Architectuur / Overheid /   |   23 december 2019

De aanbesteding is mislukt, wat kunnen we daarvan leren?

Avatar foto Pieter van Dijk

Inleiding

Recent heb ik aan een grote aanbesteding voor een HRM SaaS applicatie meegewerkt. De aanbesteding is mislukt, ondanks de gedegen voorbereiding door het ervaren verwervingsteam, een ‘volwassen’ markt en een aanbesteding die voldeed aan de uitgangspunten uit een eerdere blog over aanbesteden. Het resultaat is dat de aanbesteding opnieuw moet worden uitgevoerd.

Wat hebben we geleerd?

Uit de evaluatie van de aanbesteding zijn de volgende lessen getrokken:

Marktverkenning

Alleen de ‘usual suspects’ hadden zich ingeschreven voor de aanbesteding. De keuze voor de opdrachtgever is daarmee beperkt. Voor de nieuwe aanbesteding is een uitgebreide marktconsultatie uitgevoerd waarin een breder scala van leveranciers heeft deelgenomen.

Programma van eisen

Het programma van eisen is onder de loep genomen waardoor de voorwaarden zijn aangepast zodat meer leveranciers kunnen aanbieden en het aantal eisen en wensen is gereduceerd.

Nota van inlichtingen

In de nota van inlichtingen van de mislukte aanbesteding zijn door de aanbieders vragen gesteld die, met de kennis van nu, aanleiding hadden moeten geven tot diepgaande verificatie van de inschrijvingen.

Besteed bij de nota van inlichtingen dus niet alleen aandacht aan het beantwoorden van de vragen, maar vraag ook ‘Waarom stelt de potentiële leverancier deze vraag?’ en neem deze vragen mee naar de verificatie.

Demonstratie

Bedenkt goed welke cases de aanbieders tijdens de demonstraties moeten laten zien. Dragen de gevraagde cases bij aan het bereiken van de doelen? Dekken de cases de gehele omvang van de aanbesteding af?

Laat de demonstratie uitvoeren op de infrastructuur van de opdrachtgever dan blijkt meteen of de applicaties werkt op de technische infrastructuur van de opdrachtgever.

Verificatie

Voer een uitgebreide verificatie uit. Schroom niet om alle vragen en onduidelijkheden te verifiëren. Toets de aannames (‘dit is voor de hand liggend of gangbaar of standaard, dat zal dus wel werken’) want dat is een vergissing. Besteed ook aandacht uit de vragen uit de nota van inlichtingen (‘Waarom heeft u deze vraag gesteld’).

Voer de verificatie uit met de medewerkers van de potentiele leverancier die de implementatie gaan doen, zodat vastgesteld kan worden of er ‘chemie’ tussen potentiele leverancier en opdrachtnemer is, en degenen die de implementatie moeten doen, zijn minder geneigd tot ‘verfraaien’ van de applicatie.

Conclusie

Een goede voorbereiding is geen garantie voor het slagen van de aanbesteding. De marktconsultatie, demonstraties en verificatie zijn eveneens belangrijk voor een goede aanbesteding.

Pieter van Dijk Architect @ Solventa

Bespreek de mogelijkheden
3