Help, we willen naar de cloud (toch?)

‘We willen naar de cloud. Maar het lukt niet, dus daarom huren we jou in’. Serieuze gezichten tegenover me. Ze worstelen er kennelijk al lang mee, zo te zien.

Deze scene is niet verzonnen. Bij veel klanten heb ik dit soort gesprekken gevoerd. De aanleiding is bijna altijd hetzelfde: de organisatie is een paar jaar geleden gestart met de ambitie om gebruik te maken van de mogelijkheden die ‘de cloud’ biedt. Vol enthousiasme aan de slag gegaan. Mooie techniek neer laten zetten, workshops gehouden over alle mogelijkheden, kennis en kunde van de medewerkers vergroot. Om na twee jaar tot de ontdekking te komen dat er een hoop geld in de cloud is geïnvesteerd, maar dat er eigenlijk nog niks bereikt is. Hoe kan dat nou? Waar gaat het dan precies mis bij organisaties die naar de cloud willen? De hoofdoorzaak is dat organisaties beginnen met het geven van antwoorden voordat duidelijk is welke vragen er gesteld zijn.

Eerst de vraag, dan de oplossing

Het begint met het ontrafelen van het doel en het middel. Digitale bedrijfsmiddelen (data, bedrijfstoepassingen en toepassingen voor samenwerking & productiviteit en integratie) moeten op een of andere manier bijdragen aan de doelstellingen van de organisatie. De sourcing strategie geeft antwoorden op vragen met betrekking tot de ontwikkeling en exploitatie van deze digitale bedrijfsmiddelen:

  • Welke middelen gebruiken we
  • Waar halen we ze vandaan
  • Met wie werken we samen om ze operationeel te houden
  • Hoe houden we zaken veilig
  • Hoe geven we richting aan de ontwikkeling van deze middelen

Cloud is een specifieke invulling van de sourcing strategie. De sourcing strategie -en daarmee de cloud- is daardoor nooit een doel op zich maar altijd volgend op de bedrijfsstrategie. De bekende cirkels van Sinek (Waarom – Hoe – Wat) zijn ook hier van toepassing. Als duidelijk is op welke manier de sourcing strategie ondersteunend is aan de bedrijfsstrategie dan is de belangrijkste vraag met betrekking tot de sourcing strategie beantwoord: de Waarom-vraag. Het Hoe en het Wat zijn hierop volgend. En niet andersom.

He bah, toch geen strategie hè?

Een strategie dus, voor de sourcing van digitale bedrijfsmiddelen. Waarbij één van de antwoorden kan zijn dat een deel van deze bedrijfsmiddelen via de cloud geleverd moet worden. Nou is er geen betere zin om mensen goed in de gordijnen te jagen dan “we gaan een strategie opstellen”. En zéker als het dan gaat om een sourcing strategie. Angstbeelden van urenlange vergaderingen in deprimerende vergadercentra, vuistdikke documenten die allemaal gereviewed moeten worden, lijsten met onbegrijpelijke en ontoepasbare principes, en na maanden een visiedocument waar verder niemand zich iets van aantrekt als eindresultaat. Gaat dat helpen?

Ha fijn, een strategie!

Nou, zo’n document gaat zeker níet helpen. Maar het kan gelukkig ook anders. Als de juiste mensen aan boord zijn, en als de juiste voorbereidingen zijn getroffen, dan kan een sourcing strategie met twee of drie workshops opgesteld worden. Met niet een lijvig document als resultaat, maar met gedeeld inzicht dat pragmatisch gecommuniceerd kan worden binnen de organisatie. Hoe dat kan? Door gebruik te maken van de juiste canvassen: werkvormen die de structuur van het vraagstuk vorm geven. Je start niet met een leeg blad, maar je wordt geleid aan de hand van een vooropgesteld model. Mijn kennis en ervaring op het gebied van sourcing strategie zijn in deze modellen opgenomen. Dit is een versneller en zorgt er tegelijkertijd voor dat er geen cruciale aspecten over het hoofd gezien worden. Deze werkwijze heb ik succesvol toegepast bij verschillende organisaties in zowel de private als publieke sector zoals PostNL, GVB en diverse grote en minder grote gemeentes. Een voorbeeld hiervan is dit model om de relatie tussen de bedrijfsstrategie en de sourcing strategie helder te krijgen:

Door gebruik te maken van de juiste modellen en canvassen, en door kortcyclisch en intensief samen met de klant aan de slag te gaan, kan in korte tijd de sourcing strategie opgesteld worden. Waarmee de Waarom-vraag beantwoord is. Vanaf dat moment kan er gekeken worden naar de Hoe- en Wat-vragen. Nog steeds een hoop uitdagingen, maar de belangrijkste stap is gezet: weten waar je naar toe wil, en waarom.

Als jouw organisatie ook beheerst naar de cloud wil, neem dan contact op met Solventa.