Operating Model expliciet maken is onmisbaar voor Enterprise Architectuur

Inleiding

Enterprise architectuur in de breedste zin van de betekenis gaat over het optimaal vormgeven en ordenen van alle elementen van een organisatie in lijn met de belangen en doelen van deze organisatie. Bij het opstellen van enterprise architectuur starten we vaak met het identificeren van de ‘business capabilities’ en ‘value chains’ van de organisatie om vervolgens de target architectuur voor bijbehorende processen, data en technologie daarvan af te leiden.

Bij het identificeren en inrichten van business capabilities en value chains, is het van essentieel belang om het operating model van de organisatie te begrijpen en expliciet te krijgen. Alleen met een expliciet gemaakt operating model kunnen onderbouwde keuzes gemaakt worden over hoe de business capabilities en value chains optimaal ingericht kunnen worden.

Vier kwadranten model Ross et al

In het boek “Enterprise architecture as strategy” van Jeanne W. Ross, Peter Well en David C. Robertson wordt een bruikbaar model beschreven voor ‘het ontdekken van’ het optimale operating model van een organisatie. In het boek wordt een model gepresenteerd met vier kwadranten die mogelijk combinaties van integratie en standaardisatie van business processen weergeven.

Onze toepassing van het model

De auteurs van het boek lichten de term business proces niet nader toe. Hoewel het voor ieder type organisatie natuurlijk net iets anders ligt, is onze ervaring dat je hiervoor prima het concept value chain als uitgangspunt kunt nemen. Een value chain in de zin van een groepering van processen en activiteiten om waarde te creëren (bijvoorbeeld een product voor een klant) van inceptie tot de daadwerkelijke levering van de waarde.

Het model van Ross et al, kan toegepast worden door twee vragen te stellen. De vraag die langs de verticale as gesteld moet worden is: Hoeveel data moet gedeeld worden tussen de verschillende value chains? Bijvoorbeeld omdat de ene value chain afhankelijk is van de uitkomsten van de andere. Of omdat meerdere value chains dezelfde klant bedienen en dus de data over de klant moeten delen. Als er substantieel data gedeeld moet worden in de primaire processen dan kom je uit in één van de kwadranten in aan de bovenste zijde van het model. Zo niet dan kom je uit aan de onderste zijde van het model.

De vraag die langs de horizontale as gesteld moet worden is: In hoeverre willen we de value chains onderling standaardiseren om efficiëntie en kwaliteitsvoordelen te behalen? Uiteraard heeft dit sterk te maken met de gelijksoortigheid van de activiteiten die in de verschillende value chains worden uitgevoerd. Dit kan aan de orde zijn als een organisatie dezelfde producten en diensten levert op meerdere geografische locaties. 

Mogelijk is je eerste reactie dat je natuurlijk maximaal wil standaardiseren om de efficiëntie en kwaliteit te optimaliseren. Het nadeel van standaardiseren is echter dat er minder tot geen ruimte overblijft om variaties aan te brengen. Als het kunnen variëren belangrijker is dat het bereiken van optimale efficiëntie dan is standaardisatie van de value chains niet wenselijk. Als er substantieel sprake is van standaardisatie kom je uit aan de rechterzijde van het model. Zo niet dan kom je uit aan de linkerzijde van het model.

Het idee bij het model is dat een organisatie geheel in één van de kwadranten valt. Dat betekent niet dat value chains altijd helemaal niet of helemaal wel gestandaardiseerd zijn. Of dat alle value chains wel of helemaal niet data delen. Het betekent wél dat een expliciete keuze gemaakt wordt voor een operating model (kwadrant) dat het best bij de doelen van de organisatie past. 

Diversificatie operating model (weinig data integratie en weinig standaardisatie)

Als je uitkomt in het kwadrant diversificatie dan wordt iedere value chains eigenstandig ingericht en zijn ook de business capabilities inclusief bijbehorende data en technologie specifiek ingericht voor die betreffende value chain. Uiteraard kan vanuit efficiëntie overwegingen wel onderliggende technologie gestandaardiseerd worden maar dat is dan nadrukkelijk onderschikt aan de gewenste variabiliteit vanuit het operating model.

Replicatie operating model (weinig data integratie en veel standaardisatie)

In het geval van replicatie zijn (de gelijksoortige) value chains onderling gestandaardiseerd inclusief de benodigde business capabilities. Dat betekent dat de business capabilities volgens, de in de organisatie geldende, standaard zijn ingericht inclusief bijbehorende processen, data en technologie. Hoewel de business capabilities gestandaardiseerd zijn worden ze wel per value chain apart ingericht (multi instance) en zijn ze in de operatie onafhankelijk van elkaar. 

Coördinatie operating model (veel data integratie en weinig standaardisatie)

Als het operating model van een organisatie gekenmerkt wordt door coördinatie wordt iedere value chains eigenstandig ingericht en zijn ook de business capabilities specifiek ingericht voor de betreffende value chain. Er is echter wel sprake van gedeelde data (bijvoorbeeld klant data). Hiervoor kan een gedeelde administratie en bijbehorende applicatie ingericht worden die gebruikt wordt vanuit verschillende value chains en bijbehorende business capabilities. Er is geen centrale business capability (dus value stream overstijgend) die verantwoordelijk is voor het beheer van de gedeelde data. De value chains zijn samen verantwoordelijk voor de gedeelde data en doen ieder hun deel. 

Unificatie operating model (veel data integratie en veel standaardisatie)

Tenslotte, als er sprake is van het unificatie operating model zal de kern van de value chains ingevuld worden door gecentraliseerde, gedeelde business capabilities. De data en de uitvoering van de deze business capabilities is centraal in de organisatie belegd en zal ook centrale (uniforme) onderliggende technologie gebruiken.

Conclusie

Zoals blijkt uit bovenstaande toepassing van het model van Ross et al, worden afhankelijk van het operating model dat van toepassing is, fundamenteel andere keuzes gemaakt bij het inrichten van de value chains en de bijbehorende business capabilities. En daarvan afgeleid de inrichting van de processen, data en technologie. Aanname is dat hoe beter de enterprise architectuur in lijn is met het operating model hoe beter veranderingen in de organisatie begeleid en bestuurd kunnen worden.