Ondersteunen subsidiedomein met architectuur en vraagarticulatie
De Directie Subsidies, Inkoop & Juridisch Bureau Sociaal (SIS), onderdeel van het Cluster Sociaal van de gemeente Amsterdam, ondersteunt het bestuur en de gemeentelijke organisatieonderdelen met dienstverlening op het gebied van onder meer subsidies, inkoop en contractmanagement en social return. De ambitie van de Directie SIS is om met minder middelen meer te doen voor de Amsterdammer. Om dit te kunnen realiseren is het noodzakelijk dat SIS zich ontwikkelt van een administratief ondersteunende naar een regisserende directie die vanuit kennis en expertise de beleidsafdelingen adviseert en in de uitvoering ontlast. Hierbij speelt ketensamenwerking een steeds belangrijkere rol.
De realisatie van de ambities omvat een transformatie in proces, product, organisatie en ondersteunende informatievoorziening die in onderlinge samenhang ontwikkeld moeten worden. Voor de ondersteunende informatievoorziening gebruikt de organisatie sinds 2015 een centraal systeem voor aanvragen en afhandelen van subsidieaanvragen. De overeenkomst voor dat systeem loopt af en kan niet meer verlengd worden. Voor de rechtmatige verwerving van een vervangend systeem, dient er een aanbesteding plaats te vinden.
Door de afhankelijkheid met de ontwikkeling van de overige perspectieven (proces, product en organisatie) en de complexiteit van het vraagstuk, kiest de organisatie voor een architectuuraanpak. Solventa ondersteunt het architectuurteam van Cluster Sociaal bij het verbeteren van de inrichting van de architectuurfunctie. Door deze functie te professionaliseren zijn de architecten van de gemeente beter in staat hun rol te pakken in het ontwikkelen van de organisatie in lijn met de ingezette strategische koers.
Parallel daaraan werkt Solventa ter voorbereiding van de aanbesteding een Project Start Architectuur uit waarin de transitie van een subsidieregistratiesysteem naar een subsidiemanagementsysteem wordt vormgegeven in lijn met de stedelijke IV-kaders. Het betreft een innovatief subsidiesysteem dat ruimte moet bieden om te experimenteren met datagedreven sturing. Uit een breed georganiseerde marktverkenning op basis van de GEMMA Software Catalogus, blijkt dat er geen standaard oplossingen zijn die volledig aansluiten op de behoefte van Directie SIS.
We werken daarom een aantal sourcing scenario’s uit om de transformatie met marktpartijen toch vorm te kunnen geven. De gemeente kan op basis hiervan via een concurrentiegerichte dialoog rechtmatig met een aantal geselecteerde leveranciers verder werken aan de oplossing die past bij de behoefte van de Directie SIS om flexibeler te worden en meer regie op de keten te krijgen.
