Aanleiding

In de eerste maanden van 2024 heeft Solventa ENGIE Nederland ondersteund bij het professionaliseren van de architectuurfunctie. Door de inzet van het Solventa Denkraam konden wij ENGIE over de as van architectuurproducten, -processen, -rollen en -hulpmiddelen inzicht geven in waar de architectuurfunctie ruimte bood voor verdere professionalisering.

ENGIE heeft de ambitie om in 2045 volledig CO²-neutraal te zijn. Naast duurzaamheid, wil ENGIE haar klanten ook een betrouwbare en betaalbare energievoorziening blijven bieden. Door een passende inzet van architectuur krijgt ENGIE grip op haar doelstellingen en is ze nog beter in staat deze te realiseren.

Aanpak

Het professionaliseren van de architectuurfunctie (of capability) is een door Solventa ontwikkelde en inmiddels beproefde methode en dienst die we aanbieden aan onze opdrachtgevers. De inzet van het Solventa Denkraam speelt hierbij een belangrijke rol.

Het Denkraam onderkent een aantal fasen (zingeving, vormgeving, transitie) welke doorlopen worden tijdens de uitvoering van het professionaliseringstraject. Belangrijk punt van aandacht hierbij is de fase van de vormgeving. Tijdens deze fase wordt over de as van architectuurproducten, -processen, -rollen en -hulpmiddelen aandacht en zorg besteed aan het in kaart brengen van oa. de huidige situatie, de knelpunten en verbeterpunten, als ook het schetsen van een mogelijke weg voorwaarts voor wat betreft de verdere professionalisering van de zojuist genoemde aandachtsgebieden.

Tijdens de fase van het in kaart brengen van de huidige situatie hanteren we een methodiek die afkomstig is uit het DYA (Dynamische Architectuur) raamwerk. De inzet van de toegepaste methode (een volwassenheidsmodel) bood ENGIE inzicht in de knelpunten en potentiële verbeteracties voor wat betreft een zeventiental aandachtsgebieden. Per aandachtsgebied volgde een heldere uiteenzetting van de huidige stand van zaken, de mogelijke verbeteracties en een op ENGIE toegespitst groeipad.

Architectuurproducten

Er is aandacht en tijd besteed aan het verzamelen van informatie over de aanpak en uitvoering van de architectuurproducten en de totstandkoming ervan. Op basis van het eerder toegepaste volwassenheidsmodel is advies gegeven hoe de bestaande architectuurproducten verbeterd konden worden om een nog groter rendement te behalen in relatie tot het gebruik ervan binnen de organisatie. Ook zijn voorstellen gedaan voor het creëren van aanvullende architectuurproducten, het waarborgen van eenheid in wijze van opbouw en de toepassing van de producten binnen de organisatie.

Architectuurprocessen

Omdat ENGIE Nederland werkt volgens een agile methode is ook het architectuurproces vanuit die invalshoek bekeken. Het proces is uitgetekend en helder gevisualiseerd, waarbij aandacht is besteed aan het formuleren en duiden van elke stap uit het proces.

Door bijvoorbeeld de betrokkenheid van alle partijen te benoemen en vast te leggen is helderheid gecreëerd voor de organisatie voor wat betreft de uitvoering van het proces; niet alleen voor niet-architecten, maar zeker ook voor het architectuurteam.

Architectuurrollen

Binnen een grote organisatie zoals ENGIE bestaan meerdere rollen en functies. Dit geldt zeker ook voor het vakgebied van architectuur. Binnen het architectuurteam bestonden uiteenlopende rollen en functies. Door de verscheidenheid (en de groei door de jaren heen) was niet altijd even duidelijk wat welke rol en functie precies inhield of waar de rol of functie precies voor stond; taken en verantwoordelijkheden bevonden zich soms in een grijs gebied.

Door de toepassing van het eerdergenoemde Solventa Denkraam waren wij in staat om de gewenste duidelijkheid voor wat betreft de rollen en functies te verschaffen. Op basis van helder verwoorde functieprofielen en bijpassende positionering van de rollen in een organisatiemodel wisten wij ENGIE te helpen om de rolverdeling scherp te krijgen. Dit heeft eveneens geleid tot inzicht in waar ontbrekende rollen zich bevonden zodat daar passende actie op plaats heeft kunnen vinden.

Architectuurhulpmiddelen

De drie eerdergenoemde onderdelen van de vormgevingsfase uit het Solventa Denkraam werden door ENGIE een hogere prioriteit toegekend dan het laatste onderdeel, architectuurhulpmiddelen. Belangrijk is altijd om goed te bepalen wat zinvol is voor de eigen organisatie en daar de focus op te leggen. Zodoende dat ENGIE besloot om het onderdeel architectuurhulpmiddelen in mindere mate verder te ontwikkelen.

Wel heeft Solventa aanbevelingen gedaan voor wat betreft de inzet en het gebruik van hulpmiddelen. Zo zijn eenvoud en eenduidigheid belangrijke aspecten van de inzet van architectuurproducten. Ten aanzien van deze twee thema’s hebben we – binnen de context van architectuurhulpmiddelen – aangegeven hoe de inzet van een uniforme en internationale modelleertaal ENGIE kan helpen. Enerzijds door de hele architectuurketen van voorliggende vraagstukken op eenduidige wijze te visualiseren, en anderzijds door het continu inzetten van gelijk ogende en tot de verbeelding sprekende visualisaties.

Resultaat

Het resultaat van het inzetten van de methode om de architectuurfunctie verder te professionaliseren heeft ENGIE op meerdere vlakken geholpen.

• Er is inzicht gecreëerd in de huidige stand van zaken;
• Er zijn handvatten aangereikt hoe bestaande architectuurproducten verbeterd kunnen worden;
• Het gebruikte architectuurproces is in kaart gebracht en bekend gemaakt binnen de organisatie;
• Er zijn duidelijke architectuurrollen beschreven en deze zijn gepositioneerd binnen de organisatie;
• Er is advies gegeven over het plukken van laaghangend fruit (zeer korte termijn), er zijn acties beschreven voor de (relatief) korte termijn als ook voor de lange termijn;
• Er is een roadmap opgesteld in samenspraak met het architectuurteam.

Op basis van de hierboven genoemde selectie aan uitkomsten van het professionaliseren van de architectuurfunctie kan ENGIE de volgende stappen zetten.

Impact

Nu is elke opdracht bij elke opdrachtgever weer anders. Belangrijk is altijd dat de uitvoering van een opdracht impact heeft op de organisatie waar het wordt uitgevoerd. In het geval van ENGIE is de meerwaarde (ook wel business value genoemd) dat het architectuurteam – en daarmee de architectuurfunctie – in de goede richting is gewezen. ENGIE kan met de aangereikte handvatten nu zelf concrete stappen zetten in de richting van de verdere professionalisering van haar architectuurfunctie. Wanneer deze functie een hoger volwassenheidsniveau bereikt zorgt dat voor een beter begrip binnen de rest van de organisatie. Hierdoor zal de architectuurfunctie vaker en breder worden ingezet, hetgeen de samenhang tussen projecten en programma’s ten goede komt.

Ook krijgt ENGIE meer zicht op de toegevoegde waarde die architectuur heeft en hoe het bij kan dragen aan het verder inrichten van een optimaal presterende organisatie, efficiënt lopende processen en een samenhangend applicatielandschap.