Utrecht is een groeiende stad en wil een aantrekkelijke en gezonde stad blijven voor burgers en bedrijven. Er komen grote veranderingen op de gemeentelijke organisatie af. Denk hierbij aan de Omgevingswet, de toenemende digitalisering van de dienstverlening, Common Ground en de Cloud transitie.
Al deze ontwikkelingen vragen om een structurele aanpassing van het huidige informatie-landschap.
De gemeente voert de aanpassingen uit onder architectuur, wat betekent dat wat de gemeente nodig heeft om haar diensten en voorzieningen aan te bieden, leidend is voor het ontwerp. Van daaruit worden de processen, applicaties, systemen en benodigde technologie in samenhang ontworpen.

Effectief werken onder (liever: met) architectuur kan niet zonder een structureel ingerichte architectuurfunctie. De gemeente heeft een hecht team van architecten dat een grote verscheidenheid aan architectuurproducten beheert.
De rol van de architecten is echter niet altijd even helder voor alle stakeholders, en de werkwijze van de verschillende architecten varieert wat tot onduidelijkheid kan leiden.
Het architecten team wil zich dichter op de business positioneren en wil haar werkwijze professionaliseren. Het team heeft behoefte aan een ervaren enterprise architect die haar helpt om deze ontwikkeling in gang te zetten, en de basis legt voor verdere verbetering waarmee het team zelfstandig verder kan. Eén van onze senior architecten heeft het team in deze ontwikkeling gefaciliteerd.

Als eerste stap is de huidige situatie in kaart gebracht. Daartoe is een inventarisatie gedaan van de huidige architectuurproducten, architectuurprocessen en architectuur governance. Tevens is in beeld gebracht hoe de businessmanagers en andere stakeholders de waarde en zichtbaarheid van de architectuurfunctie ervaren.
Op basis van die input en feedback heeft het team vastgesteld wat al goed is en dus behouden dient te blijven, en wat en waar het beter moet. Vervolgens is gezamenlijk de ambitie vastgesteld, en zijn concrete veranderstappen bepaald en gepland, met een duidelijke eigenaar van elke actie.

De belangrijkste stappen om het gewenste ambitieniveau te bereiken zijn:

1. Het samenstellen van een beperkte, overzichtelijke set aan architectuurproducten (beschrijvingen en visualisaties), waarbij per product duidelijk is wat het doel van het product is, wat de scope is, wie de eigenaar is en welke inhoud erin hoort te staan. Er wordt onderscheid gemaakt tussen kaderstellende producten, bijvoorbeeld een domeinarchitectuur, en producten die toegepast worden voor het sturen op en bewaken van de kaders tijdens realisatie. Denk bij dit laatste aan een Project Start Architectuur (PSA) of een Agile Realisatie Architectuur (ARA).
2. De architectuurprocessen, en de rol van de architect daarin, worden beschreven en gestandaardiseerd, zodat duidelijk is wat van een architect verwacht mag worden. Tevens wordt zo de betrokkenheid van architecten bij veranderingen geborgd.
3. De governance – de wijze van afstemming en besluitvorming over architectuurproducten – wordt formeel ingericht; dit is essentieel voor de kwaliteit en autoriteit van producten.

Een grote verandering is dat de architectuurproducten nu de gehele enterprise beslaan, breder dus dan informatievoorziening alleen. Het gaat om het inzichtelijk maken van de samenhang tussen de ontwikkelingen in de omgeving, de gemeentelijke opgaven, haar dienstverlening, processen en informatievoorziening, zodat op die samenhang gestuurd kan worden en architectuur bijdraagt aan het realiseren van de strategische doelen van de gemeente.