Gemeenten stellen DIV op afstand voor problemen

Documentaire Informatie Voorziening ( DIV )

Bij veel gemeenten zie je DIV verschuiven naar bedrijfsvoeringsorganisaties. Documentaire Informatievoorziening omvat het beheren, archiveren, registreren en beschikbaar stellen van documenten voor een gemeente. DIV moet haar weg weten te vinden in de applicatielandschappen van de gemeenten die ze bedienen. De gemeente heeft een uitdaging omdat ze de externe DIV organisatie adequaat moet autoriseren tot toegang op haar gegevens met inachtneming van de regels voor privacy. Deze werkwijze is duur en inefficiënt. DIV kan haar werk alleen efficiënt doen als bij ontvangst en de vorming van informatie in de processen direct de bewaartermijn wordt vastgesteld. DIV stuurt hierbij op de samenhang tussen processen en taakvelden.

De Archiefwet

De huidige archiefwet is afkomstig uit 1995, en is specifiek voor de gemeenten en intergemeentelijke organen vertaald in een selectielijst.  De selectielijst vormt de basis voor het bewaren en vernietigen van archiefbescheiden, en is in 2017 volledig herzien. Bewaartermijnen zijn enerzijds gekoppeld aan procestypen en anderzijds aan taakvelden waardoor een relatie met zaken te leggen is. De taakvelden zijn ontleend aan de Informatie voor derden (Iv3), die voor de gemeentelijke

Planning & Control-cyclus worden gebruikt. Iv3 is voorgeschreven door het Besluit begroting en verantwoording (BBV). KING heeft deze selectielijst verwerkt in de referentiezaaktypen in de ZaakTypeCatalogus (ZTC), waarbij de procestypen zijn gekoppeld aan zaaktypen. Implementatie van de selectielijst door de gemeente in hun informatievoorziening kan volgens de volgende scenario’s:

• Gebruik de referentiezaaktypen uit Gemma, en implementeer deze in het zaaksysteem.
• Definieer eigen werkprocessen in de ZTC, waarbij  de referentiezaaktypen uit Gemma uitgangspunt zijn. Neem de archiefregels hierbij in acht.
• Implementeer de archiefregels, gekoppeld aan detailprocessen, in het zaaksysteem en/of de vak applicaties. Hier wordt geen gebruik gemaakt van het ZTC.
• Implementeer de archiefregels in de Records Management Application (RMA) van het Document Management Systeem (DMS) van het zaaksysteem en/of de vak applicaties.

Gemeenschappelijke regelingen

In veel gevallen is de gemeente verantwoordelijk voor correcte uitvoering van de archivering bij haar gemeenschappelijke regelingen. Op basis van de “Wet Gemeenschappelijke Regelingen (WGR)” kunnen intergemeentelijke organen binnen de grenzen van de betreffende regeling namens de gemeente optreden:

• Wanneer sprake is van uitoefening van het zorgdragerschap voor een verordening. In praktijk betreft het hier alleen gemeenschappelijke regelingen met een openbaar lichaam.
• Wanneer sprake is van een gedelegeerde bevoegdheid heeft een gemeenschappelijke regeling een eigen verantwoordelijkheid voor de archivering.

Dit betekent dat de gemeente in alle andere vormen van gemeenschappelijke regelingen verantwoordelijk blijft voor correcte archivering. Maar betekent dit ook dat de gemeente eisen stelt aan de implementatie van de archiefwet in de informatiehuishouding van de gemeenschappelijke regeling? Welk mandaat heeft DIV dan om het proces van archivering te toetsen of uit te voeren binnen de gemeenschappelijke regeling?

Eisen aan de architectuur

De praktijk van het archiveren stelt eisen aan de architectuur van de informatiehuishouding bij de gemeente:

• Scheiding tussen processen en taken; Wanneer een zaaksysteem geïntroduceerd wordt, of wanneer een onderscheid tussen processen en taken binnen een vak applicatie wordt gemaakt, kan deze scheiding geborgd worden.
• Scheiding tussen processen, regels, informatie en klantinteractie; Hierdoor kunnen archiveringsregels op flexibele wijze aan de processen gekoppeld worden, en daarmee ook aan de onderliggende (documentaire) informatie.
• Procesinrichting; Om gemeenschappelijke regelingen onder het zelfde regime te brengen als de gemeente kan een zaaksysteem ook als ketenvoorziening gebruikt worden. Op deze wijze worden archiefregels integraal aan het end-to-end proces gekoppeld, en heeft de gemeente als regievoerder de waarborg dat deze regels correct worden toegepast.
• E-depot; De archiefregels zijn uiteindelijk geïmplementeerd in het RMA. Archivering richting een e-depot vindt plaats via standaarden als TMLO, Topix en OAIS. Het e-depot is technologie agnostisch.

Conclusies

Wanneer de gemeenten ervoor zorgdragen dat hun informatie architectuur beter aansluit op de praktijk van het archiveren door DIV, verandert haar rol van uitvoerend achteraf, naar sturend vooraf. Dit komt ten goede aan de productiviteit en de kwaliteit van het werk van DIV. Inrichting van de werkprocessen vormt voor veel gemeenten al een aandachtspunt. Implementatie van wet- en regelgeving, inclusief de lokale verordeningen, kan daarbij een toekomstige rol voor DIV zijn, waarbij zij gezamenlijk optrekt met het procesmanagement van de gemeenten.