De opdracht

In 2019 voert Solventa in opdracht van VNG Realisatie onderzoek uit naar de wenselijkheid en haalbaarheid van een gemeenschappelijke Cloud Basis Infrastructuur voor gemeenten. Aanleiding is de grote variëteit in moderne digitale infrastructuren bij gemeenten, en verschillen in ontwikkelfase, technologie en in sourcing. Zijn er mogelijkheden om hier gemeenschappelijk in op te trekken? Kunnen gemeenten digitale infrastructuur met elkaar delen? En zo ja: hoe ziet dit er dan uit, wat zijn de kosten, baten en risico’s en welke rol kan of moet VNG Realisatie hierin spelen? Met deze vragen gaan we aan de slag. Een kwartaal later publiceren we ons adviesrapport – niet wetend dat dit rapport geen eindrapport is, maar het begin van een reeks van vervolgonderzoeken waarbij VNG Realisatie, betrokken gemeenten én Solventa zelf komen tot steeds scherpere inzichten over nut, noodzaak, mogelijkheden, en uitdagingen, van gemeenschappelijke Cloud Basis Infrastructuur.

Onze visie

Elk vraagstuk kent zijn eigen context. En hoe beter je in staat bent deze context te zien en te begrijpen, hoe beter je het vraagstuk kan afpellen en onderverdelen. En als je dat helder hebt -context, samenhang, structuur- dan kan je alle onderdelen in samenhang verder onderzoeken en verhelderen. Sturing op samenhang, en eerst onderzoeken op het niveau van zingeving en daarna pas op het niveau van vormgeving is de essentie van onze aanpak als enterprise architecten. En dat is precies wat we gedaan hebben.

Werken vanuit zingeving

Vanuit onze visie -van zingeving naar vormgeving, en sturing op samenhang- hebben wij bij het eerste onderzoek en de daaropvolgende onderzoeken, het accent sterk gelegd op zingeving. Waarmee we bedoelen: wat willen gemeenten (al dan niet in samenwerkingsverbanden zoals G4) en VNG Realisatie met generieke Cloud Basis Infrastructuur bereiken. Welke impact staat voor ogen, welke doelen dient dit, welke mogelijkheden ontstaan er dankzij zo een gemeenschappelijke infrastructuur?

Afbeelding 1 – Toepassing van het Solventa Denkraam bij het vraagstuk

Werken aan vormgeving

Na zicht op de zingeving volgt de vormgeving: welke perspectieven kennen we in zo een gemeenschappelijke infrastructuur, hoe ziet de dienstverlening eruit, en welk businessmodel en operating model hoort daarbij.

Naarmate we vorderen in de onderzoeken, krijgen we steeds meer grip op het vraagstuk. Het eerste onderzoek leidt tot inzicht in de mogelijkheid van een generieke Cloud Basis Infrastructuur, vanaf dat moment CBI genaamd. We hebben duidelijkheid in toegevoegde waarde, positionering, en samenwerkende partijen die nodig zijn dit te realiseren

Afbeelding 2 – Resultaat van het eerste onderzoek: zicht op het vraagstuk en samenhang tussen de partijen

Samenwerken met partijen

De onderzoeken voeren we uit met verschillende werkgroepen. In deze werkgroepen hebben medewerkers van de grote en middelgrote gemeenten meegedaan, evenals medewerkers vanuit VNG Realisatie en Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur (GGI). Participanten zijn medewerkers die acteren op strategisch en/of tactisch niveau zoals IT-directeuren, (enterprise) architecten en strategisch informatiemanagers.

Afhankelijk van de fase in het onderzoeksproces en het voorliggend vraagstuk kiezen we voor een werkvorm. Maar ongeacht de werkvorm: de essentie van de aanpak is uitwerking in gezamenlijkheid. We streven ernaar alle aangehaakte partijen aan boord te houden en hun inbreng te laten doen, waarbij consensus boven snelheid gaat.

Afbeelding 3 – Na afloop van het tweede onderzoek: toegevoegde waarde van CBI voor gemeenten

De cyclus herhaalt zicht

Het eerste onderzoek creëert voldoende aandacht en interesse bij gemeenten en VNG Realisatie om een tweede onderzoek te laten doen waarbij we de architectuur en sourcing strategie van CBI verder onderzoeken. We verdiepen zingeving en vormgeving en komen tot een organisatiemodel waarmee we de doelstellingen van CBI kunnen realiseren.

