Architectuur roadmap 3 decentralisaties

Decentralisaties in een notendop

Gemeenten staan aan de vooravond van grote veranderingen in het sociaal Domein. De taken op het gebied van participatie, zorg en jeugd gaan in 2015 over van de rijksoverheid naar de gemeenten. Tegelijkertijd wordt een derde van het beschikbare budget bezuinigd.

Het uitgangspunt bij de decentralisaties is één gezin, één plan, één regisseur. Een belangrijk doel bij de decentralisaties is het versterken van de zelfredzaamheid van de burger en de gemeenschappelijke en integrale aanpak over de verschillende beleidsterreinen heen.

De extra taken als gevolg van de decentralisaties en de bijkomende bezuinigingsdoelstelling vereisen een fundamentele wijziging in de werkwijze van gemeenten en hun dienstverlening aan burgers. Kernthema’s daarin zijn:

• Stimuleren zelfredzaamheid en dragende samenleving
• Aanbod omvormen van Recht naar Noodzaak
• Regisseren van ondersteuning
• Ontkokeren van taakgebieden

Verkenning Informatievoorziening Sociaal Domein (VISD)

Voor de implementatie van de decentralisaties is een goede informatievoorziening onmisbaar. De VNG heeft samen met de betrokken departementen de Verkenning Informatievoorziening Sociaal Domein (VISD) uitgevoerd. De verkenning onderzoekt thema’s Zelfredzaamheid en Regie en de benodigde informatievoorziening

De VISD onderscheidt grofweg de volgende functies in de benodigde informatievoorziening:

• Burgerportaal: Het burgerportaal biedt informatie over de mogelijkheden, inkijk in eigen dossier. Daarnaast is het voor de burger mogelijk online afspraken te maken, online aanvragen te doen, online ‘zelfdiagnose’ of toetsing uit te voeren, een ondersteuningsplan te maken, etc.
• Integraal klantbeeld: Het integraal klantbeeld bestaat uit gegevens van de burger, zoals NAW, inkomen, schulden, opleidingen, die zoveel mogelijk uit de verschillende bronnen integraal worden ontsloten. Ook indicaties van ontvangen voorzieningen voor jeugdhulp, zorg of ondersteuning moeten opgenomen worden in het klantbeeld. Daarnaast zal het sociale netwerk van de burger en het gezin een plaats moeten krijgen. De burger kan ook zelf via het Burgerportaal informatie toevoegen en moet invloed hebben op welke gegevens voor wie inzichtelijk zijn.
• Signalen en meldingen: Op basis van een bericht vanuit een willekeurig kanaal (een webformulier, e-mail, een telefoongesprek, een gesprek, maar ook een geautomatiseerd systeem) kan een signaal worden vastgelegd. Deze signalen moeten geprioriteerd, gerouteerd worden en bewaakt op de opvolging.
• Ondersteuningsplan: Het vastleggen van de resultaten uit de intake (ZRM), het opstellen en vastleggen van een ondersteuningsplan inclusief actiehouders, kosten, etc. Er is sprake van één ondersteuningsplan, dat alle doelen bevat incl. de maatregelen / taken / acties van zowel de burger zelf, zijn netwerk, gemeentelijke medewerkers, als de betrokken uitvoeringsorganisaties.
• Zaaksturing: Het zaaksgewijs besturen van de uitvoering van het ondersteuningsplan. Het uitzetten van taken en acties (deelzaken). Tijdens de uitvoering van het deelplan moeten de benodigde gegevens en documenten geregistreerd kunnen worden.
• Communicatie en interactie / ketenberichten: Het kunnen uitwisselen van informatie  tussen burger en hulpverleners. Veel contacten tussen hulpverleners, gezin en regisseur zijn free-format en moeten dus on(semi)gestructureerd gecommuniceerd en vastgelegd worden. Daarnaast zijn er de gestructureerde ketenberichten waarin vast gedefinieerde gegevenssets in de keten worden uitgewisseld.
• Regie op regie (sturen op resultaten): Tijdens de uitvoering van de ondersteuningsplannen moet er inzicht en sturing zijn op doelmatigheid (effectiviteit van handelen en resultaten van beleid) en de efficiëntie.

Verkokering

De ervaring bij grotere gemeenten is dat de verschillende beleidsterreinen binnen het Sociale domein nu flink verkokerd zijn. Denk aan ketens voor schuldhulpverlening, werk en inkomen, participatie, jeugd, zorg, sport, etc. Resultaten van de intake van een burger voor schuldhulpverlening worden bijvoorbeeld niet of nauwelijks hergebruikt voor ondersteuning van diezelfde burger op andere beleidsterreinen. Diverse gemeenten hebben wel initiatieven om te komen tot een geïntegreerd plan over verschillende beleidsterreinen en centrale regie, maar het gebrek aan ondersteuning door de bestaande informatievoorzieningen belemmert en remt deze initiatieven.

Deze situatie is niet zo verwonderlijk, enerzijds omdat de omvang van de gemeentelijke organisatie vraagt om opdeling van de organisatie. Anderzijds vanwege de complexiteit binnen de verschillende ketens waarbij de informatie-uitwisseling tussen de partners binnen de keten al een hele opgave is.

Decentralisaties per 1 januari 2015

Hoewel de VISD een goed handvat geeft voor de richting waarop de informatievoorziening in het sociale domein moet ontwikkelen is het niet reëel te verwachten dat de beoogde architectuur per 1 januari 2015 gerealiseerd is. Het is een enorme uitdaging om de extra taken op tijd te kunnen uitvoeren. Optimalisatie en de benodigde veranderingen in de informatievoorziening zullen slechts zeer beperkt gerealiseerd zijn. Voor de start van de extra taken vanuit de 3 decentralisaties zullen veelal bestaande informatievoorzieningen ingezet worden, die ontwikkeld zijn voor de specifieke (verkokerde) keten.

Doorontwikkeling na 1 januari 2015

We classificeren de situatie per 1 januari 2015 als een baseline 3D architectuur. Deze architectuur staat vaak nog vrij ver af van de target architectuur waarin een gemeenschappelijke en geïntegreerde aanpak voldoende ondersteund wordt en online dienstverlening de zelfredzaamheid bevordert. Voor een target 3D architectuur is het VISD natuurlijk richtinggevend. Gemeenten doen er goed aan om een architectuur roadmap te ontwikkelen om te komen van de baseline naar de target architectuur. Welke aanpak is voor onze gemeente de juiste? Is dat het implementeren van een compleet nieuwe 3D suite of het doorontwikkelen van de bestaande informatievoorzieningen? En als dat laatste het geval is, moeten we dan ons heil zoeken in een schil over de bestaande informatievoorzieningen heen om informatie-uitwisseling en samenwerking te vergemakkelijken? En hoe integreren en kanaliseren we de vele initiatieven op het gebied van online dienstverlening?

In het volgende deel van deze blog schetsen we een aanpak waarmee de architectuur roadmap voor de 3 decentralisaties kan worden ontwikkeld. Daarbij gaan we in op een aantal inhoudelijke vraagstukken en mogelijke oplossingsrichtingen.