Hoe kan architectuur een splitsing in goede banen leiden?

Introductie

Een bedrijfstransformatie die we in toenemende mate zien is de splitsing. Architectuur is van grote waarde bij dit soort grote bedrijfstransformaties. Maar wat zijn nu de best practices?

Begin with the end in mind

Er zijn verschillende scenario’s denkbaar van volledige splitsing van personeel en informatievoorziening en data tot een gedeeltelijke splitsing met centralisatie of samenwerking in bepaalde functies. Bedenk goed wat de beoogde doelarchitectuur en de tussenliggende plateau’s zijn en waak voor stappen die kunnen leiden tot desinvesteringen. Basis hiervoor zijn de visie, doelen en strategie van de nieuwe, gesplitste organisaties.

Bepaal de SOLL bedrijfsarchitectuur

Een splitsing is niet alleen een IT-feestje. Het is van groot belang om goed vast te leggen wat de bedrijfsmatige veranderingen zijn. Soms zijn er bedrijfsfuncties die alleen naar specifieke doelorganisaties gaan. Dit zien we vaak bij ondersteunende diensten zoals IT of een afdeling financiën die naar een dienstverleningsorganisatie gaan van de nieuwe organisaties. Maar soms zijn er ook primaire bedrijfsfuncties met specifieke capabilities die alleen overgaan naar specifieke doelorganisaties.

Bepaal de IST-SOLL applicatiearchitectuur

Begin met een actuele IST applicatielandschapsplaat met daarop minimaal de applicatiecomponenten en koppelingen. Classificeer applicaties op niveau van beheer: voor een SaaS applicatie hoef je veel minder werk te verzetten dan voor een 3-tier applicatie volledig in eigen beheer.

Cluster vervolgens je applicaties volgens het niveau van koppeling en/of de bedrijfsarchitectuur. Hoog-geïntegreerde (point-to-point) applicaties vormen vaak een cluster. Denk bijvoorbeeld aan systemen die de primaire processen van de organisatie ondersteunen, of een technische capability zoals Identity and Access Management.

Er zijn een aantal mogelijke splitsingstrategiëen per applicatie:

• Gesplitst: de applicatie wordt gesplitst, tenminste op het gebied van frontend en database. Infrastructuur kan mogelijk nog gedeeld worden
• Logisch gedeeld: de applicatie wordt gedeeld gebruikt met logica voor het uit elkaar houden van data van de doelorganisaties
• Gedeeld: de applicatie wordt gedeeld gebruikt zonder bijzondere maatregelen 
• Overdracht: maar 1 of een deel van de doelorganisaties krijgen deze applicatie
• Decommissie: de applicatie wordt uitgefaseerd

Bepaal de voorkeur splitsingstrategie per applicatie, samen met de functioneel- en applicatiebeheerders, en wanneer nodig de leveranciers. Applicaties in hetzelfde cluster zullen doorgaans dezelfde splitsingstrategie moeten volgen. Verifieer vervolgens deze splitsingsstrategie met de business en stel deze bij waar nodig.

Met het oog op toename van licentiekosten (voor sommige applicaties vermenigvuldigd met het aantal nieuwe organisaties) kan een separatie een goed moment zijn om weinig gebruikte applicaties te uit te faseren. Vanuit de architectuur kan dit bekeken worden door bijvoorbeeld te kijken naar duplicate applicatiefuncties. Besteed extra aandacht aan koppelingen tussen gesplitste en gedeelde applicaties. Hier dient mogelijk extra logica in aangebracht te worden.

Leg deze aanpassingen vast samen met kleuring o.b.v. de splitsingstrategie in een SOLL applicatielandschap. 

Bepaal tijdig de SOLL infrastructuur architectuur

Bepaal hoeveel productie en non-productie omgevingen er nodig zijn per applicatie, en wanneer deze nodig zijn volgens de projectplanning. Dit vertaalt zich in een overzicht van extra benodigde compute en storage. Liggen er kansen om van on-prem naar (hybrid) cloud te gaan? Voor kleinere doelorganisaties is het behouden van on-prem hardware kostbaarder dan dat voor een splitsing was. Het tijdig bestellen en installeren van hardware is vaak een bottleneck bij dit soort projecten – de projectteams kunnen niet starten zonder een projectomgeving. Wacht niet te lang met deze stap.

De implementatie

Bij een splitsing ligt het zwaartepunt meestal in technische realisatie van omgevingen en de scripting en validatie van proefmigraties waarbij de data wordt gesplitst.  Daarbij kan het helpen om een basis data strategie vast te leggen per applicatie. Worden de reeksen (ID’s) voortgezet of ontstaan er nieuwe reeksen? Ook hier zijn de clusters leidend – twee applicaties gekoppeld in een cluster die met andere reeksen werken zullen niet met elkaar kunnen communiceren.

Er dient een rem te worden gezet op non-urgente projecten. De verandercapaciteit van de eigen organisatie is leidend, en een splitsing legt hier een behoorlijk beslag op.

Conclusie

Er komt heel wat kijken bij een splitsing, maar ondersteund door architectuur is deze transformatie beheersbaar en weten alle stakeholders hoe het doel er uit ziet, en hoe we daar kunnen komen. De visualisaties van architectuur helpen alle projectleden om overzicht te krijgen op het werk wat gedaan moet worden.

Solventa heeft de splitsing van de woningcorporatie Vestia begeleid op het gebied van architectuur. Op 1 januari 2023 is Vestia gesplitst in de woningcorporaties Hef Wonen, Hof Wonen, Stedelink en dienstverleningsorganisatie Clink Diensten.

Auteur: Tom van Herpen, Architect Programma IT Splitsing bij Vestia