Kernregistraties? Eigenlijk heeft iedere gemeente die al lang!
Dennis de Wit
De afgelopen jaren is er door KING en een groot aantal gemeenten uitgebreid gesproken en geschreven over het opzetten van kernregistraties op gemeentelijk niveau, juist omdat het zoveel meerwaarde zou kunnen bieden voor de gemeentelijke organisatie.
“Onder kernregistraties verstaan we gemeentelijke registraties die binnengemeentelijk behandeld worden als een basisregistratie”
Het enkelvoudig registreren en meervoudig gebruiken van gegevens wordt dan altijd als het hoofdargument gebruikt. In de praktijk zie ik echter zeer zelden een gemeente die een registratie officieel heeft aangemerkt tot kernregistratie. Waardoor komt dat eigenlijk?
Het lijkt erop dat gemeenten het lastig vinden om dit onderwerp op te pakken. Wordt er gewacht op die ene software leverancier met een ultieme oplossing rondom kernregistraties? Krijgt het onderwerp iedere keer weer te weinig aandacht omdat er altijd weer iets anders belangrijker is? Ontbreekt er vanuit KING een stappenplan voor het opzetten van een kernregistratie? Is er verwarring rondom kernregistraties, omdat het RSGB kerngegevens bevat? Wat is de reden dat de kernregistraties niet als paddenstoelen uit de grond komen?
Toegevoegde waarde
Intussen zie ik zelf bij verschillende gemeenten de twijfel ontstaan of een kernregistratie wel toegevoegde waarde biedt. Men vraagt zich af: “als het zo waardevol is, waarom past niet iedere gemeente het dan al toe?” Wellicht zijn we aan het wachten op elkaar, of gewoon op een praktische manier om het toe te passen.
Ik ben van mening dat een kernregistratie zeker van waarde is! Hier zijn voldoende argumenten voor.
Start!
Als je kijkt naar bovenstaande (vaak gehanteerde) definitie van een kernregistratie dan kun je vaststellen dat bijna iedere gemeente al over talloze registraties beschikt, die in feite in aanmerking komen om ze officieel te bestempelen als kernregistratie. Eén van de vaak ontbrekende criteria om het daadwerkelijk als kernregistratie te beschouwen is het inregelen van een stuk gegevensmanagement. Dit wil dus ook zeggen dat het vaak helemaal niet vereist is om nog aanvullende software aan te schaffen of databases op te tuigen. Een huidige registratie (al is dit een overzicht in een Excel-bestand van de bushokjes in een gemeente) kan prima als kernregistratie gezien worden. Ook is het niet vereist dat de kernregistratie geautomatiseerd bijgewerkt of ontsloten kan worden, om de registratie het label ‘kernregistratie’ te geven.
De essentie zit daarnaast in het benoemen van de verantwoordelijkheden voor het eigenaarschap (wie is bronhouder?) en het maken van afspraken met afnemers over hoe de gegevens uit de kernregistratie ontsloten kunnen worden en hoe er kan worden teruggemeld bij gerede twijfel aan de juistheid van de gegevens. Een methode om hier invulling aan te geven is door het opstellen van gegevensleveringsovereenkomsten (GLO’s) tussen bronhouder en afnemer. Besteed hierin aandacht aan juridische zaken, privacy aspecten en aandachtspunten rondom implementatie.
Samengevat
Maak het traject niet te groot en hanteer de volgende 4 stappen:
- Bestempel bestaande registraties tot kernregistraties
- Stel randvoorwaarden op vanuit gegevensmanagement
- Zorg voor organisatorische inbedding door het benoemen en toewijzen van rollen en verantwoordelijkheden
- Sluit afnemers aan
Dennis de Wit | Architect @ Solventa
