Richting geven begint bij een goede zingeving

“Samenhangend richting geven aan verandering om je doelen te bereiken”. Dat is voor mij de meest kernachtige omschrijving van wat enterprisearchitectuur is. Richting geven veronderstelt dat is nagedacht over die richting. Een essentieel onderdeel van elke architectuur is daarom het vastleggen van het ‘richtinggevend kader’ van een organisatie. 

Zo’n richtinggevend kader bestaat uit twee niveaus: het niveau van zingeving en het niveau van vormgeving. De zingeving beschrijft het bestaansrecht, de betekenis en het doel van een organisatie. De vormgeving beschrijft de inrichting van de organisatie waarmee de zingeving wordt geconcretiseerd. Belangrijk is dat beide niveaus goed zijn verbonden, zodat de keuzes die worden gemaakt in de organisatie-inrichting bijdragen aan het realiseren van de zingeving.

De zingeving van een organisatie is vaak al ergens beschreven en als enterprisearchitect gebruik je dat als een belangrijk uitgangspunt. Pak de website en het jaarverslag en daar vind je veelal de missie, visie, kernwaarden en doelen van een organisatie wel.

Anders is dat op het moment dat je een architectuur wilt opstellen voor een deel van de organisatie (een domein, proces of afdeling). Op dat niveau ligt de zingeving niet voor het oprapen. Maar dat maakt het niet minder belangrijk, in tegendeel! Juist op een wat lager niveau is het relevant om te weten waar je heen wilt en wat je bijdrage en verbinding is met de zingeving van de gehele organisatie.

Bij een van mijn opdrachtgevers heb ik bij meerdere onderdelen van die organisatie geholpen de zingeving boven water te krijgen. Dat gaat niet vanzelf. Ik heb een werkvorm gehanteerd die goed werkt en waarmee je in 1,5 tot 2 uur de ingrediënten van de zingeving (missie, visie, doelen en kernwaarden) genereert. In het kort:

• Print de zingeving van de organisatie op een groot vel en leg dat letterlijk midden op tafel: daar moet de zingeving van het organisatieonderdeel op aansluiten. Aan de deelnemers vraag ik hier regelmatig naar te kijken.
• Zorg voor twee inspiratiebronnen:
  • Voorbeelden van missie- en visiestatements, kernwaarden en doelen van organisaties die in hetzelfde werkveld zitten dan het organisatieonderdeel (dus als je de zingeving van de ICT-afdeling in kaart wilt brengen zoek je naar zingevingsvoorbeelden van ICT dienstverleners). Dit mogen zowel goede als slechte voorbeelden zijn, als ze maar prikkelen en inspireren.
  • Steekwoorden waarvan je (als begeleidere) denkt dat ze in de formulering van de missie, visie, doelen en kernwaarden zouden kunnen zitten. Maak een aparte set post-its per zingevingsaspect.
• Werk van visie naar missie naar doelen naar kernwaarden. Elk onderdeel in een timebox van ongeveer 20 minuten. Vraag de deelnemers hun input op een flipovervel te plakken. Ze kunnen de voorgestelde steekwoorden gebruiken (of juist niet!). Na ongeveer de helft van de timebox ga je categoriseren, ontdubbelen, verbindingen leggen.

Dit levert uiteindelijk vier vellen op met ‘ruwe input’ voor het formuleren van de zingeving. Dat betekent scherp formuleren, fijnslijpen en afstemmen. Maar om te kunnen fijnslijpen heb je eerst de ruwe diamant nodig. Bovenstaande werkwijze om die te maken kan ik iedereen aanbevelen.