Succesfactoren voor een gemeentelijke fusie of ontvlechting (2/2)

Introductie

Gemeentelijke fusies en – samenwerking komen in Nederland met regelmaat voor. In 1900 hadden we nog ruim 1100 gemeenten. In 2023 waren dit er nog 342. In de meeste gevallen is de beweging gericht op meer integratie en/of samenwerking.  

In dit tweede deel van de blogserie belichten we de casus van een ontvlechting van een gemeentelijke samenwerking. De omgekeerde beweging van een fusie dus. Met ‘ontvlechting’ wordt hier bedoeld dat een deel van de dienstverlening en processen wordt onttrokken uit de samenwerkingsorganisatie en overgaat naar een andere organisatie, of ‘teruggaat’ naar de afzonderlijke gemeente. Een deel van de processen ‘blijft’ in de samenwerkingsorganisatie. De samenwerkingsorganisatie wordt dus niet ontbonden maar gaat in kleinere vorm verder. 

In deze casus werden de primaire gemeentelijke processen ontvlochten uit de samenwerking, en ging de samenwerkingsorganisatie verder als een shared service center voor de bedrijfsvoeringprocessen. 

Waarom ontvlechten? Wat is daarvan het doel? 

Waarom ontvlechten partners hun samenwerking? We noemen hier twee veel voorkomende redenen: 

1. De gemeenten willen weer helemaal zelf de regie voeren op de prioriteit en het tempo waarin veranderingen doorgevoerd worden. Niet altijd hoeven afstemmen met de andere partners over capaciteit, geld en tijd. 

2. De gemeenten ervaren behoefte om hun processen op hun eigen manier in te richten, (meer) onafhankelijk van hoe de andere gemeenten dat willen inrichten. In de samenwerkingsorganisatie is dat maar zeer beperkt mogelijk, vanwege de nadruk op kostenbeheersing, met als veel voorkomende consequentie het gezamenlijk gebruik van applicaties, procesharmonisatie en uniforme applicatieconfiguraties. Als een gemeente haar proces wil wijzigen, heeft dat direct impact op de processen van de samenwerkingspartners. 

Van bedrijfsdoelen naar richtinggevend kader 

De doelstelling van de gemeenten om meer autonoom te zijn en processen meer naar eigen wens in te richten, laat zich qua architectuur van systemen en gegevens vertalen naar: flexibiliteit en wendbaarheid. ‘Flexibiliteit’ in de zin van de mogelijkheid van een eigen inrichting van processen, anders dan de andere gemeenten.  

‘Wendbaarheid’ uit zich in het eenvoudiger, sneller en/of goedkoper kunnen doorvoeren van een wijziging. Denk daarbij ook aan het mogelijk maken dat een gemeente een heel eigen applicatie in gebruik neemt, anders dan de applicatie die de andere gemeenten gebruiken voor het uitvoeren van een bepaalde taak, omdat deze in haar ogen het eigen proces beter ondersteunt. 

De ontvlechting van de samenwerking heeft zeer waarschijnlijk ook impact op de vertrouwelijkheid van de gegevens. In een samenwerkingsorganisatie is het geoorloofd dat de partners toegang hebben tot elkaars (persoons)gegevens, maar als een proces ontvlochten wordt uit de samenwerking dan vervalt de juridische basis voor die toegang. Dat moet geborgd zijn in het systeemlandschap. Dit is een belangrijke factor bij het ontwerpen van ontvlechtingscenario’s voor applicaties en gegevens. 

Architectuur: scenario’s en criteria 

Om aan deze doelen tegemoet te komen, zijn grofweg drie scenario’s beschikbaar: 

1. Elke partij heeft zijn eigen applicatie installatie. Elke applicatie heeft dus ook een eigen database (of 1 data opslag, zoals een netwerkschijf of SharePoint). Dit biedt maximale flexibiliteit en wendbaarheid. 

2. De betrokken partijen maken gebruik dezelfde applicatie installatie, maar elke partij heeft zijn eigen database of data opslag. Houdt het qua ondersteuning van de bedrijfsdoelen midden tussen scenario 1 en 3. 

3. De partijen maken gebruik van dezelfde applicatie installatie en dezelfde database. De data van de verschillende partijen is te onderscheiden doordat aan elk record een organisatiecode is gekoppeld. Privacy is voldoende te ondersteunen. Maar de ondersteuning van flexibiliteit en wendbaarheid is vergeleken met de andere scenario’s het laagst. 

Vervolgens wijzen we aan elke applicatie een ontvlechtingscenario toe. Aan de hand van criteria, die natuurlijk weer af te leiden zijn van de bedrijfsdoelen. Bijvoorbeeld: 

• Welke partijen maken gebruik van de applicatie na de ontvlechting? Eén partner, of allemaal? Des te meer partijen, des te meer ondersteuning van flexibiliteit en wendbaarheid. 
• In hoeverre bevat de applicatie (bijzondere) persoonsgegevens? Des te meer, des te strikter de scheiding van gegevens. 
• Welk proces ondersteunt de applicatie? Als dit een primair proces is, dan is de kans dat een partner dit op zijn eigen manier wil inrichten groter dan als het een ondersteunend proces betreft. 

Resultaat en effect 

Architecten stellen adviezen op. In deze casus bestaat dat uit een vertaling van de bedrijfsdoelen naar een richtinggevend kader en criteria aan de hand waarvan een ontvlechtingscenario toegewezen kan worden aan iedere applicatie. Dat is een resultaat. 

Het effect daarvan is: het geeft handelingsperspectief aan het management van de samenwerkingspartijen. Het maakt duidelijk hoe elke applicatie ontvlochten gaat worden, en waarom – lees: hoe dat scenario optimaal bijdraagt aan de bedrijfsdoelen van meer flexibiliteit en wendbaarheid, en de voorwaarde van voldoende ondersteuning van de vertrouwelijkheid van de gegevens. Daarmee kon de samenwerkingsorganisatie praktisch aan de slag met de ontvlechting. 

De toegevoegde waarde van architectuur in deze casus, en vele anderen, is vooral het verbinden van de verschillende partijen om tot een resultaat te komen. Dat nemen we ook letterlijk, door te organiseren dat de partijen met elkaar in contact komen en blijven. Doordat we beginnen te denken vanuit de bedrijfsdoelen, creëren we een gemeenschappelijke basis én doel waar alle partijen zich in kunnen vinden. 

Succesfactoren om de doelen van de fusie of ontvlechting te bereiken 

In deze blogserie hebben we gekeken naar twee casussen: een fusie en een ontvlechting. Beide zijn complexe bedrijfsvraagstukken die we als Solventa duurzaam helpen oplossen door slimme inzet van onze architectuurkennis. Hoewel het twee tegengestelde bewegingen zijn, herkennen we dezelfde kritische succesfactoren:  

1. het expliciteren van doel en richtinggevend kader en  

2. het aanbrengen van verbinding en samenhang.  

Onze inzet van architectuur helpt bij de totstandkoming van deze succesfactoren en biedt het management een handelingsperspectief waarmee ze de doelen van de fusie of ontvlechting kan realiseren.