Van reactieve naar proactieve digitale transformatie onder architectuur
Tom van Herpen
Hoewel veel organisaties het nut van architectuur onderkennen, zien we vaak dat ze alleen reageren op losstaande vragen van de business of end-of-life notificaties van leveranciers. Op deze reactieve manier worden steeds kleine stukjes verandering in isolatie gerealiseerd, in plaats van een doelgerichte samenhang in het applicatielandschap. Werken onder architectuur betekent juist proactief acteren, door naar een samenhangende doelarchitectuur toe te werken. Het maken van deze omslag van reactief naar proactief kan een behoorlijke uitdaging zijn, maar er zijn een aantal succesfactoren om dit te versnellen.
Executive sponsorship
Weten waar je staat en waar je heen wil betekent dat je twee zaken nodig hebt als architect: de missie, visie en strategie van een organisatie en de medewerking van de juiste managers en medewerkers om je het inzicht te geven in de IST en gewenste SOLL. Voor beide is het belangrijk dat een bestuurder het architectuurinitiatief zichtbaar ondersteunt.
Programmasturing
Een programma voor digitale transformatie heeft duidelijke doelen, deliverables en tijdlijnen nodig. Dit betekent dat er deadlines moeten worden gezet op visietrajecten zodat deze tijdig door de bestuurders kunnen worden geaccordeerd. Voor de start van elk nieuw jaar moet er een roadmap voor tenminste een jaar worden afgehamerd. Dit alles vraagt om een programmamanager die stuurt op deze tijdlijnen en een PMO-er die ervoor zorgt dat alle stukken tijdig worden aangeleverd. Het programma bewaakt ook de tijdlijnen voor leveranciersselectie en implementatieprojecten zodat zowel de totstandkoming als de uitvoering van de roadmap goed wordt gestuurd.
Gedegen visietraject per domein
Je weet pas waar je heen wil als je weet waar je staat. Met het mandaat van de bestuurder in de hand kan je de juiste stakeholders van een domein verzamelen voor het neerzetten van een goede domeinvisie. Dit kan compact of uitgebreid, zolang er maar een gedragen eindresultaat ligt: een domeinvisie en een domeinarchitectuur met een doelarchitectuur. Inspiratiesessies van partijen binnen of buiten de sector kunnen helpen bij visievorming.
Resultaatgerichte procesbegeleiding
De visietrajecten vergen veel organisatie: de juiste mensen uitnodigen, workshops voorbereiden en faciliteren, resultaten terugkoppelen. In principe kan een goede architect deze taken uitvoeren, maar een goede dedicated procesbegeleider kan veel van deze tijdrovende taken wegnemen bij de architect zodat de architect zich kan focussen op de essentie: de inhoud, bestaande uit de principes en architectuurplaten.
Adoptie en zichtbaarheid in de organisatie
Het is belangrijk dat de domeinvisies, architecturen en initiatieven worden gekend en gewaardeerd door de organisatie. Dit kan op allerlei manieren: door ze op te hangen op de muren, door het te presenteren bij klantbordgroepen en MT’s, en door het inzetten van een adoptieteam. Verandering wordt door velen van nature met scepsis bekeken. Een adoptieteam kan helpen bij het creëren van positieve energie voor digitale transformatie, en dat de veranderingen op een goede manier landen met het gewenste effect.
Het digitale transformatie programma ‘DigiThuis’ van de woningcorporaties Hef Wonen, Hof Wonen, Stedelink en dienstverleningsorganisatie Clink Diensten is een succesvolle samenwerking van een team van Solventa architecten met KPMG. Solventa richt zich op de architectuur en de inhoud, en KPMG verzorgt het programma, de procesbegeleiding en de adoptie. Het heeft een organisatie binnen twee jaar getransformeerd van reactief naar proactief, met de realisatie van een enterprise architectuur, 7 domeinarchitecturen en een integrale roadmap voor meerdere jaren. De eerste veranderinitiatieven van de roadmap zijn inmiddels gerealiseerd.
