Maak je operating model expliciet
De organisatiestructuur: een impliciete of expliciet vertaling van het operating model en voorspeller van succes?
Hogescholen in Nederland hebben een zelfde opdracht
Afgelopen jaren hield en houd ik me bezig met architectuur bij twee grote Hogescholen in Nederland. Twee verschillende organisaties, maar enorm vergelijkbaar qua grootte, doelgroep, missie, visie, opdracht, doelstelling en strategie. Er is weliswaar een regionaal verschil, maar deze twee hogescholen willen door samenwerking in de driehoek onderwijs, onderzoek en beroepspraktijk talent ontwikkelen, de beroepspraktijk innoveren en een maatschappelijke impact maken. Door middel van flexibilisering van het onderwijs, de vormgeving van centres of expertise rondom maatschappelijke thema’s om maar enkele van de strategieën te noemen, wil men die impact bewerkstelligen.
Verschil in organisatievorm
Als we echter bij de instellingen naar binnen kijken kunnen we een fundamenteel verschil in organisatievorm constateren. Bij Hogeschool 1 zijn Onderwijs en Onderzoek organisatorisch gescheiden, met elk een eigen directieverantwoordelijkheid. Het onderwijs is per business unit per domein (bijv. ICT, Educatie) georganiseerd, waarbij elke business unit een eigen directie heeft. Het Onderzoek is eveneens per domein georganiseerd met een businessunit en directie per domein (voor die domeinen is een andere indeling gekozen dan bij het onderwijs). Bij Hogeschool 2 is ervoor gekozen om onderwijs en onderzoek onder één directieverantwoordelijk per inhoudelijk domein (bijvoorbeeld educatie, life sciences) te plaatsen. De ondersteunende diensten, zoals HR, ICT, M&C, zijn in beide gevallen gecentraliseerd. Voor de volledigheid: het begrip Business Unit wordt in het Hoger Onderwijs niet gebruikt, hiervoor gebruikt men begrippen als faculteit, instituut, academie, kenniscentrum etc. In onderstaande figuur zijn de beide organisatievormen afgebeeld.
Is het verschil in organisatievorm de bewuste uiting van een ander operating model?
Het lijkt erop dat de besturen van deze hogescholen door de verschillende organisatievorm een ander operating model kiezen. Om dat begrip wat beter te kunnen duiden wil ik refereren aan het boek Enterprise Architecture as Strategy van Jeanne Ross e.a.(2006). Zij stellen dat om tot een effectieve uitvoering van hun strategie te komen organisaties het juiste operating model moeten definiëren. Een operating model is het benodigde niveau van integratie en standaardisatie van bedrijfsprocessen om goederen en diensten aan klanten te leveren. Dit operating model wordt bepaald door twee essentiële vragen: in welke mate willen we dat onze business units processen op dezelfde manier uitvoeren? En in hoeverre is het succes van de ene business unit afhankelijk van de beschikbaarheid, tijdigheid en integriteit van de data uit andere business units? In het Hoger Onderwijs valt te denken aan: willen we een eenduidig beeld hebben van de student over de verschillende opleidingen heen, moeten de onderwijslogistieke processen zoals roostering hetzelfde zijn voor de hele instelling, moeten studenten makkelijk mee kunnen werken in het praktijkgerichte onderzoek, delen we onze relaties in het beroepenveld en willen we ze dezelfde manier benaderen, hoe zorgen we voor doorwerking van onderzoeksresultaten in het onderwijs?
Doordat beide hogescholen hun business units verschillend organiseren zou dat kunnen betekenen dat men deze vragen verschillende beantwoordt en dus een verschillende strategie hanteert of dat de ene manier wellicht succesvoller kan zijn dan de andere omdat de strategie niet wezenlijk anders is. De tijd zal het uitwijzen.
Maak je operating model expliciet
Mijn punt is dat een organisatiestructuur een weergave kan zijn van het impliciet of expliciet gekozen operating model. Het voorbeeld van de twee hogescholen laat zien dat daarin verschillende keuzes gemaakt kunnen worden, waarbij op voorhand niet precies te voorspellen is welke succesvoller zal zijn. Wat wel belangrijk is dat deze keuze expliciet wordt gemaakt, omdat het de essentie vat hoe je als organisatie wilt opereren. Alle daarop volgende inrichtingskeuzes op proces, informatie, applicatie- en infrastructuurniveau wil je namelijk in samenhang maken.