Aanleiding 

Er is al enige tijd veel aandacht voor ‘de transparante overheid’. Een van de belangrijkste ontwikkelingen hierin is de komst van de Wet open overheid (Woo), sinds 1 mei 2022 van kracht. Deze wet verplicht de overheid om haar informatie openbaar beschikbaar te stellen, hetzij uit eigen beweging (actieve openbaarmaking) dan wel op verzoek (passieve openbaarmaking). Gemeentes dienen in de komende jaren documenten uit elf informatie-categorieën actief openbaar te maken.  

Uitzonderingsgronden kunnen ertoe leiden dat bepaalde vertrouwelijke stukken in een document afgeschermd c.q. gelakt moeten worden. Als hierdoor vrijwel geen relevante informatie in het document overblijft, dan kan het document ook als geheel geweigerd worden/besloten om niet te publiceren.  

De Woo geldt voor alle overheidsorganisaties; ook voor gemeenten. Bij grote gemeenten zijn er een aantal aspecten die de implementatie van de Woo ingewikkelder maken.  Ten eerste is de gemeente decentraal georganiseerd in domeinen met een eigen verantwoordelijkheid en aansturing.  Ten tweede zijn er zeer veel processen bij een grote gemeente ingericht die onder de scope van de Woo vallen. We hebben het dan niet over enkele tot tientallen maar eerder over honderden. Deze processen hebben, naast het eigenaarschap, ook veel uiteenlopende karakteristieken, zoals het volume, de mate van ICT ondersteuning en de wijze waarop het proces is vormgegeven (zaakgericht of niet). 

Het G4 VNG overleg schetst de volgende gefaseerde aanpak (KB1 november 2024, KB2 medio 2025) waar alle gemeenten aan zullen moeten voldoen:  

De invoering van de Woo leidt tot een proces waarin de bedrijfsprocessen na het definitief maken van documenten middels actieve openbaarmaking de openbare documenten publiceren.  

De betreffende G4 gemeente heeft Solventa gevraagd om middels een architectuuraanpak de impact van de Woo te expliciteren, te vangen in architectuurkaders en een roadmap te presenteren om ambities te realiseren. 

Aanpak 

Overeenkomstig ons denkraam is een verkenning uitgevoerd binnen de gemeente. Daaruit bleek al snel dat het Woo vraagstuk op meerdere beschouwingsniveaus speelt. Veel vragen gaan over de kaderstelling (waar moeten we aan voldoen, hoe gaan we een gemeente ontzorgen) tot heel concreet niveau (kan oplossing xx voor ons publiceren, met welke tool gaan we ‘lakken).   

Dit heeft tot een aanpak geleid waarin verschillende architectuurproducten zijn opgesteld: 

• een gemeentebrede thema-architectuur met kaders en patronen 

• een transitie-architectuur om middels plateaus tot de doelarchitectuur te komen 

• aantal projectstartarchitecturen voor de eerste plateau’s om verandering te initieren 

 

Ontwikkeling thema-architectuur 

In de thema-architectuur hebben we de gemeentebrede kaders geschetst waarbinnen de inrichting van de Woo moet gaan plaatvinden.
Daarnaast is gekeken naar de grote verscheidenheid aan relevante bedrijfsprocessen. Zo zijn er tientallen processen met verschillende volumes en verschillende automatiseringsgraden. Vanuit deze analyse zijn bedrijfspatronen ontworpen met een architectuu-gebruikadvies zodat proceseigenaren op basis van de eigen proceskarakteristieken het beste patroon kunnen implementeren. 

De procespatronen zijn opgesteld vanuit een opgesteld capability model. Daarin zijn alle capabilities benoemd die nodig zijn om de Woo te kunnen uitvoeren, van inrichting en verrichting. 

Het capability model heeft tevens aan de basis gestaan van de architectuurbouwblokken op de applicatielaag. In de applicatiearchitectuur zijn deze nieuwe bouwblokken gedefinieerd die nodig zijn om de capabilities te kunnen uitvoeren; een document storage, een publicatieplatform en een ‘lak-straat’.  

De kaderstelling, patronen en applicatiearchitectuur is samen met de business en architectuurfunctie ontwikkeld en doorleefd. Dit hebben we gedaan door onderdelen in workshops te ontwerpen en te valideren. 

Ontwikkeling transitie-architectuur 

Het was snel duidelijk dat de thema-architectuur niet in een keer ontwikkeld kon worden. Zodoende is direct aandacht besteed aan een geleidelijke en verantwoorde transitie middels een plateau-planning waarin ambitie en technische mogelijkheden zijn afgewogen. Dit heeft geleid tot een roadmap met vijf plateau’s waarbij IT en business veranderingen hand in hand gaan. 

Ontwikkeling PSA’s 

In de projectstartarchitecturen is daarna gewerkt aan de kaderstelling van de verschillende projecten. Hierin is nadrukkelijk gewerkt aan het borgen van technische kaders voor leveranciers en bedrijfsvoering. 

Resultaten 

Middels onze aanpak hebben we: 

• inzicht gecreëerd in de huidige stand van zaken; 

• de impact laten doorleven die de Woo heeft op de organisatie; 

• duidelijk gemaakt dat de Woo begint bij goed ingerichte bedrijfsprocessen en niet bij louter nieuwe applicatiefunctionaliteit; 

• een gedragen bedrijfsarchitectuur opgesteld met capabilties en procespatronen; 

• een applicatiearchitectuur gedefinieerd waarmee de bedrijfsarchitectuur ondersteund kan worden; 

• in samenspraak een roadmap opgesteld met verschillende plateau’s; 

• implementatiekaders opgesteld voor de verschilende projecten.
   

Op basis van de hierboven genoemde selectie aan uitkomsten kan de gemeente de veranderingen in een programma-aanpak uiteenzetten. 

Impact 

In deze opdracht hebben we inzicht gecreëerd in de implicaties van de Woo. Het gaat hierbij niet slechts om het ‘plaatsen van documenten op een publieke plek’, maar om een breed scala aan capabilities die de gemeente zorgvuldig moet ontwikkelen. We hebben duidelijkheid gebracht in de benodigde veranderingen, die aanvankelijk vooral IT-georiënteerd leken, maar een bredere reikwijdte blijken te hebben. Daarnaast hebben we als adviseur van de veranderorganisatie een waardevolle bijdrage geleverd aan het organiseren en begeleiden van deze transformatie.