Introductie van de organisatie

Vrieling Adviesgroep adviseert zakelijke en particuliere klanten over verzekeringen, hypotheken, pensioenen, bankzaken, verzuim of over de aan- en verkoop van vastgoed. Bij alle diensten die ze verlenen wordt gestreefd naar een enthousiaste klant resulterend in een 9+ klantbeoordeling.

De organisatie bestaat uit verschillende gespecialiseerde bedrijfsonderdelen waarbinnen ruim 250 gemotiveerde medewerkers werkzaam zijn.

Aanleiding

Vrieling Adviesgroep maakt een belangrijke groeifase door in zowel het aantal klanten en het aantal medewerkers als wel in het leveren van nieuwe producten en diensten. Die groei vereiste een herijking van de strategie waarbij het accent is gelegd op het toekomstbestendig en duurzaam ondernemen, het bieden van een 9+ klantervaring, het investeren in de ontwikkelingsmogelijkheden van de medewerkers en het investeren in het digitale fundament van de organisatie.

Vraagstelling en doelstelling

Solventa is gevraagd een Enterprise architectuur op te stellen die gebruikt kan worden als stuurinstrument voor het in samenhang uitvoeren van de voorgenomen business en digitale transformaties.

Aanpak inclusief praktische deliverables

Als Solventa hebben we eerst kennisgenomen van de strategie en ambitie van de organisatie. Vervolgens hebben we met de medewerkers van Vrieling een zogenaamde organisatiebrede grondplaat gemaakt van de bedrijfsfuncties (of capabilities) en daarop verschillende invalshoeken geprojecteerd zoals informatie-objecten, organisatieonderdelen, applicaties en wet- en regelgeving. Zodoende werd de logische samenhang vanuit verschillende perspectieven inzichtelijk, bijvoorbeeld de samenhang tussen eigenaarschap van data en applicatiegebruik.

Om de mate waarin de objecten op de grondplaat voldoen aan de verwachtingen van de organisatie weer te geven, is gebruik gemaakt van heatmaps. Hiermee werd de uitgangssituatie voor iedere stakeholder inzichtelijk. Tevens boden de heatmaps een goede onderbouwing voor de prioritering en roadmap van de voorgenomen transformaties.

Naast de grondplaten is ook veel aandacht besteed aan het opstellen van de principes van de organisatie. Een principe geeft richting aan gedrag en ontwerp, gericht op het realiseren van de doelen (en daarmee de missie) van de organisatie en zijn (daarmee) beperkend én ruimte scheppend. De deelnemers werd gevraagd bij het opstellen van de principes na te denken over wat een principe betekent, waarom het principe nodig is, wat het vervolgens impliceert en of het in lijn (en daarmee niet tegenstrijdig) is met andere principes.

Resultaat

In een voortreffelijke ambiance waarin directie en medewerkers gezamenlijk hun bijdrage hebben geleverd aan het opstellen van de producten, is vooral veel draagvlak, eensgezindheid en onderling begrip gecreëerd.

Naast dat de grondplaten veel inzicht boden, hielpen ze ook bijzonder goed bij discussies die gingen over veranderingen, scope, nieuwe oplossingsrichtingen en het bepalen van consequenties, gevolgen en beperkingen daarvan. De grondplaten vormden daarmee en een stevig fundament om vanuit Enterprise architectuur vorm te geven aan de gewenste business- en digitale transformaties.

De principes vormden een uitstekend stuurmiddel om voorafgaand aan en tijdens verandertrajecten de gewenste richting aan te geven en de ontwerpruimte te bepalen. Al snel na het opstellen werden ze toegepast met als resultaat een enorme tijdsbesparing bij het opstellen van de aanpak voor projecten.

Impact

De toepassing van een pragmatisch opgestelde Enterprise architectuur als stuurinstrument voor het in samenhang uitvoeren van business- en digitale transformaties is zeer positief ontvangen. Het helpt uitstekend om elkaar goed te begrijpen en om gezamenlijke standpunten in te nemen waarmee het een organisatiebreed draagvlak creëert. Dat draagvlak werd ook ondersteund door de grondplaten in groot formaat op te hangen in open ruimtes waarbij eenieder ook de tijd nam om er gezamenlijk voor te gaan staan en er over te discussiëren. Het voornemen is dan ook de producten van de Enterprise architectuur cyclisch te updaten en vooral te blijven gebruiken.

Hulpmiddelen

Het Solventa denkraam is toegepast en vormt de basis voor de opzet en uitwerking van de Enterprise architectuur