Datagedreven, maar dan wel met beleid aub! #5

Noodzakelijke organisatorische constructen

Datagedreven is hot! Datagedreven biedt geweldige kansen! Datagedreven geeft inzichten die tot nu toe onmogelijk waren! Maar er schuilt ook gevaar in datagedreven werken als je iedereen zomaar z’n gang laat gaan!

Tijdens een masterclass opleiding “Datagedreven Beleid” aan de Erasmus Academie heb ik geleerd dat het voor een organisatie bijzonder uitdagend is om goed om te gaan met datagedreven werken. In een reeks van zeven blogs wil ik mijn kijk hierop met jullie delen. In deel-3 is aan de hand van een casus van een openbaarvervoerbedrijf stilgestaan bij de veranderende relatie met de reiziger doordat er steeds meer data wordt verzameld. In de delen 4 t/m 7 sta ik stil bij de opzet van beleid rondom het datagedreven werken.

Organisatorische constructen

Het doelgericht en verantwoord omgaan met en waarde creëren uit (big) data vraagt om een reeks organisatorische constructen. Hieronder worden deze puntsgewijs benoemd en kort beschreven. Het implementeren hiervan is voor iedere organisatie een uitdaging. Wil de organisatie echter verantwoord omgaan met datagedreven werken, dan moet invulling worden gegeven aan:

• Een creatief proces rondom data toepassing
• Normen met betrekking tot data
• Infrastructuur voor data gedreven diensten
• Toezicht en controle op het gebruik
• Transparantie en draagvlak

Stimuleren van het creatief proces voor data gedreven diensten

Voor het vergroten van het voorstellingsvermogen van de organisatie, meer zicht creëren over wat er allemaal met (big) data mogelijk is zoals efficiëntie verhoging/kosten reductie, effectiviteit vergroten van de diensten/processen, nieuwe op data gebaseerde gepersonaliseerde diensten / oplossingen / producten, hoe dit mogelijk is en met wie. Experimenteren moet, begin klein maar denk groot maar zorg ervoor dat alle (interne en externe) stakeholders aan tafel zitten.

Vaststellen van de Normen m.b.t. data (Data Board)

De Data Board is het geweten van de organisatie voor alle data initiatieven. Het zorg ervoor dat het omgaan met en verwerken van data door de organisatie past bij de bedrijfswaarden door het inrichten en toepassen van het Ethisch Kompas (zie blog deel-4). Hiervoor moeten procedures worden ontworpen en ingericht waarmee het toepassen van de normen wordt geborgd en nieuwe data diensten / oplossingen / producten worden getoetst.

De uitvoering van de data gedreven diensten

De technische infrastructuur om de data te kunnen verwerken kan bij de meeste organisaties wel worden ingericht en structureel gemanaged worden. In de praktijk blijkt dit relatief eenvoudig te zijn vergeleken met het organiseren van alle benodigde kennis en (technische) competenties in een Business/ICT Data team. Ook het ondersteunen van het gebruik/de gebruikers van de data diensten blijkt vaak erg lastig. Met alleen de technische infrastructuur zal het datagedreven werken niet van de grond komen.

Toezicht & controle mechanismen

De eenvoud waarmee toegang verkregen kan worden tot de enorme hoeveelheid verzamelde data is meteen ook een zwakte. Normen stellen is belangrijk, maar daarop toezien en controleren mogelijk nog belangrijker. Denk daarbij aan het uitvoeren van audits, toetsen op het naleven van de bedrijfswaarden, de rechtmatigheid van gebruik van data en de controle op het behoud van regie/grip op de data. Een vaak onderbelichte construct is het organiseren van EDP auditor/controller diensten specifiek gericht op het gebruik en de omgang met (big) data. Vertrouwen is goed, maar toezicht en controle zijn beter.

Transparantie en draagvlak

Zorg voor proactieve interne en externe communicatie over wat de organisatie doet/wil doen met data (van klanten, voor activiteiten van werknemers, etc.). Wees voorbereid op het geven van reactieve communicatie n.a.v. verzoeken tot openbaring over het gebruik van data, recht om vergeten te worden, etc.

Take-away “Architectuur & Datagedreven werken”

Het onderkennen en werkelijk inrichten van de organisatorische constructen “Creatief proces rondom data toepassing”, “Normen met betrekking tot data”, “Infrastructuur voor data gedreven diensten”, “Toezicht en controle op het gebruik” en “Transparantie en draagvlak” is cruciaal voor het verantwoord omgaan met Datagedreven werken. Als architect heb je de rol om de organisatie hierop te wijzen en een drijvende kracht te zijn achter het tot stand laten komen ervan. Deze constructen geven jou als architect vervolgens richting en duiding voor de passende organisatie inrichting en informatievoorziening. Zeker als het gaat om het vermogen om met weinig inspanning te kunnen reageren op verzoeken tot openbaring over het gebruik van data, recht om vergeten te worden, etc.
In deel-6 van deze serie ga ik in op de belangrijke aspecten van de Data organisatie om Datagedreven te kunnen werken.