Bepalen van oplossingsrichtingen

In de blog Impact van de strategie op de architectuur hebben wij de impactanalyse met behulp van heatmapping besproken.

In het capabilitymodel is per capability bepaald in hoeverre de capability doorontwikkeld zou moeten worden om toe te werken naar de realisatie van de strategische doelen. Moet de visie op de capability nog bepaald worden? Wat betekent dat voor de processen en benodigde competenties en middelen? Welke functionele eisen stelt dat aan de ICT-voorziening die de capability ondersteunt en moet de bestaande ICT-voorziening vervangen of geüpgraded worden? Met de business gaan wij in gesprek om vast te stellen hoe dat er dan uit zou moeten zien en wat de prioriteit is om dat te bewerkstelligen.

In bovengenoemde blog hebben wij de capability Partner Relation Management geheatmapt. De capability betreft het managen van ketenpartners, zoals leveranciers en bijvoorbeeld de pakketbezorger van een webshop.

De Visie kleurt rood omdat onduidelijk is hoe de organisatie het beheren van ketenpartners wil invullen. De Organisatie is rood o.a. omdat de verantwoordelijkheid onduidelijk is. De Functionele en Technische waarde van de ICT-ondersteuning kleuren oranje respectievelijk geel, omdat de MS Access oplossing functioneel beperkt is en slechts één medewerker goed begrijpt hoe het technisch is ingericht. 

Om te bepalen wat een goede invulling van een capability is kijk je naar de zgn. outcome van de capability. Dit kan door na te gaan aan welke value streams de capability bijdraagt. Het maken van value streams is vanuit businessarchitectuurperspectief een goede actie, omdat je daarmee onderzoekt welke waarde de organisatie wil leveren aan externe en interne stakeholders. Het model hiervoor toont de triggering stakeholder, de value stream (waardestroom) en de waardepropositie als resultaat van de value stream. De value stream bestaat uit meerdere value stream stages, die een deel van de waarde leveren. De capabilities zijn nodig om die waarde te kunnen leveren. 

De waardepropositie vaststellen dwingt ons na te denken op welke manier de webshop waarde wil leveren aan ketenpartners, zoals leveranciers en de pakketbezorger. De webshop wil een betrouwbare partner zijn, waarmee het prettig is om samen te werken. Dit stelt eisen aan de volgende capabilities:

• Partner Relation Management: de gegevens van de ketenpartner worden correct geadministreerd en actueel gehouden. Ook worden contactmomenten met de aanspreekpunten bijgehouden. Dit bevordert een goede band met de ketenpartners.
• Contract Management: afspraken worden in een eenduidig contract vastgelegd en over de doorlooptijd van het contract wordt gewaakt. 
• Inkoopmanagement: inkooporders (bestellingen) worden gebundeld en afgestemd op de logistiek van leveranciers. Denk aan vaste dagen in de week waarop geleverd wordt.
• Customer Relation Management: klantgegevens van verkooporders worden correct en conform AVG-regelgeving aan de pakketbezorger verstrekt. De klant kan een ander bezorgadres opgeven dan het woonadres.
• Ordermanagement: bij orders wordt de te verwachten afleverdatum bepaald op basis van de vaste routeplanning van de pakketbezorger. Deze kan zo op efficiënte wijze bezorgen èn tegemoet komen aan de verwachtingen van de klant.
• Crediteurenbeheer: facturen van ketenpartners worden tijdig en correct betaalt, conform de contractafspraken en rekening houdend met administratieve wensen van de ketenpartner.

Natuurlijk kan de value stream uitgebreid worden met entrance en exit criteria voor value stream stages en value items per stage. Ook zijn er meer stages te bedenken. Het gaat hier echter om een niet te complex voorbeeld.

Uit het bovenstaande krijgen wij een completer beeld van welke informatie wij van een ketenpartner gaan administreren en hoe wij die informatie willen gebruiken in bijvoorbeeld inkooporders en bezorgopdrachten. De processen daarvoor worden ingericht en als ICT-ondersteuning wordt de markt benaderd voor een CRM-achtige oplossing die dit ondersteunt. 

Wij definiëren vervolgens roadmap-items om de genoemde capabilities en onderliggende processen aan te passen, eventuele scenario’s voor de ICT-ondersteuning te onderzoeken en een geschikte oplossing in te kopen. 

Door zo alle geheatmapte capabilities langs te lopen ontstaat er een compleet beeld van diverse deeloplossingen die gezamenlijk de gewenste situatie of doelarchitectuur bepalen.

In de volgende blog “Het maken van een architectuuradvies.” ga ik in op het afwegen van scenario’s.