Ethiek borgen met GEA; een reactie op berichtgeving Nationale Politie

Inleiding

Het voldoen aan ethische normen en waarden blijkt voor vele organisaties een behoorlijke uitdaging. Ethiek is een aspect van de samenleving dat zo lang aanwezig is als de mensheid bestaat. Je zou je kunnen afvragen waarom het nodig is om hier aandacht voor te vragen en daar een blog aan te wijden. Er is immers al zo veel over gepubliceerd. Zie bijvoorbeeld het uitstekende whitepaper in dezen van van Steenbergen ea [1]. Ik werd vooral getriggerd door nieuwsberichten de afgelopen maand over het reilen en zeilen bij onze Nationale Politie. De Commissie Schneiders die twee jaar geleden een plan van aanpak presenteerde gaf onder andere aan dat er een cultuuromslag moest komen. Ook zou deze commissie aan moeten blijven om de transitie conform het plan van aanpak te voltooien. Een zinsnede uit de één van de laatste publicaties hierover:  Daarom stelden wij voor om de organisatie anders in te richten en interventies te doen op gebied van cultuur en leiderschap, waardoor er meer ruimte zou ontstaan voor effectief en slagvaardig handelen. En waardoor er meer ruimte zou ontstaan voor een prettigere sfeer op de werkvloer, en voor menselijke aandacht van leidinggevenden voor hun medewerkers [2]. In deze blog ga ik beknopt in op het aspect ethiek, de positionering hiervan in organisaties, het kunnen en willen voldoen eraan, een praktijkvoorbeeld gevolgd door enkele handreikingen.

Ethiek verklaard

Maar laten we eerst even stilstaan bij het begrip ethiek en voor een zo goed mogelijk begrip hiervan een paar definities de revue laten passeren.

1. Volgens ‘de Dikke van Dale’: zedenleer, praktische wijsbegeerte die handelt over zedelijke begrippen en gedragingen [3].
2. Wikipedia: Ethiek (Grieks: èthos, gewoonte of zedelijke handeling), moraalfilosofie, morele filosofie of moraalwetenschap is de tak van de filosofie die zich bezighoudt met de kritische bezinning op het juiste handelen [4].
3. Ensie Encyclopedie: Ethiek is een wetenschap waarbij wordt geprobeerd om bepaalde handelingen goed of fout te kwalificeren. Daarnaast wordt er gekeken naar de beweegredenen van bepaalde handelingen [5]
4. AI woordenboek CHATGPT 2023: Ethiek is een filosofische discipline die zich bezighoudt met het onderzoeken van de basisprincipes en waarden die mensen moeten aanhouden in hun handelingen en beslissingen. Ethiek richt zich op vragen over rechtvaardigheid, verantwoordelijkheid en de deugdelijkheid van het menselijk handelen en besluitvorming [6].

De gemeenschappelijke deler die ik hieruit afleid is juiste handelingen/gedragingen. Maar wat zijn dan juiste handelingen/gedragingen? Als we het dan hebben over organisaties dan zullen die altijd situationeel worden bepaald en vastgesteld en in andere gevallen spontaan zijn ontstaan en/of gegroeid. En wat ‘juist’ is zal, los van het feit of de mensen die hieraan zouden moeten voldoen het ermee eens zijn, worden bepaald door regeringen van landen, de internationale instituties waaraan zij deelnemen, voorgangers van religies en bestuurders van organisaties. 

Positionering ethiek met behulp van het stuurinstrument GEA

In het geval van organisaties ga ik ervan uit dat juiste handelingen/gedragingen deel uitmaken van een gewenst coherent geheel. Er bestaat namelijk een positieve correlatie tussen een niveau van samenhang en een niveau van performance [7, 8]. Het coherent geheel van organisaties bestaat conform het stuurinstrument GEA (General Enterprise Architecting) uit een niveau van zingeving en vormgeving [9,10,11,12]. Het gaat dan om de samenhang tussen de elementen op zingevingsniveau, de elementen op vormgevingsniveau en tussen de elementen van beide niveaus. De juiste handelingen/gedragingen worden op zingevingsniveau verwoord onder het meta-element Kernwaarden en op het vormgevingsniveau onder het meta-element Richtinggevende uitspraken en daar gecategoriseerd naar Principes. Dit impliceert dat de juiste handelingen/gedragingen verwoord op zingevingsniveau onder de Kernwaarden worden vertaald naar Principes op vormgevingsniveau als het gaat om de coherentie tussen zin- en vormgeving. Een fraai voorbeeld hiervan mocht ik ontvangen tijdens een bedrijfsbezoek aan de Alibaba Group in Hangzhou (China). Direct na aankomst ontvingen wij een klein boekje met hun  zes core values, inclusief de vertaling daarvan naar daaruit volgende uitspraken c.q. ‘juiste handelingen/gedragingen’. Zie Figuur 1.

