Het Fonds Podiumkunsten is hét cultuurfonds voor muziek, muziektheater, dans, theater en festivals in Nederland. Het Fonds geeft namens de Rijksoverheid ondersteuning aan alle vormen van professionele podiumkunsten.
Het Fonds bestaat uit circa 65 medewerkers. IT en applicatiebeheer is ondergebracht in de afdeling subsidieondersteuning en bestaat naast een applicatiebeheerder uit twee ICT medewerkers. De IT wordt extern ondersteund door een bedrijf voor onderhoud en beheer. Verder bestaat het Fonds uit de afdelingen subsidieverstrekking, -ondersteuning, Financiën, communicatie en juridische zaken. De afdeling subsidieverstrekking is primair verantwoordelijk voor de inhoudelijke beoordeling van de subsidieaanvragen. Subsidieondersteuning is verantwoordelijk voor het goed begeleiden van het primaire proces. Secretariaat, administratieve ondersteuning, PenO, ICT en applicatiebeheer maken onderdeel uit van deze afdeling.
Het Fonds leunt zwaar op zijn ICT en (subsidie)processen. Alle aanvragen komen digitaal binnen en worden digitaal verwerkt. Het IT landschap is in de loop van de jaren behoorlijk uitgebreid. De gewijzigde wensen van gebruikers, verplichtingen door nieuwe wet- en regelgeving en het toenemend belang van veiligheid hebben hieraan bijgedragen. Daarmee komen ook de beperkingen en risico´s van de huidige IT omgeving boven. Het Fonds wil de IT omgeving en processen toekomstbestendig maken. Solventa heeft het Fonds ondersteund in dit traject.
In oktober 2020 heeft een externe partij een verkennend onderzoek uitgevoerd naar mogelijke verbeterscenario´s. Kort gezegd kwamen deze neer op de scenario’s ‘niet doen’, ‘optimaliseren’ of ‘opnieuw opbouwen’. Solventa heeft het stokje overgenomen en is tot de verdiepende conclusie gekomen om de IT infrastructuur opnieuw op te bouwen. Daarnaast heeft Solventa 13 aanbevelingen gedaan die het Fonds veelal heeft overgenomen. Tenslotte heeft Solventa een aantal principes aangedragen op basis waarvan het Fonds een kader voor (nieuwe) onderdelen van de IT infrastructuur heeft opgesteld. Met de bijdrage van Solventa is een solide basis gelegd voor het vervolg van dit traject. Het vervolg van dit traject is een nadere beschrijving van processen, taken en verantwoordelijkheden. Zodra dit inzichtelijk is gemaakt kan het Fonds overgaan tot een aanbesteding cq. leverancierselectie.
