Tot je nek in de data

“Beheren” is voor veel mensen niet de meest interessante bezigheid. Het voelt vaak als je huis opruimen, de boel terug in de kast zetten en spullen weggooien. En waarom doe je dat eigenlijk? Nou omdat het anders een hele grote bende wordt en je niks meer terug kan vinden! Het frustrerende aan je huis opruimen is dat het keer op keer noodzakelijk blijkt dit te doen. Je bent eigenlijk nooit klaar.

Data is hot, maar beheren niet

Steeds meer organisaties hebben in hun plannen staan dat ze een data- en/of informatiegedreven organisatie willen worden. Wat dat inhoudt en wat ermee beoogd wordt is niet altijd duidelijk, maar meestal begint het met het vastleggen van steeds meer gegevens over klanten, processen en marktontwikkelingen.

Met de enorme toename van de hoeveelheid data die in organisaties rondgaat (en informatie die we daaruit destilleren) neemt het belang van het beheren van deze data en informatie in razend tempo toe. In veel (grote) organisaties krijgt het beheren van data en informatie echter nog niet de aandacht die het verdient. Thuis valt het op als het een bende is, als je grote hoeveelheden spullen naar binnen sleept heb je uiteindelijk geen ruimte meer om te leven en ben je altijd alles kwijt. Met data en informatie is dat toch anders. We brengen bergen data naar binnen, maar het is niet tastbaar en daardoor niet direct zichtbaar als het niet is opgeruimd.

Uiteraard (en ook gelukkig) is ‘informatiebeheer’ niet een nieuw thema binnen grote data verwerkende organisaties. Dit wordt al decennia gedaan, maar de focus ligt van oudsher op het archiveren en vernietigen van documenten. Ooit zelfs puur de fysieke kant, al jaren natuurlijk ook alle digitale stukken. Tegenwoordig is er steeds meer aandacht voor ‘duurzame toegankelijkheid’ van data en informatie. Je moet het uiteindelijk niet enkel kunnen archiveren en vernietigen, het moet voorafgaand hieraan ook op een efficiënte manier beschikbaar zijn voor iedereen die hiervoor geautoriseerd is. Soms moeten documenten daarvoor omgezet worden in een ander bestandsformaat.

M365

Met de komst van Teams/SharePoint/OneDrive onder M365 is het voor heel erg veel medewerkers bij grote organisaties totaal normaal geworden om daar je documenten te laten landen. Het mooie is dat het waarschijnlijk de (lokale) netwerkschijven op den duur zal gaan vervangen, maar wat zijn de eisen voor opslag (welke metadata ken je toe, zodat het terugvinden eenvoudiger is?) en hoe geef je invulling aan archivering en vernietiging van alle stukken die daar opgeslagen worden? En hoe zorg je er dus voor dat je SharePoint-inrichting over een tijd niet hetzelfde onoverzichtelijke geheel is als de huidige netwerkschijven?

En de rest van de data en informatie?

Om de vergelijking nog maar eens te maken, als je je huis opruimt ben je ook niet klaar nadat alleen de woonkamer weer op orde is. Alle kamers verdienen wel eens wat aandacht. Bij data en informatie is dat zeker ook zo.  Hoe ga je om met e-mails, chats, social media berichten, webcontent, data uit legacy systemen, noem maar op. Veel organisaties hebben hier geen beleid voor.

Het is een enorme opgave om het beheer op data en informatie organisatiebreed neer te gaan zetten, maar je kunt er niet van weglopen. Vroeg of laat zit je anders tot je nek in de hoeveelheden data en informatie, waardoor je ook niet kan voldoen aan duurzame toegankelijkheid. Natuurlijk kún je er als overheidsorganisatie ook niet omheen, de wetgeving legt je die verplichting op. Niet alleen met de archiefwet, maar bijvoorbeeld ook de Wet Open Overheid (Woo), en de Wet Elektronische Publicaties (WEP) leggen voor overheidsorganisaties het beheren van data en informatie weer onder een vergrootglas. Daarnaast moet iedere organisatie uiteraard maatregelen nemen om te voldoen aan privacyregels conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat kritisch naar de opslag en het gebruik van data gekeken moet worden. Altijd redenerend vanuit zogenaamde doelbinding.

Complex vraagstuk, breed aanpakken

Wat ons betreft is het neerzetten van ‘data- en informatiebeheer’ een duidelijk architectuur-vraagstuk: je kunt dit enkel goed inrichten als je dit geheel op voorhand in samenhang beschouwt. Zowel gemeente Utrecht als gemeente Oss hebben we dit jaar kunnen ondersteunen bij dit vraagstuk. Als je eraan begint wordt al snel duidelijk dat je een groot deel van de organisatie raakt met dit onderwerp. Niet alleen qua applicatielandschap, maar ook de werkprocessen, de governance en een stuk cultuur. Vooral eigenaarschap van data en daarmee de verantwoordelijkheid beleggen is een belangrijk aspect om data- en informatiebeheer op een professioneler niveau te krijgen. Zolang niemand zich verantwoordelijk voelt en erop afgerekend kan worden gebeurt er namelijk niets.