De noodzaak van kennis delen

Kennismanagement
Kennismanagement is al tientallen jaren een dankbaar onderwerp voor studies, methoden, technieken en natuurlijk (nieuwe) tools. Ook voor een kennisintensief bedrijf als Solventa is het van zeer groot belang om kennis goed te delen. Wie bij Solventa één architect inhuurt, krijgt er een groot kennisnetwerk van collega’s bij die achter hem of haar staat. ‘Een leven lang leren’ is dan ook van toepassing op het soort werk dat wij als architect doen. Leren van nieuwe opdrachten, bij nieuwe bedrijven, over nieuwe markten. De kennis die we vergaren leggen we vast en delen we met collega’s en opdrachtgevers tijdens bijvoorbeeld avondsessies.

Als thought leader wil je niet achterlopen op nieuw ontwikkelingen. We evalueren en actualiseren de manier waarop we met kennis omgaan daarom ieder jaar. Mijn collega Pieter Buitenhuis en ik hebben dit jaar de handschoen opgepakt. De eerste concrete acties krijgen vorm. We concentreren ons op het kunnen terugvinden van collega’s met bepaalde kennis of ervaring en op het doorzoekbaar maken van documenten en presentaties.

Office365
Referentiekader voor de verbeteracties is Microsoft Office365. Bij Solventa werken we allemaal volledig in de cloud met als opslag OneDrive. Er is een centrale opslag met algemene kennis en er zijn mappen per klant en per opdracht. Elke architect heeft ook zijn eigen OneDrive. Uit beveiligingsoogpunt gebruiken we de opslag van onze laptops niet. De laptops kunnen dan ook, indien nodig, op afstand gewist worden. Kennis delen is goed maar natuurlijk niet zomaar met iedereen!

Sharepoint Crawl
Wij richten ons als eerste op de zogenaamde ‘Expliciete kennis’ (geuite, opgeslagen kennis). Het intelligent zoeken binnen Sharepoint met behulp van Crawl (indexeren van zoekwoorden) zal ons helpen die vastgelegde informatie beter terug te vinden. We zullen gaan werken met een zoekwoordenlijst binnen Solventa die onze ‘herkenbare aanpak’ vertegenwoordigt. Niet door collega’s te dwingen om metagegevens bij een document aan te maken maar door ze te leren om zoveel mogelijk van deze afgesproken, uniforme zoekwoorden in de tekst te gebruiken. Samen met tips voor het beter gebruik maken van de zoekfunctie zal het ervoor zorgen dat documenten voor iedereen makkelijk en snel vindbaar zijn.

Office Delve
Verder willen we gebruik gaan maken van Office Delve. Binnen Delve worden zoekresultaten getoond op basis van de interesses van en relevantie voor de specifieke gebruiker. Door het inzetten van persoonlijke pagina’s binnen Delve verbeteren we de vindbaarheid van collega’s met specifieke kennis of ervaring.

De volgen de stap zijn acties op het gebied van ‘Impliciete kennis’ (ervaringskennis). Een heel andere uitdaging en daarover in een volgende blog meer.