SaaS applicaties: URL, Gebruikersnaam, wachtwoord en klaar?

• SaaS applicaties bieden rijke functionaliteit en organisaties kunnen snel beschikken over nieuwe functionaliteit.

• Voorspelbare kosten: organisaties betalen naar gebruik.

• Organisaties hoeven zich niet bezig te houden met het ‘in de lucht’  houden van de applicaties, technisch beheer en de technisch infrastructuur.

Naast deze voordelen van SaaS applicaties zijn er aandachtspunten voor de architectuur van het applicatielandschap. Deze blog beschrijft de aandachtspunten, in volgende blogs worden mogelijke oplossingen voor de aandachtspunten beschreven.

Het applicatielandschap en generieke voorzieningen

De functionaliteit van SaaS applicaties is veelal breder dan het ondersteunen van de bedrijfsprocessen waarvoor ze primair worden gebruikt. SaaS applicaties beschikken veelal over voorzieningen voor:

• Het ontwikkelen van rapportages en dashboards met management informatie.
• Portalen en formulieren voor digitale dienstverlening aan klanten, ketenpartners en gebruikers.
• Gegevensuitwisseling en integratie.
• Opslag van documenten.
• Het beheer van gebruikers en rechten.
• Het verzenden en ontvangen van e-mail.

Grotere organisaties beschikken veelal over een hybride landschap met meerdere SaaS applicaties van verschillende leveranciers, applicaties in het eigen rekencentrum (‘on premise’) en applicaties in de ‘eigen’ cloud van de organisatie.

De beschreven voorzieningen, met vergelijkbare en overlappende functionaliteit, komen in een dergelijk landschap vaak op meerdere ‘plaatsen’ voor.

Aandachtspunten voor de applicatie architectuur

Rapportages en management informatie

Management informatie vereist veelal dat gegevens uit meerdere applicaties gecombineerd worden, bijvoorbeeld gegevens over organisatiestructuur, medewerkers en financiële gegevens.

Het gebruik van de voorzieningen van de afzonderlijke applicaties kan leiden tot het ‘rondpompen’ van gegevens, met als resultaat dat dezelfde of vergelijkbare gegevens in meerdere applicaties worden opgeslagen. De gevolgen zijn  vraagstukken omtrent beveiliging en privacy, gegevensdefinities en tijd- en tijdigheidsaspecten van de gegevens.

Portalen en digitale formulieren

Applicaties die door klanten, leveranciers en/of ketenpartners  gebruikt worden, beschikken over digitale formulieren voor het afnemen van diensten en/of producten en/of een portaal waarmee klant, leverancier of partner toegang  krijgt tot de applicatie of informatie uit de applicatie.

Klanten kunnen het gebruik van verschillende voorzieningen als weinig klantvriendelijk ervaren, het integrale klantbeeld kan verloren gaan en inrichting zoals bijvoorbeeld de huisstijl.

Gegevensuitwisseling en integratie

Een organisatie wil eenvoudig en veilig gebruik maken van de gegevens uit de verschillende applicaties, zowel voor het uitwisselen van gegevens tussen applicaties (koppelingen) als het beschikken over gegevens uit de applicaties, bijvoorbeeld voor data gestuurd werken.  

Opslag van documenten

Documenten worden gemaakt bij het uitvoeren van de bedrijfsprocessen, denk aan vergunningen, salaris- en uitkeringsspecificaties, inkoopopdrachten, beschikkingen etc. De documenten worden veelal ‘in’ de SaaS applicatie opgeslagen. Organisaties gebruiken vaak ook nog netwerkschijven en/of opslag voorzieningen als Office 365. Het resultaat is een omvangrijke inspanning voor het beheer van de informatie en documenten.

Het voldoen aan de archiefwet, de Wet Open Overheid en het inzagerecht van burgers wordt voor overheidsorganisaties bijzonder complex.

Het beheer van gebruikers en rechten

Instroom, doorstroom en uitstroom van medewerkers moeten in alle SaaS en ‘On Premise’ applicaties, liefst tegelijkertijd, doorgevoerd worden om ongeautoriseerde toegang te voorkomen.

E-mail

Het risico op misbruik wordt vergroot door het mailen van of door verschillende SaaS applicaties. Tevens leidt dit tot verspreiding en versnippering van e-mail over meerdere e-mailservers.

Conclusie

SaaS applicaties bieden veel voordelen voor organisaties. Aandacht voor architectuur is noodzakelijk om de inspanning en risico’s te beperken die het gevolg kunnen zijn van het dupliceren van voorzieningen en functionaliteiten versnippering van informatie en data.

Wordt vervolgd.