De digitaliseringsslagen van diverse organisaties in de afgelopen jaren hebben veelal geleid tot een grote uitbreiding van het gebruik van digitale documenten. Documentmanagement oplossingen zijn bij vele organisaties aan de orde van de dag.

Het digitaliseren van documenten brengt ook aandachtspunten aan het licht die ik samenvat onder de noemer digitale duurzaamheid. Duurzaam wordt gedefinieerd als iets dat lang meegaat. Digitale duurzaamheid gaat om aspecten waarbij oplossingen worden neergezet die ook op de langere termijn kwalitatief goed zijn, waardoor digitale informatie bewaard en toegankelijk is gemaakt en/of gehouden. Deze aandachtspunten zijn vaak de onderschoven kindjes bij digitaliseringstrajecten of zijn vooruitgeschoven naar de toekomst. Ik onderken de volgende aandachtspunten hierbij:

  1. Waarborgen voor authenticiteit en integriteit van documenten
    Medewerkers, klanten, leveranciers, eigenlijk iedereen moet er op kunnen vertrouwen dat er niet opzettelijk en onbewust wordt gerommeld met documenten. Hoe kun je dit als organisatie garanderen? Hoe ver wil je hier in gaan als organisatie? Digitale documenten zijn eenvoudiger aan te passen met programma’s als PaintshopPro.
  2. Archiveren van documenten
    Vaak het sluitstuk van werkprocessen, maar wel van belang om al mee rekening te houden bij de procesinrichting. Archiveren gaat over meer dan het archiveren van documenten. Ook gegevens, databases, videos en dergelijk moeten worden gearchiveerd. Voldoe je als organisatie aan eisen die wetgeving hierover heeft opgesteld?
  3. Ondertekenen van documenten
    Binnen processen worden documenten getekend. Dit is veelal ook vastgelegd in wetgeving. Wat bepaalt wat een goede handtekening is of wat is goed genoeg voor uw organisatie en welke ontwikkelingen spelen zich op dit terrein af?
  4. Vertrouwelijkheid van documenten
    Het digitaliseren van documenten brengt automatisch met zich mee dat deze makkelijker ter beschikking kunnen worden gesteld aan een breder publiek van interne en externe belanghebbenden. Aan vertrouwelijke documenten zullen daarnaast meer eisen worden gesteld om deze beschuikbaarheid te beperken. Hoe ga je hier op een gestructureerde manier mee om?
  5. Conversie van documenten
    Digitalisering van documenten leidt tot discussies over formaten die worden gehanteerd. Formaten moeten duurzaam zijn, maar formaten moeten ook een goede procesgang ondersteunen. Welke overwegingen spelen een rol bij conversie van documenten, wanneer doe je conversie en hoe zit het met zaken als video, audio, CAD tekeningen en dergelijke?
  6. Uitwisseling van digitale documenten met ketenpartners
    Digitale documenten uitiwisellen met klanten, leveranciers en ketenpartners geeft een extra dimensie waarmee extra grote verbeterslagen te behalen zijn. Hoe zorg je ervoor dat dit afgestemd is over de keten heen en ook op de langere termijn mogelijkheden biedt. Binnen het rijk wordt vaker de standaard van het Toepassingsprofiel rijk voor Metadata bij de uitwisseling van documenten gebruikt. Welke mogelijkheden biedt dit en wat betekent dit voor uw organisatie?

Al deze onderwerpen worden bij een eerste digitaliseringsslag vaak wel onderkend, maar worden vaak ook op de wat langere baan geschoven. Eerst moet het primaire proces van de organisatie werken en worden de eisen die vanuit bovenstaande punten worden aangebracht op een wat lager niveau gezet.

De bovenstaande aandachtspunten zijn wel van belang en organisaties dienen daarom bewuste keuzes te maken over de wijze waarop wordt omgegaan met deze punten. Het gaat hierbij veelal ook om een risico afweging. Het loont hierbij om al deze aspecten in de juiste samenhang met elkaar te bekijken, aangezien oplossingsrichtingen voor deze aspecten soms overlappen en in elkaar grijpen. Zo kan bijvoorbeeld de keuze voor het gebruik van een standaard formaat van documenten in het werkproces, de overgang naar de archieffase van documenten vereenvoudigen. Indien hier een duurzaam formaat wordt gekozen zoals PDF/A, zullen er geen conversie slagen nodig zijn op het moment van archiveren en is de kans op informatie verlies vermindert.

Ik zal in de komende weken elk van deze punten toelichten in een serie van blogs. De architectuur ten aanzien van digitale duurzaamheid is van belang, gezien het hier gaat om het sturen op de samenhang van maatregelen en uitgangspunten die worden gehanteerd. Veelal is hierbij sprake van een samenspel van wetgevingsaspecten, inrichting van bedrijfsprocessen en de ondersteuning van IT middelen.