De digitale overheid komt eraan

De overheid kent traditioneel veel problemen met haar ICT. Bij veel overheidsorganisaties stapelen zich falende IT-projecten op, zoals bij het SVB, Defensie, het UWV, de Belastingdienst en recentelijk de GGD’s. In deze blog gaan we niet op de schuldvraag; het antwoord daarop is immers niet eenvoudig te geven. We focussen in deze blog op de noodzaak voor een goed georganiseerde digitale overheid. Deze noodzaak wordt steeds manifester. Er zijn hoopvolle signalen dat de noodzaak gevoeld wordt. Bij veel overheden zijn instrumenten ontwikkeld welke hieronder kort worden belicht.

I-strategie

Veel departementen binnen de rijksoverheid kennen tegenwoordig een i-strategie. De i-strategie is een belangrijk instrument van de CIO en leidt tot verdere professionalisering van het IT-beleid binnen een departement. Een i-strategie creëert inzicht en biedt sturingsmogelijkheden op het digitale landschap. Het Strategic Alignment Model van Venkatraman maakt deze herpositionering van de rijksoverheid zichtbaar, waarbij de modus operandum verschuift van “Strategy Execution” naar “Technology Potential”.

Via de i-strategie worden onderbelichte thema’s als Applicatie Portfolio Management, Record Management, Metadata Management, Kennismanagement en lifecycle Management geraakt. De i-strategie leidt uiteindelijk tot een verbeterde dienstverlening van de overheid. Let hierbij ook op het hernieuwde stelsel met principes uit de NORA welke starten met de kernwaarden van dienstverlening; vertrouwen, veiligheid, toekomstgerichtheid, doeltreffendheid en doelmatigheid .

Verbeterd operating model

Overheden en private organisaties werken steeds vaker samen in digitale ecosystemen, waarin verschillende uitdagingen gezamenlijke worden aangepakt. Organisatie werken samen in een zogenaamde enterprise, waarbij de enterprise gedefinieerd is als een systematische doelgerichte activiteit. Waar procesintegratie cruciaal is, speelt processtandaardisatie een minder belangrijke rol, zeker bij de rijksoverheid. Integratie en standaardisatie zijn de sleutel dimensies voor het operating model . Het operating model voor de rijksoverheid laat zich hierbij definiëren als een “Coördinatie” model. Karakteristieken van dit model zijn gedeelde klanten, producten en leveranciers, operationeel unieke directies of functionaliteiten, autonoom management, controle boven het ontwerpen van bedrijfsprocessen, gedeelde data over klanten, producten of leveranciers en besluiten over IT op het niveau van de individuele business units.
Het operating model start met het belangrijkste klanten, de burgers, welke de gedeeld worden door de verschillende directies. Vervolgens wordt de data gedefinieerd welke door een enterprise gedeeld wordt. Tenslotte speelt ook integratie technologie een belangrijke rol. Integratie technologie is cruciaal voor de wendbaarheid van veel overheidsorganisatie en behoeft meer prioriteit. Ook deze technologie is bij veel overheidsorganisaties uitbesteed, terwijl deze technologie onmisbaar is voor de wendbaarheid van de gehele enterprise.

Betere inrichting van de bedrijfsvoering

De algemene rekenkamer definieert het bedrijfsvoering proces als de interne sturing en beheersing van bedrijfsprocessen binnen een organisatie om de beleidsdoelstellingen te kunnen realiseren. Het betreft derhalve de sturing en beheersing van processen binnen een overheidsorganisatie. Het bedrijfsvoering proces bestaat uit de functies Strategie en Governance, Beleid- en planvorming, Verandermanagement, Verbetermanagement

Beleid- en planvorming omvat het vertalen van de organisatiestrategie in meer concrete doelstellingen, uitgangspunten en plannen. De organisatiestrategie wordt vertaald in een gewenste inrichting en veranderingen in termen van architectuur en informatieplanning. Deze worden vertaald naar meerjarenplannen of roadmaps, waarin werkpakketten worden gedefinieerd. Gegeven het operating model is hier veel aandacht voor het vormen van samenwerkingsverbanden met andere organisaties om daarmee de enterprise gestalte te geven.

Positionering van de architectuur

Veel business mensen die ik spreek ervaren architectuur als complex en omslachtig. Architectuur speelt echter een cruciale rol binnen de digitale overheid. De architect is hierbij de spin in het web met talrijke stakeholders. De enterprise architect is een generalist welke verschillende specialismen in zich kan verenigen. Specialisaties die in de markt teruggevonden worden zijn solution architecten, domein architecten, business architecten, informatie architecten, web architecten, security architecten, data architecten, etc. etc. Uiteindelijk is de architect die stuurt op samenhang en mensen verbindt.