Het in co-creatie verstevigen van de financiële functie

Woonstichting De Key, biedt mensen binnen en net buiten de Amsterdamse ring A10 de kans om hun eerste stappen op de woningmarkt te zetten.

Door veranderende wetgeving worden nieuwe eisen gesteld aan de financiële verantwoording. Toezichthoudende organen stellen zwaardere eisen aan de rapportages. Om hieraan te kunnen voldoen, moest de financiële functie van de organisatie worden versterkt.

Het vraagstuk was te groot om alleen vanuit de financiële discipline te kunnen worden opgelost. De afhankelijkheid van medewerking van de verantwoordelijken van andere disciplines binnen de organisatie, vereiste een integrale benadering. Omdat de GEA-methodiek voor Enterprise Architectuur vraagstukken samenhangend, holistisch en integraal beschouwt, werd deze methode gekozen voor het ontwikkelen van een integrale oplossingscontour voor het vraagstuk.

Voor dit traject doorliep Solventa een GEA-traject ‘volgens het boekje’:

• De eerste stap bestond uit het initiëren van de opdracht. Om tot een definitieve opdrachtverstrekking te komen, werd voor de besluitvormende directieleden van De Key een uitgebreide GEA-presentatie gehouden. Zo werd het nodige draagvlak gecreëerd en ontstond inzicht in wat hun rol in dit traject inhield. Tevens werd het GEA-kernteam geformeerd en de startdocumentatie beoordeeld.
• Vervolgens werd op basis van de startdocumentatie uitspraken geïnventariseerd die richting zouden kunnen geven aan de zingeving (missie, visie, kernwaarden, doelen en strategie) en de vormgeving (principes, beleidsuitspraken en doelstellingen). Op het niveau van vormgeving werden de uitspraken gekoppeld aan GEA-perspectieven; invalshoeken van waaruit de organisatie beschouwd wordt en waarop men wil sturen. Aan deze perspectieven werden eigenaren toegewezen.
• De samenhang van deze uitspraken werd zowel binnen het zingevingsniveau en het vormgevingsniveau afzonderlijk, als tussen de beide niveaus beoordeeld en met de directie en de aangewezen perspectiefeigenaren gevalideerd. Hiermee werd het GEA-framework gevuld en werd de basis gelegd voor het bepalen van de oplossingscontour voor het vraagstuk.
• De volgende stap bestond uit het nader analyseren van het vraagstuk zelf. Doelstelling van deze fase was het verkrijgen van een grondig inzicht in het onderhavige vraagstuk, om dit vervolgens te kunnen delen met de perspectiefeigenaren. Dit is van belang omdat op deze manier alle betrokkenen dezelfde diepgaande kennis en begrip krijgen van het vraagstuk.
• Met het opgebouwde materiaal werd vervolgens een workshop georganiseerd. Het doel was de uitwerking de veranderinitiatieven die vanuit het betreffende GEA-perspectief bijdragen aan de oplossing van het vraagstuk. Deze uitwerking gebeurde in co-creatie met de perspectiefeigenaren. Het kernteam stelde op basis van de aangereikte initiatieven een aangescherpte, ontdubbelde, geclusterde lijst op en verwerkte deze in een integraal overzicht waarmee de eerste versie van de oplossingscontour werd verkregen. Na goedkeuring door de directie is deze oplossingscontour verwerkt tot een plan van aanpak, die de directie als basis gebruikt om het verandertraject uit te voeren.

Door gebruik te maken van de methode GEA is het doel van het versterken van de financiële functie in korte tijd geconcretiseerd

In een relatief kort tijdsbestek werd door De Key het GEA-framework opgezet en gevalideerd met directie en vertegenwoordigers van tien van de belangrijkste bedrijfsonderdelen. Hierna is met behulp van dit framework en betreffende vertegenwoordigers conform de GEA-aanpak een integrale oplossingscontour voor het vraagstuk ‘versterken financiële functie’ ontwikkeld. Door de gekozen aanpak en samenwerkingsvorm heeft deze oplossingscontour bij alle stakeholders een groot draagvlak. Via portfoliomanagement resulteerde het in een veranderprogramma waarbij enerzijds een dataproject werd gestart en anderzijds via de lijnorganisatie een set veranderinitiatieven werd gerealiseerd. Het doel van het versterken van de financiële functie werd hiermee tijdig geconcretiseerd.