Kunnen en willen

Het niet kunnen/willen verankeren van de juiste handelingen/gedragingen in een organisatie, wat ik kort samenvat als gewenste cultuur, gaat onherroepelijk ten koste van de nodige samenhang en daarmee van de gewenste performance. Het is dus echt zaak hier de nodige aandacht aan te besteden. In de vorige zin had ik het over kunnen en willen. Deze twee zaken moeten beide aanwezig zijn. Kunnen vereist de nodige competenties om een gewenste cultuur te verankeren en willen vanuit de overtuiging dat dit echt nodig is teneinde de nodige bijdragen te kunnen leveren aan de beoogde performance. Het hoeft niet altijd moeilijk te zijn.

Een praktijkvoorbeeld.

In het praktijkvoorbeeld waar ik nu op in ga waren kunnen en willen beide aanwezig.

In een hier niet nader te noemen grote organisatie was ik één van de directieleden van een divisie en daarmee tevens lid van de directieraad. Het werd via een aantal signalen die ons bereikten duidelijk dat er t.a.v. een aantal gedragsvariabelen de nodige veranderingen gewenst waren. Zo waren er klachten van buurtbewoners daar vele auto’s op ‘hun trottoirs’ werden geparkeerd, er was blijk van teveel grof taalgebruik, te vaak werd tot ergernis van velen regelmatig te laat op vergaderingen gekomen, et cetera. In een organisatie als deze van enkele duizenden medewerkers groot schijnbaar een groot probleem dat je niet van de ene op de andere dag oplost. Toch gebeurde dit in deze organisatie op stel en sprong zonder de inzet van een langdurige en kostbare inzet van één of ander hiertoe gespecialiseerd adviesbureau. Het bestaande directieteam zag/erkende het probleem en kon en wilde dit adequaat oplossen. In slechts één middag werd door dit team een aantal van acht punten van benodigde verandering vastgesteld en vertaald naar een achttal richtinggevende uitspraken. Zoals geen grof taalgebruik, uitsluitend parkeren in de daartoe bestemde parkeervakken, iedere keer te laat op een meeting vereist een donatie voor een goed doel, etc. Deze acht uitspraken werden vervolgens in witte letters op een rode achtergrond in een standaard bij alle managers op zijn/haar bureau geplaatst. Het achtste statement luidde: iedereen is verplicht iedereen bij het niet voldoen aan deze uitspraken hierop aan te spreken. Op alle eerstkomende meetings werd deze verandering besproken en toegelicht. Ook werd deze verandering verankerd in de functionerings- en beoordelingsgesprekken. Tot slot werd de hele zaak uitvoerig besproken en toegelicht in het personeelsblad. Binnen enkele weken/maanden was het over met het ongewenste gedrag.

Niet altijd even makkelijk

Ik ga ervan uit dat de oplossing in het bovenstaande voorbeeld vrij makkelijk doorgevoerd kon worden daar de top van dit bedrijf dit echt wilde en kon. In het ultieme geval kon men, gemakkelijk afscheid nemen van medewerkers die echt niet wilden meewerken. In andere organisaties waar medewerkers een veel hogere mate van rechtsbescherming hebben is dit natuurlijk veel moeilijker. Denk bijvoorbeeld aan de eerder aangehaalde Nationale Politie en de berichten inzake de gevoelde noodzaak van het aanblijven van de commissie Schneiders om de nodige cultuurveranderingen doorgevoerd te krijgen. Ikzelf ben er van overtuigd dat over het algemeen problemen op het gebied van ethiek/cultuur een gevolg zijn van omissies op het gebied van de zingeving van een organisatie die vervolgens uitvergroot worden op het vormgevingsniveau. Het ontwikkelen, verankeren, onderhouden, uitdragen en handhaven van dit coherente geheel is ‘boardroomsache’,  

Ik hoop een wijze aangereikt te hebben waarmee men in staat is om waar nodig gewenste ethische normen en waarden te verankeren in een organisatie. Voor op- en aanmerkingen houd ik mij van harte aanbevolen.

