectuur activiteiten zijn ter Compensatie van het te kort schieten van anderen?

Een analyse van de uitkomsten maakt snel helder of de architecten wel voldoende architectuurwerk kunnen verrichten. Als zij bijvoorbeeld veel met Brandjes blussen bezig zijn en daardoor niet toekomen aan Vormgeven, Toepassen en Uitnutten, dan benut je niet de potentie van je architectuurteam. Hetzelfde geldt wanneer de architecten vooral met Compensatiewerk bezig zijn en daardoor geen waarde toevoegen in het architectuurproces. De effectiviteit van de architectuurfunctie is hierdoor veel te laag.

Op zoek naar balans

Je kunt met de uitkomsten van PVTU en ABC snel de effectiviteit van je architectuurteam verhogen door bijvoorbeeld direct te stoppen met Compensatiewerk. Als je architecten te veel bezig zijn met Plannen en Vormgeven bestaat de kans dat er niet gehandhaafd wordt.

Zorg wel dat je niet té radicaal ingrijpt. Bepaal eerst welk balans tussen A, B en C voor jouw bedrijf en situatie passend is. 100% A is niet reëel, brandjes zullen er altijd zijn maar als hieraan té veel tijd wordt besteed is er waarschijnlijk iets mis met de governance. Enig compensatie werk hoeft ook niet erg te zijn. Architecten zijn doorgaans bovengemiddeld analytisch, structureel en methodisch waardoor zij waardevol kunnen zijn in onderzoeks- en ontwerpvraagstukken. Als zij hiervoor tijd vrij kunnen maken moet je hier natuurlijk gebruik van maken.
Zonder wetenschappelijk onderzoek gedaan te hebben durf ik te stellen dat een gezonde ABC balans ligt rond de waarden: 70% / 5% / 25%.

Inventarisatie Solventa architecten

Een hele korte uitvraag onder mijn Solventa collega’s resulteerde in een ABC verdeling van 52% / 18% / 30%. Ik ga de komende tijd kijken wat ik hieruit kan concluderen, maar het zou mij verbazen als er niet meer waarde uit de architecten gehaald zou kunnen worden.

Neem gerust contact op met Solventa als je echt waarde uit je architectuurteam wilt halen.