Bij de verdieping van de zingeving stellen we het bestaansrecht van de CBI-organisatie scherp. We geven invulling aan de aspecten missie, visie, kernwaarden, doelen en strategie. De inzichten die we vastleggen helpen ons in de gesprekken op met name de strategische laag. Bij zowel gemeenten als bij VNG Realisatie. We merken dat de gesprekken over zingeving -bestaansrecht- helpen om het operationeel niveau te ontstijgen en te focussen op datgene wat de gemeenten en VNG Realisatie uiteindelijk willen bereiken.

Afbeelding 4 – Zingevingsmodel

Bij de verdieping van de vormgeving krijgen we steeds beter zicht op de partijen die baat hebben bij CBI, en welke baten CBI hen levert.

Afbeelding 5 – Waardepropositie CBI

Op basis van zicht op het ecosysteem waar CBI een rol speelt en de toegevoegde waarde van CBI in dit ecosysteem zijn we in staat het businessmodel canvas op te stellen. Om vervolgens drie scenario’s aan te bieden om de CBI-organisatie te realiseren. Als centrale organisatie, als regie organisatie of als gefedereerde organisatie. Met daarin duidelijk vermeld de mogelijke positie van VNG Realisatie.

Naarmate de onderzoeken vorderen, neemt het besef toe dat VNG Realisatie belangrijke keuzes moet gaan maken over haar positionering en rol bij CBI. En neemt bij een aantal gemeenten de behoefte toe aan duidelijkheid. Niet in de laatste plaats doordat voor alle partijen steeds helderder is wat de relatie is tussen CBI en een andere belangrijke ontwikkeling bij gemeenten: Common Ground. En die relatie is behoorlijk: toekomstperspectief voor Common Ground vereist de gegarandeerde en gehandhaafde werking van het stelsel én de daarbij horende digitale infrastructuur. Behoefte aan meer inzicht hierin neemt toe, en leidt uiteindelijk tot het derde onderzoek.

Next level

Voor de consolidatie van Common Ground start in januari 2023 het landelijk programma Common Ground (niet te verwarren met het initiatief en de informatiekundige visie Common Ground dat al langere tijd loopt) in opdracht van de Tastforce Samen Organiseren. Eén van de onderdelen van dit programma is Regie en Levering Common Ground. Dit onderdeel realiseert de Common Ground visie door een laagdrempelig toegankelijk pakket van Common Ground producten en diensten aan te bieden aan gemeenten, netwerkpartners én spelers op de IT-markt, met bijpassend duurzaam financieringsmodel voor de levering. Dit zorgt voor duurzame doorontwikkeling van de visie door duidelijke en sterke centrale regie te voeren.

Solventa levert het derde adviesrapport op binnen dit programmaonderdeel. In dit onderzoek beschrijven we de verschillende organisatievarianten, de varianten van regievoering en levering Common Ground producten. Met oplosrichtingen waarbij VNG Realisatie wel, of juist geen rol speelt. En de consequenties die dat kan hebben voor gemeenten en VNR Realisatie zelf.

Afbeelding 6 – Sturen op samenhang tussen regie, levering en afnemers

Resultaat en effect

Wat in 2019 begint met een onderzoek naar de mogelijkheden van gemeenschappelijke Cloud Basis Infrastructuur is in vier jaar tijd doorgegroeid naar essentiële vraagstukken over inrichting van regie en levering van digitale Common Ground diensten. Waarbij we gevoelige onderwerpen zoals de rol van VGR Realisatie niet uit de weg gaan. Juist door in alle openheid met elkaar de wenselijkheid en mogelijkheden van gemeenschappelijke regie en levering op Common Ground diensten te bespreken, zijn alle spelers in het ecosysteem in staat ieder ieders plek in dit ecosysteem te leren begrijpen en waarderen. En zijn we in staat het gesprek te voeren op het niveau van wenselijkheid, zonder daarbij te veel tegengehouden te worden door de inrichtingen van vandaag.