De opdracht

De gemeente Alkmaar is een middelgrote gemeente (ca. 112.000 inwoners). Zij benadert Solventa om te ondersteunen bij het opstellen van een heldere en concrete Cloud strategie, en een roadmap, d.w.z. een routekaart om de strategie te realiseren. Samen biedt dit de gemeente handelingsperspectief voor de komende jaren.

Onze visie

Het opstellen van een Cloud strategie is meer dan alleen een IT-vraagstuk; het gaat niet puur om techniek of infrastructuur. Het betekent ook niet automatisch dat een organisatie al haar infra en applicaties overzet naar de Cloud.

Solventa ziet een Cloud strategie als een business vraagstuk en specifiek een sourcing vraagstuk. Een Cloud strategie is in onze ogen dus een sourcingstrategie. En net als bij andere bedrijfsassets is de eerste stap bij het opstellen van een sourcingstrategie dat je je als organisatie een concreet beeld vormt van het belang van die bedrijfsmiddelen voor je organisatie: wat is je visie op je dienstverlening en je primaire en secundaire processen, en welke rol speelt IT en digitalisering daarbij? Vervolgens ga je bewust kiezen aan welke (groepen van) systemen je welke migratiestrategie toewijst.

De Cloud strategie is dus een invulling van je bedrijfsstrategie.  Bij het opstellen van de Cloud strategie dient de top van de business dan ook betrokken te zijn: de Directie, het MT, C-level executives, etc.

Cloud Strategy Framework

Solventa heeft een eigen framework ontwikkeld: het Cloud Strategy Framework. Dit incorporeert gangbare standaarden en inzichten binnen de domeinen IT strategie, Cloud, en sourcing, zoals Gartner (de 6R-migratiestrategie hebben wij bijvoorbeeld overgenomen).

Ons framework bestaat uit de belangrijke elementen van een Cloud strategie, die we gezamenlijk met de klant invullen a.d.h.v. een gestandaardiseerde aanpak: een reeks workshops met de belangrijkste stakeholders, onder begeleiding van een ervaren architect van Solventa. Dit heeft grote waarde: de klantorganisatie beschikt in een kort tijdsbestek over een volledige Cloud strategie, die haar in staat stelt te handelen.

Aanpak bij de gemeente Alkmaar

We verdelen de workshops in drie fasen:

Fase 1 - waar staan we nu?

In deze fase leggen we de basis onder het opstellen van een Cloud strategie, door te inventariseren hoe het huidige systeemlandschap is samengesteld. Samen met vertegenwoordigers van de gemeente brengen we de huidige infrastructuur en applicaties in kaart. We inventariseren zowel de bedrijfswaarde van de systemen als de technische fit in relatie tot cloud computing. Tevens, en heel belangrijk: we stellen het huidige volwassenheidsniveau van de IT-service organisatie vast. Overgaan op een cloud-architectuur heeft namelijk grote impact op de dienstverlening en organisatievorm van het IT-servicemanagement.

Fase 2 - waar willen we staan?

In deze fase stellen we de kern vast: de Cloud strategie en het Cloud beleid. Dat begint ermee dat we a.d.h.v. verschillende vragen het ‘waarom’ van de cloudtransitie vaststellen. Wat zijn de belangrijkste bedrijfsdoelen die we daarmee realiseren? Voor de gemeente zijn dit: wendbaarheid, efficiency, bedrijfszekerheid en de klant/medewerker ervaring. Daarnaast wordt onder meer de bedrijfswaarde benoemd die een cloudtransitie dient te realiseren voor de organisatie, uitgedrukt in ‘value propositions’.

Het cloudbeleid vertaalt zich in concrete principes en richtlijnen, die de organisatie en haar medewerkers richting geven bij de uitvoering van hun werk.

Fase 3 – de transitie; hoe komen we er?

Deze fase bestaat standaard uit het uitwerken van de doelarchitectuur, de migratiestrategie en het projectportfolio, zodat de organisatie een helder handelingsperspectief krijgt.

Voor de migratiestrategie maken we gebruik van het 6R-migratiemodel van Gartner:

Resultaat en effect

In de geplande tijd is voor de gemeente Alkmaar een Cloud strategie opgesteld. Tevens is deze vertaald in een roadmap en een projectportfolio voor de komende 3 jaar, verdeeld in 3 plateau’s. De gemeente plukt daar de vruchten van, want de Cloud strategie is omgezet in concrete projecten en acties.

Het belangrijkste effect is dat de gemeente Alkmaar nu over een handelingsperspectief beschikt; een heldere route, in een specifieke volgorde, naar de gewenste situatie.

Het belangrijkste effect is dat de gemeente Alkmaar nu over een handelingsperspectief beschikt; een heldere route, in een specifieke volgorde, naar de gewenste situatie. Waarbij dus niet lukraak systemen worden overgezet naar een cloud provider. Een deel van het landschap kan worden uitgefaseerd (retire). En maatwerksystemen worden vervangen door standaard systemen (repurchase). Hiermee wordt het landschap vereenvoudigd, wat positief bijdraagt aan de grip die de organisatie ervaart en het verlagen van de exploitatielasten. Hiermee is concrete invulling gegeven aan de bedrijfsdoelstellingen met betrekking tot wendbaarheid, efficiency, bedrijfszekerheid en de klant/medewerker ervaring.