Enkele handreikingen

1. Ga na of en welke ethische normen en waarden in uw organisatie nagestreefd zouden moeten worden en stel deze vast.
2. Maak de samenhang op zin- en vormgevingsniveau in uw organisatie expliciet en ga na wat de impact hiervan is op uw kernwaarden.
3. Pas uw kernwaarden aan en vertaal deze naar richtinggevende uitspraken (principes).
4. Ga op vormgevingsniveau na wat deze nieuwe c.q. gewijzigde richtinggevende uitspraken voor impact hebben op de bestaande bestuurlijke invalshoeken (in GEA Perspectieven genoemd) en vertaal deze naar de nodige acties ten behoeve van het Samenhang Verbeterplan (SVP).
5. Breng het SVP onder in het change portfolio ter realisatie.
6. Draag deze wijzigingen in de gewenste cultuur en de realisatie ervan uit in alle geledingen van de organisatie.

Tot slot

Mocht u meer  willen weten van het GEA-gedachtegoed neem dan s.v.p. contact met mij op voor een vrijblijvende presentatie (roel.wagter@solventa.nl). 

Ook kunt u zich verder inlezen via ons laatst gepubliceerde boek in het Nederlands via: https://www.managementboek.nl/boek/9789461263537/gea-enterprisearchitectuur-in-de-praktijk-rob-stovers

Voor de Engelse versie via: GEA Enterprise Architecture in Practice: Better Performance by Managing Coherence : Stovers, Rob, Ruijter, Jules de, Wagter, Roel: Amazon.nl: Boeken

Bent u naar aanleiding van mijn blog inmiddels overtuigd en wilt u GEA zelf in uw organisatie willen toepassen, schrijft u zich dan in voor de GEA opleiding via: Enterprise Architect | Training Enterprise Architectuur | Solventa

Referenties:

1. Steenbergen van, M., Eusterbrock, T., Nouwens, H., Botjes, E.A.: Value sensitive architectur (2020): Whitepaper: Value sensitive architecture – Sogeti Labs

2. LX en LO: moedig voorwaarts, Eindrapportage monitoringscommissie voor de Landelijke Eenheid 18 juli 2024 https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/ontwikkelingssamenwerking/internationale-afspraken-ontwikkelingssamenwerking

3. van Dale, Groot woordenboek der Nederlandse Taal (1976)

4. https://nl.wikipedia.org/wiki/Ethiek

5. Ensi Encyclopedie https://www.ensie.nl/betekenis/ethiek

6. AI woordenboek CHATGPT 2023; https://www.ensie.nl/ai

7. Leinwand, P., Mainardi, C.: The Coherence Premium. Harvard Business Review (2010)

8. Leinwand, P., Mainardi, C.R.: The Essential Advantage: How to Win with a Capabilities-Driven Strategy. Harvard Business Review Press (2010)

9. Wagter, R.: Enterprise Coherence Governance. Ph.D. thesis, Radboud University, Nijmegen, the Netherlands (2013)

10. Proper, H.A., Wagter, R., Bekel, J.: Enterprise coherence with GEA- A 15 year co-evolution of practice and theory. In: Serral, E., Stirna, J., Ralyté, J., Grabis, J. (eds.) The Practice of Enterprise Modeling- 14th IFIP WG 8.1 Working Conference, PoEM 2021, Riga, Latvia, November 24–26, 2021, Proceedings, Lecture Notes in Business Information Processing, vol. 432, pp. 3–18. Springer (2021). https://doi.org/10.1007/978-3-030-91279-6_1

11. Stovers, R., Ruijter, J.D., Wagter, R.: GEA Enterprise Architecture in de praktijk: Betere prestaties door sturen op samenhang. Uitgeverij Dialoog, Zaltbommel, Nederland (2019)

12. Stovers, R., Ruijter, J.D., Wagter, R.: GEA Enterprise Architecture in Practice: Better Performance by Managing Coherence. Dialoog, Zaltbommel, the Netherlands (2021)