Het opstellen van de architectuur voor een gemeente is teamwerk!
Pieter Buitenhuis
Afgelopen najaar is Solventa gevraagd om de ICT Architectuur voor een gemeentelijk samenwerkingsverband te actualiseren. Het interne architectuurteam wil graag bijdragen aan een gebalanceerde en gerechtvaardigde veranderagenda van de hele organisatie en wilde middels een kortlopend traject hier een eerste invulling aan geven.
Solventa heeft een uitgebreid track record op het ondersteunen van gemeenten bij hun architectuurvraagstukken, maar nog niet eerder inhoudelijk zo uitgebreid als bij deze vraag. Een goede reden om onze ervaringen middels deze blog te delen.
Deze actualisatieronde bestond uit het opstellen van de ICT architectuurvisie, de vertaling ervan in een ICT Architectuur strategie en de doorwerking daarvan in een ICT architectuur roadmap. Na de verkenningsfase bleek dat de opdrachtgever de sterke wens had om langs de as van verschillende inhoudelijke thema’s de uitwerking te doen. Per thema zou er een visie, architectuur en roadmap moeten komen. Tot slot zouden deze losse thema’s integraal worden verwerkt in de architectuur.
De geselecteerde thema’s waren inhoudelijk zeer uiteenlopend. Van Cloud, sourcing en data-gedreven werken tot digitale werkplek, integratiearchitectuur, common ground, GDI en Informatieveiligheid, privacy en IAM.
We hebben in onze aanpak en benadering de thema’s beschouwd en hun onderlinge relaties benoemd. In onderstaand figuur is de samenhang gevisualiseerd. Op basis van die samenhang hebben we sommige thema’s geclusterd. De thema’s data-gedreven werken, integratie, GDI en common ground zijn allen onderdeel van hoe Solventa naar data(-architectuur) kijkt. En ja, Common Ground is breder dan ‘data’ maar bij dit vraagstuk lag hier wel de nadrukkelijke focus op. Voor deze 4 thema’s zijn visie en roadmap items niet los van elkaar te zien. Zodoende zijn deze thema’s in de roadmap onder een spoor gebracht.
Hoe een dergelijke klantvraag aan te pakken? Als team!
De vraagstelling leidde tot een aanpak waarin Solventa met een team deze opdracht heeft uitgevoerd. De thema’s zijn zo uiteenlopend van elkaar waardoor het bijna onmogelijk is om de specialistische architectuurkennis en -ervaring bij een of twee personen te vinden. In totaal hebben 7 architecten aan de uitvoering van deze opdracht bijgedragen.
Per thema is een collega-architect betrokken met thema-specialistische kennis. Een kernteam bewaakte de opdrachtplanning en -uitvoering en bracht integrale samenhang in de verschillende thema-uitwerkingen. Het kernteam heeft vanuit deze uitwerkingen een samenhangende roadmap gemaakt.
Om per thema een visie, architectuur en roadmap op te stellen is ervoor gekozen om de volgende aspecten per thema te beschrijven; gebaseerd op ons Solventa denkraam: strategie, kaders, soll en acties. In de strategie en kaders worden de visie en uitgangspunten uiteengezet. Deze strategie wordt vervolgens in de SOLL architectuur uitgewerkt tot principes en kernmodellen. De werkzaamheden om tot deze SOLL architectuur te komen worden dan geformuleerd in acties op de roadmap.
De meeste thema’s zijn uitgewerkt middels workshops waarin we samen met een brede vertegenwoordiging van de opdrachtgever de uitgangspunten, principes en roadmap items hebben geïdentificeerd. Deze zijn verzameld op A0-posters die wij vaker gebruiken tijdens dergelijke workshops.
Ter voorbereiding op de workshops zijn interviews met stakeholders van de thema’s gehouden om bereik en diepgang af te stemmen
De uitwerking van de thema-aspecten is uitgevoerd door de aangewezen ‘thema’-architect die de output van de workshop combineerde met de Solventa architectuurkennis van dat thema.
Resultaten
Voor ieder thema heeft het team een gedetailleerde uiteenzetting gemaakt met:
- architectuurvisie in de vorm van referentiemodellen, Solventa denkramen, andere raamwerken en bijbehorende definities
- uitgangspunten die relevant zijn bij het thema
- architectuurprincipes die geldig zijn bij het thema
- belangrijke kernmodellen die nodig zijn om het thema verder uit te werken
- roadmap items om deze visie en uitwerking verder vorm te geven
Daarnaast is een integraal samenhangende roadmap gemaakt waarop alle veranderinitiatieven in een logische volgorde zijn samengebracht.
Ervaringen
Zoals gezegd voor het eerst waren we in zo korte tijd met zo veel collega’s actief betrokken bij één vraagstuk. Door inzet van meerdere collega’s was het mogelijk om specialistische kennis rondom uiteenlopende thema’s en de gemeentemarkt bij elkaar te brengen. Het vormen van verschillende duo’s verdiepte en versterkte het advies. We konden onze opdrachtgever beter en efficiënter bedienen.
Zodoende waren we als Solventa in staat om binnen 50 mensdagen een samenhangend eindpresentatie en -rapport op te leveren met diepgang op de diverse thema’s en samenhang op de roadmap.
Take away
Onze ‘take away’: het opstellen van een architectuur zou altijd teamwerk moeten zijn, het is leuk(-er) en zorgt voor een evenwichtiger eindresultaat.
