Samenwerking lokale belastingorganisaties verder versterkt
Alle Nederlandse gemeenten en waterschappen heffen en innen lokale belastingen, denk hierbij aan de WOZ, afvalstoffenheffing of zuiveringsheffing. Sommige gemeenten of waterschappen voeren dit zelfstandig uit maar er zijn ook veel regionale samenwerkingen die de belastingheffing en -inning als gespecialiseerde taak uitvoeren.
Voor alle lokale belastingorganisaties (gemeenten, waterschappen, samenwerkingen) geldt dezelfde wet- en regelgeving en zijn er verschillen in de lokale belastingverordeningen. Die verschillen hebben bijvoorbeeld betrekking op de manier van heffen (bijvoorbeeld bij de afvalstoffenheffing naar gewicht van het aangeboden afval of naar het aantal bewoners op één adres) of op de criteria van kwijtschelding van lokale belastingen. Al met al zijn deze verschillen beperkt. Als we daarentegen naar de inrichting van de processen kijken dan is er de beleving dat processen heel specifiek lokaal zijn ingericht, waarbij de zorgen voor burger en ondernemer worden meegewogen en processen gericht moeten zijn op efficiënt uitvoeren van de belastingtaken.
Sinds 2018 is Solventa nauw betrokken bij het initiatief LLBP. Dit staat voor Landelijke Lokale Belasting Processen. Dit initiatief van in eerste aanleg de gemeente Amsterdam, Belasting Samenwerking Rivierenland (BSR) en samenwerkingsverband GBLT, richt zich op het beschrijven van generieke belastingprocessen. Met als doel dat alle lokale belastingorganisaties hiervan gebruik kunnen maken.
Door gemeenschappelijke processen te beschrijven besparen individuele belastingorganisaties hierop tijd en geld. Maar nog belangrijker is dat de kennis wordt gebundeld, er meer ruimte ontstaat voor gezamenlijke ontwikkeling en innovatie in processen en dat leveranciers minder vragen krijgen voor specifiek (lokaal) maatwerk.
Het LLBP initiatief werkte gestaag aan de kwaliteit van de procesbeschrijvingen en ook het aantal deelnemende gemeenten, waterschappen en samenwerkingsverbanden nam toe.
LLBP Community werd Stichting LLPB
De samenwerking om generieke processen te beschrijven voor lokale belastingen was succesvol. De beschrijving van de processen werd professioneler en het aantal deelnemers in de LLBP community groeide. Er was behoefte aan een formalisering van de samenwerking in een juridische entiteit en aan een bijdrage van deelnemers in de financiering van LLBP activiteiten.
Sinds 1 december 2023 is er de Stichting LLBP. De stichting is eigenaar van alle materialen die rondom de procesbeschrijvingen zijn opgesteld (daarover direct meer!). Inmiddels is rechtstreeks of via samenwerkingsverbanden ruim een derde van de gemeenten en ruim de helft van de waterschappen verbonden aan de Stichting LLBP. Ook zijn de software leveranciers in het belastingdomein aangesloten bij de Stichting LLBP. Zij hanteren de LLBP procesbeschrijvingen als basis bij het realiseren van hun software. Daarnaast werkt de stichting nauw samen met de Landelijke Vereniging Lokale Belastingen (LVLB) en VNG Realisatie.
Processen beschreven … en meer
Het beschrijven van processen is vormgegeven door procesflows op te stellen en de processen in een uitgebreide toelichting hierop te beschrijven. Daarnaast is er een aantal aanvullende aspecten uitgewerkt. In de afbeelding van het objectenmodel zijn al die aspecten in samenhang weergegeven. We lichten er enkele toe.
- Rollen: de rollen (actoren) die de processen uitvoeren zijn neutraal beschreven, inclusief de uitwerking van combinaties van rollen die beter niet aan één persoon kunnen worden toegekend vanuit het vier-ogen principe of het voorkomen van fraude.
- Triggers: met de komst van de Wet Maatschappelijk Elektronisch Berichten Verkeer (Wmebv) moeten burgers en ondernemers digitaal kunnen communiceren met de overheid. Vaak zijn communicaties de trigger van een proces, de triggers zijn in kaart gebracht en vormen zo een checklist of voldaan is aan de wettelijke vereisten.
- Brieven: uit diverse processen komen brieven voort, per post of via de berichtenbox. Alle brieven zijn uniek geïdentificeerd en waar mogelijk gekoppeld aan een wettelijke basis. LLBP geeft geen standaardbrieven maar stimuleert alle aangesloten belastingorganisaties om voorbeelden van hun brieven te uploaden zodat anderen hiervan kunnen leren of gebruik maken.
- Architectuur: Er is een verbinding gelegd tussen de bedrijfsfuncties die binnen Gemma (gemeenten) en Wilma (waterschappen) zijn onderkend en de door LLBP beschreven processen.
- Informatiestromen: de gegevensuitwisselingen die plaatsvinden met ketenpartners (van banken tot afvalverwerkers) zijn in kaart gebracht met daarbij de gehanteerde uitwisselingsformaten (of het inzichtelijk maken dat een uniforme standaard ontbreekt).
- KPI’s: er is een basis-set van KPI’s gedefinieerd die zijn beschreven en voorzien van suggesties voor de normering.
- Risico’s: er is een aantal generieke risico’s beschreven en er zijn enkele tientallen proces-specifieke risico’s beschreven.
Alle LLBP content is beschikbaar voor de aangesloten belastingorganisaties via een portaal. Op dit moment maken ruim 500 personen hiervan dagelijks of wekelijks gebruik.
De bijdrage van Solventa
Solventa is vanaf het begin betrokken bij de samenwerking van belastingorganisaties in LLBP-verband. En vanaf het begin in de vorm van onafhankelijke ondersteuner. In de beginfase waren we de onafhankelijke partij die de vergelijking uitvoerde tussen de processen van verschillende belastingorganisaties. We brachten in kaart hoeveel processen overeenkomstig waren, hoeveel we overeenkomstig konden maken en hoeveel processen er echt verschillend waren. Ook keken we in die beginfase naar de levensvatbaarheid van het LLBP initiatief.
In het vervolg leidden we als onafhankelijke partij veel bijeenkomsten en overleggen en leerden we aan én met de deelnemers hoe gezamenlijk invulling gegeven kon worden aan het opstellen en onderhouden van de generieke belastingprocessen. Natuurlijk gaven we actief invulling aan het onderdeel ‘architectuur’ en stelden we de eerste versie van de zingeving van LLBP op (missie, visie, kernwaarden, doelen en strategie).
Inmiddels is LLBP gegroeid tot een groep goed en intensief samenwerkende belastingorganisaties. We helpen LLBP nog steeds. We zijn vaak betrokken bij de presentatie van de LLBP aan nieuwe deelnemers en daarnaast adviseren we het bestuur van de stichting in voorkomende situaties.
Kansen …
We hebben vanaf de start bij mogen dragen aan een succesvolle samenwerking tussen verschillende belastingorganisaties. We hebben gezien dat samenwerking er aan kan bijgedragen dat dit leidt tot breed inzetbare generieke processen. De LLBP is in onze ogen een succes en het toont aan dat lokale overheden elkaar kunnen en willen helpen om samen processen generiek te beschrijven. Er zijn nog andere domeinen binnen het gemeentelijk takenpakket waar een vergelijkbare samenwerking ook tot verbetering én besparing kan leiden. Wie durven deze uitdaging aan?