Aanbesteden van ICT is niet moeilijk!
Pieter van Dijk
Inleiding
Organisaties leren van de uitvoering van ICT projecten. ICT projecten verlopen nu beter dan in het verleden. Dan rijst de vraag ”Waar ligt dat nu aan?”
Een goede aanbesteding is de start van een geslaagd ICT project. In deze serie van blog-artikelen delen we onze ervaringen met aanbestedingen en komen met aanbevelingen voor aanbestedingen en de bijdrage van de ICT architect.
Een goede aanbesteding is niet zo moeilijk en tijdrovend als u wellicht denkt. Dat lijkt tegenstrijdig met de berichten in de media, en wellicht met de ervaringen van uw organisatie, maar aanbesteden wordt eenvoudiger als de aanbesteding zich richt op de kern van de gewenste oplossing, in plaats van de details van de problemen en de mogelijke oplossingen.
Dit artikel geeft een aantal praktische handvatten voor het antwoorden op de vraag: “Wat is een goede aanbesteding?”. De volgende artikelen gaan in op de het kiezen van de vorm van aanbesteding en de rol van de architect in aanbestedingen.
Handvatten
1. De toekomst: Waar wil uw organisatie naar toe?
Het project of softwarepakket moet een bijdrage leveren om uw organisatie dichter bij de toekomst te brengen. Dit vereist een duidelijke visie op de toekomst en doelen van uw organisatie: wat is de visie op de toekomst van de organisatie.
2. Wat is het vraagstuk dat opgelost moet worden? en wat is de bijdrage van het project aan de oplossing van het vraagstuk?
Als de richting en doelen van uw organisatie duidelijk zijn, wat verhindert uw organisatie om deze te realiseren? Wat zijn de oorzaken van deze problemen?
Wat is de bijdrage die het project of softwarepakket aan de oplossing van het vraagstuk.
3. Wat is de context?
Hoe ziet ‘de omgeving’ van uw organisatie en ‘het vraagstuk’ er uit? Wat is de impact op uw organisatie, klanten, partners en leveranciers?
De vraag “Welke informatie heeft de aanbieder nodig om een oplossing te bedenken?” helpt bij het beschrijven van de informatie voor de aanbesteding.
4. Beschrijf WAT u wilt bereiken met de aanbesteding (en niet het HOE).
De gewenste oplossing wordt in menige aanbesteding in het programma van eisen op detailniveau gespecificeerd door een veelvoud aan vragen met features en functies waar de aangeboden oplossing aan moet voldoen.
De vragen zijn vaak gebaseerd op de blik van de organisatie op het vraagstuk en niet of nauwelijks op mogelijke oplossingen voor het vraagstuk.
Deze vragen beperken de ruimte voor mogelijke oplossingen en ontnemen de potentiële leveranciers ruimte voor het bedenken en aanbieden van oplossingen. Hoe meer vragen, hoe kleiner de oplossingsruimte.
De vragenlijsten gaan vergezeld met knock out criteria en complexe wegings- en scoringsmechanismes waarmee de uitkomst van de aanbesteding met wiskundige zekerheid vastgesteld wordt.
Het idee dat veel vragen leiden tot zekerheid over de oplossing voor het vraagstuk is een illusie. De meeste software pakketten voldoen aan de gestelde eisen en ‘Ja’ is het standaard antwoord op alle vragen.
5. Geef kaders waar de oplossing aan moet voldoen.
Uiteraard heeft uw organisatie eisen waaraan de oplossing moet voldoen. Deze eisen kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op uw organisatie, wet en regelgeving, standaarden, planning of technologie.
Neem deze eisen in de aanbesteding op als kaders waaraan de oplossing moet voldoen. Beperkt u tot de essentiële eisen.
6. Welke vragen moet ik stellen?
U wilt de expertise van de leverancier gebruiken om uw vraagstuk op te lossen. Met de aanbesteding wilt u informatie van de leverancier:
- Wat is de visie van de leverancier op het vraagstuk?
- Hoe denkt de leverancier het vraagstuk op te lossen?
- Aan welke voorwaarden moet voldaan worden?
De volgende handvatten kunnen u helpen bij het opstellen van de vragen:
- Als ik antwoord heb op deze vraag, wat weet ik dan meer over de oplossing?
- Stel open vragen naar de visie van de leverancier op het vraagstuk.
Conclusie
Een goede aanbesteding vergt minder inspanning dan een slechte aanbesteding. Dat geldt voor het opstellen van de aanbesteding, maar zeker voor de uitvoering van het implementatieproject.
Aanbesteden wordt ‘a piece of cake’ met de volgende uitgangspunten:
- Richt de aanbesteding op de toekomstige situatie van uw organisatie.
- Beschrijf de context en ‘het vraagstuk’ dat uw organisatie wil oplossen.
- Richt u op het ‘Wat’ en geef kaders voor de oplossing.
Hiermee biedt u ruimte voor de inbreng van de leverancier. - Verplaats u in de positie van de aanbieder ”Welke informatie heeft de aanbieder nodig” om een oplossing aan te bieden”.
Deze uitgangspunten gelden zowel voor aanbestedingen met de ‘economisch meest voordelige inschrijving’ als ‘best value procurement’.
Hoe kiest u dan de beste vorm voor uw aanbesteding? Dat is onderwerp van de volgende blogpost.
