Aanleiding

De wereld verandert snel en digitaliseert nog sneller. De gemeente Oss moet mee in deze verandering. Burgers gaan ervan uit dat ze digitaal zaken kunnen doen met de gemeente, dat dit op een veilige manier gebeurt, conform wetgeving en dat persoonsgegevens in goede handen zijn.

Digitale content speelt hierin een belangrijke rol en heeft momenteel extra aandacht. Een nieuw zaaksysteem wordt in 2023 geïmplementeerd. Dit heeft effect op het huidige centrale Document Management Systeem (DMS) van de gemeente Oss. Het DMS is in afgelopen jaren uitgegroeid tot veel meer dan een DMS. Daarnaast is de opkomst van de Microsoft productenlijn met ondersteuning vanuit Microsoft Teams en Sharepoint belangrijk in dit geheel. Hoe haken zaaksysteem, DMS en een samenwerkingsomgeving van Microsoft op elkaar in? Welke rol hebben de Taak Specifieke Applicaties (TSA’s) nog? Waar en wanneer vindt archivering van data en informatie plaats? Welke tooling krijgt welke rol en welk effect heeft dit op de organisatie, de teams en dus de medewerkers?
Gemeente Oss heeft Solventa om hulp gevraagd bij het opstellen van een architectuuradvies.

Aanpak

Voor het opstellen van dit advies heeft Solventa gebruik gemaakt van de kennis en beschikbare documentatie die er is binnen gemeente Oss. Daarnaast zijn er uitgebreid gesprekken gevoerd met de informatie architect, teamleider Digitale Informatievoorziening, projectleider vervanging zaaksysteem en projectleider implementatie M365. Nadat de eerste contouren helder begonnen te worden heeft Solventa een workshop verzorgd om verder de diepte in te kunnen gaan. Tijdens de workshop zijn betrokkenen meegenomen in de problematiek en de voorliggende vraagstukken. Daarbij is waardevolle input opgehaald dat er mede voor heeft kunnen zorgen om dit advies te schrijven. Naast alle input vanuit de organisatie heeft Solventa gebruik kunnen maken van de eigen kennis en expertise die is opgedaan bij vergelijkbare trajecten bij andere opdrachtgevers.

Resultaat

Een architectuur die richting geeft aan en gevolgd kan worden bij onder andere organisatorische beslissingen en bij het implementeren van tooling, opdat deze de route naar efficiënt omgaan met Digitale content helpt afleggen.

Het architectuuradvies heeft gemeente Oss overzicht en houvast gegeven

Impact

Het architectuuradvies heeft gemeente Oss overzicht en houvast gegeven. Hierdoor is de veranderopgave in samenhang gebracht, het is behapbaar en beheersbaar geworden voor de gemeente. Komende 2 jaar zullen diverse projecten worden uitgevoerd in lijn met het architectuuradvies. Hierdoor is gemeente Oss uiteindelijk beter in staat Digitale Content op een juiste en efficiënte manier te verwerken en beschikbaar te stellen in de organisatie.