De uitdaging

Solventa is bij de gemeente Utrecht gevraagd om op interimbasis architectuurwerkzaamheden te verrichten voor een organisatieonderdeel en daarbij specifiek te helpen bij het vervangen van een applicatie die in het primair proces van dit organisatieonderdeel werd gebruikt en die end-of-life was. Deze applicatie kent vele koppelingen met andere applicaties. Om een dergelijk vraagstuk goed op te kunnen lossen wordt binnen Solventa vanuit de samenhang van diverse perspectieven gekeken. Met perspectieven bedoelen we in dit geval gebieden als commercieel, medewerkers, wetgeving, klanten, financiën, werkprocessen en IT.

De aanpak

Solventa heeft een ProjectStartArchitectuur (PSA) document en Archimateplaten opgesteld met een beschrijving van de bestaande architectuur op de verschillende architectuurlagen. Om de bestaande architectuur te beschrijven is een uitgebreide inventarisatiefase uitgevoerd met een groot aantal interviews. Hiermee zijn in de PSA de ondersteunde producten, de gebruikersgroepen, de werkprocessen en de IT-functionaliteit van de bestaande applicatie beschreven. Ook zijn knelpunten beschreven die met architectuur wellicht verbeterd konden worden.

Na deze inventarisatiefase heeft de enterprisearchitect ondersteuning gegeven aan een marktanalyse. Met deze marktanalyse is kennis genomen van de leveranciersmarkt van applicaties in dit domein zodat bekend werd welke applicatie mogelijk deze behoefte zouden kunnen invullen.

Met de kennis van de marktanalyse kon de PSA worden uitgebreid met een beschrijving van de doelarchitectuur. De gewenste situatie is door de enterprisearchitect via een aantal concurrentiegerichte dialogen met diverse leveranciers getoetst op implementeerbaarheid. Deze dialogen hebben de benodigde kennis opgeleverd waarmee de gewenste architectuur genuanceerder is beschreven met inachtneming van de mogelijkheden van de leveranciers. Hiermee is in de aanbesteding een oplossingsruimte beschreven waarin meerdere leveranciers een haalbare aanbieding konden doen.

De architect heeft vervolgens ondersteund met het creëren van samenhang in het programma van eisen vanuit de architectuureisen maar ook vanuit de eisen van de verschillende vakspecialisten van de gemeente. Hierna is de documentatie voor de formele aanbesteding opgesteld waarmee inkoop de aanbestedingsprocedure heeft opgestart. Er is nog een proof-of-concept uitgevoerd met de applicatie van de beoogde leverancier om een toetsing te doen van de interpretatie van de leverancier over het implementatieproject en de ingeschatte hoeveelheid werkzaamheden.

Gedurende de contractering heeft de architect bijgedragen aan het formuleren van de teksten zodat de belangrijkste architectuureisen ook contractueel werden vastgelegd. Na de formele contractering is door de architect intensief ondersteuning gegeven binnen het implementatieproject dat een aantal jaren heeft geduurd en via meerdere transitiearchitecturen de doelarchitectuur heeft gerealiseerd. De architect kreeg hiervoor een basisrol binnen het projectteam van de gemeente voor implementatie van de nieuwe applicatie.

Als onderdeel van de implementatie zijn door de architect een groot aantal koppelvlakken gespecificeerd. Er is ook vanuit deze rol veel ondersteuning gegeven en gecoördineerd bij de configuratie van een aantal koppelingen. Een aantal koppelingen moesten nieuw gebouwd worden zoals de koppeling naar het financiële systeem voor de boekhouding. De architect heeft hierbij het koppelvlak gespecificeerd maar ook een informatieanalyse uitgevoerd en de specificaties vastgelegd voor de nieuw te bouwen financiële functionaliteit binnen het nieuwe systeem. Deze functionaliteit was nodig om de gegevens te kunnen leveren in het koppelvlak. Apart van het ondersteunen en coördineren van werkzaamheden met de leverancier waren ook coördinerende werkzaamheden met de verschillende afdelingen van de gemeente noodzakelijk.

Het resultaat

Het resultaat is een geïmplementeerde en operationele applicatie waar meer dan 80.000 klanten (inwoners en organisaties) gebruik van maken die de oude end-of-life applicatie voor het primaire proces heeft vervangen. Aangezien de functionaliteit van de nieuwe applicatie op sommige vlakken completer is dat de oude applicatie, betekent het ook dat nieuwe koppelvlakken zijn geïmplementeerd. De volgende functionaliteit is toegevoegd t.o.v. de oude applicatie:

• Interactief klantportaal met self-service diensten
• Online betaalmogelijkheid met iDEAL
• App voor op een mobiele telefoon met snelle toegang tot een aantal self-service diensten
• Geautomatiseerde financiële boekhouding

De architect heeft gezorgd dat de nieuwe applicatie aan de geldende kaders en richtlijnen van de gemeente voldeden en dat vernieuwende architectuurconcepten zijn geïmplementeerd binnen het applicatielandschap van de gemeente.

De werkzaamheden zijn overgedragen aan de organisatie zodat men zelfstandig verder kan. Gedurende het traject is de waarde van architectuur zichtbaar geworden en beloond met de omzetting van de interimpositie in een vaste formatieplaats voor een architect. In deze periode is een inmiddels medior architect van de gemeente begeleid en in positie gebracht om de nieuwe positie binnen dit organisatieonderdeel te vervullen.