Over gegevensmagazijnen, basis- & kernregistraties en kernregisters

In de afgelopen jaren heb ik bij diverse organisaties opdrachten uitgevoerd die als gemene deler te maken hadden met gegevens- en informatiehuishouding binnen de totale informatievoorziening en specifieker met het ontwerpen en inrichten van een voorziening die eenmalig opslag en meervoudig gebruik ondersteund. De ene keer ging het dan om het ontwerpen en inrichten van een het stelsel van basis- & kernregistraties, de andere keer ging het om het ontwerpen en inrichten van een gegevensmagazijn voor gegevens die applicatie overstijgend werden (her)gebruikt, ook wel aangeduid als kernregister en kerngegevens. Nu heb ik drie woorden gebruikt voor ogenschijnlijk hetzelfde fenomeen. Of is sprake van verschillende fenomenen? In deze blog probeer ik hierop antwoord te geven.

1. Register versus registratie

Sommigen hebben het over registers. Het “Stelsel” heeft het over registraties. Is hier sprake van iets wezenlijk anders of toch niet? Laten we even het Van Dale woordenboek raadplegen. Volgens Van Dale is de betekenis van register: “inschrijvingsboek, goed geordende inhoudsopgave: bevolkingsregister, namenregister”. De betekenis van een registratie is volgens Van Dale: “inschrijving in een register: de registratie van een feit”. In mijn woorden, een registratie is de handeling van het registeren in een register. Oeps, het Stelsel gaat toch niet over de handeling maar over het inschrijvingsboek, het register!?

Waarmee de correcte naam “Stelsel van Basis- & Kernregisters” zou moeten zijn, lijkt me…

2. Gegevensmagazijnen versus kernregistratiesers

Een uurtje speuren op het internet resulteert in veel definities over de begrippen gegevensmagazijnen en kernregisters. De aangetroffen definities hebben alle gemeen dat sprake is van gestandaardiseerde gegevensverzamelingen zijn die door gebruikers vanuit meerdere processen en afdelingen wordt gebruikt. Steeds vaker zien we dat deze gegevens ook door ketenpartners worden gebruikt bij de uitwisseling van informatie, dus het gebruik wordt opgerekt naar meerdere processen, afdelingen (binnen een organisatie) en organisatieketens. Anders geformuleerd, gegevens die in aanmerking komen om in een gegevensmagazijn en kernregister opgenomen te worden zijn bedrijfsentiteiten die meervoudig gebruikt worden. Het lijkt er dan ook op dat beide begrippen hetzelfde concept betreffen.

Welke categorieën van gegevens zijn als kerngegeven te kenmerken?

Voor een antwoord maak ik onder andere gebruik van de Body of Knowledge voor Data Management (DM-BOK). Hierin worden vier categorieën van gegevens (data) onderscheiden, welke in de afbeelding zijn weergegeven.

Het beheren van stamgegevens (master data) omvat het proces van het definiëren van stamgegevens, het ontstaan van stamgegevens, de integratie van stamgegevens met andere gegevens, het beheren en het gebruiken/hergebruiken van stamgegevens binnen de organisatie, maar ook het hergebruik van de stamgegevens buiten de organisatie. Als voorbeeld van kerngegevens in de context van de overheid hebben we het over onder andere natuurlijke en niet-natuurlijke personen (BPR), gebouwen en adressen (BAG) en in bredere context onder andere klant-, product-, organisatiegegevens. Kortom, belangrijke bedrijfsentiteiten die context geven aan transactionele gegevens. In de informatie-uitwisseling met ketenpartners vormt het hebben van een gezamenlijke set aan kerngegevens de sleutel voor uitvoeren van de ketentransacties.

Aan de hand van de eerder genoemde opdeling is af te leiden dat kerngegevens met name in de categorie van stamgegevens valt en in zeer beperkte mate in de categorie referentiegegevens. Het verschil tussen kerngegevens en stamgegevens en referentiegegevens zit hem in het gegarandeerd meervoudig gebruik van kerngegevens. Mijn stelling is dan ook dat  concepten die gelden binnen master data management (MDM) in principe ook gelden voor een kernregister, gegevensmagazijn en kernregistratie. Deze constatering is bijzonder nuttig omdat bijvoorbeeld oplossingen, innovaties en trends in master data management in principe ook van toepassing zijn voor gegevensmagazijnen en stelselvoorzieningen.