Klein beginnen, groot eindigen

Afgelopen tijd wordt steeds vaker de vraag gesteld: ‘hoe kunnen we het beste beginnen met business architectuur in een agile omgeving’?
Iedereen, van IT oplossingen leverancier tot zichzelf respecterende adviseur, geeft aan dat het noodzakelijk is om klein te beginnen om vervolgens door te groeien in de ambitie (start small but think big, learn fast). Dit is meestal ook mijn eerste reactie op deze vraag.

Hoe kun je nu daadwerkelijk beginnen en vooral waarom is het vasthouden van de aanpak ‘klein beginnen, groot eindigen’ zo lastig?
Er zijn hiervoor meerdere redenen te verzinnen:

• Ambities bij senior management reiken verder dan 1 week, 2 maanden of  6 maanden. Hierdoor wordt veelal een overkoepelende aanpak gehanteerd en hebben we als professionals te maken met programma’s en projecten.
• Zelf willen we ook graag toewerken naar een bepaald resultaat waardoor we ons laten verleiden om veel omvattend te werk te gaan.
• Budgettering en financieel management is ingericht op jaarlijkse prognoses (veelal gebaseerd op uitgaven en inkomsten van voorgaande jaren).
• We weten eigenlijk niet goed waar we moeten beginnen.

Organisaties adopteren steeds vaker het ‘agile’ werken. Hiermee willen ze wendbaar zijn om in een korter tijdsbestek diensten of producten aanbieden. Anders gezegd: inspelen op een steeds sneller veranderende markt.

Om deze veranderingen succesvol te laten zijn is een aanpak van ‘klein beginnen, groot eindigen’ effectief en efficiënt. Je zorgt er namelijk voor dat de vraagstukken in kleine, behapbare brokken wordt opgedeeld. Dit opknippen kun je doen door:

• Realistische doelen te stellen
  Strategieën van organisaties worden in de huidige markt steeds sneller en vaker aangepast. Waar het enige jaren geleden nog acceptabel was om 5 – 7 jaar vooruit te denken, is een aanpassing tussen de 1 – 3 jaar tegenwoordig normaal. De doelen die je stelt moet je wel kunnen behalen. Zo is een 350% winstgroei, zonder bijbehorende investeringen in middelen, mensen en producten niet realistisch. Stel jezelf als architect de vraag wat je met architectuur wilt bereiken. Wees hierbij ambitieus maar realistisch en deel het doel op in subdoelen die je daadwerkelijk kunt realiseren.
• Leer snel
  Zorg dat je een effectieve en efficiënte evaluatie hebt (feedback). Met de inrichting hiervan kun je tijdig toetsen of het gestelde doel te behalen is en/of aanpassing gewenst is. Zorg ervoor dat je bij een belangrijke stakeholder (denk aan CIO of manager architectuur) kan toetsen of de architectuurproducten passend zijn en aansluiten bij de behoeften en of ze bijdragen aan de gestelde doelen.
• Begin gewoon
  Start met een klein, behapbaar brokje werk. Als je werkt in een agile omgeving ken je waarschijnlijk een aantal Epics die voor de organisatie van toepassing zijn. Start hierbij met het uitwerken van één of twee epics. Bij de uitwerking van deze epics stel je realistische doelen waarbij je rekening houdt met een effectieve feedback-lus. Aan de hand van de feedback, maar ook van de Epic uitwerking ga je vervolgens verder met andere epics of verdiep je de uitwerking van de geselecteerde epics.
  Dit geldt natuurlijk ook voor projecten en programma’s. Begin met een enkelvoudig vraagstuk en breidt nadat je terugkoppeling hebt gehad het werk uit.
• Accepteer verandering
  Continue verandering is de enige constante. Accepteer als professional dat korte termijn doelstellingen niet erg zijn. Dit type doelstelling helpt juist bij het realiseren van de ambitie en visie, door ervoor te zorgen dat er tijdig bijgestuurd of aangepast kan worden. Accepteer ook dat de producten die geleverd worden zullen wijzigen. Je zult op één epic meerdere gezichtspunten hebben. Hierbij staat de vraag van de specifieke stakeholder centraal.

Aan de hand van bovenstaande punten kun je het werken met architectuur gaan inzetten en inrichten. Door deze handvatten kun je ervoor zorgen dat je als architect een bijdrage levert aan de ambities van de organisatie en helpt deze verbeteren.