Breng de kern en krijg je publiek mee
Het zijn van (domein)architect vind ik geweldig. Je staat midden in de organisatie, bent op de hoogte van veel dat speelt en ziet veel samenhang. Je kunt daarmee goed de beoogde verandering zien en begeleiden. Door de kennis en ervaring op jouw vakgebied, word je vaak gevraagd in programma’s en projecten om mee te denken. Bijvoorbeeld tijdens de aankoop en implementatie van applicaties, of de vertaling van de missie en visie (zingeving) naar de toekomstige organisatiestructuur (en applicatielandschap).
Overweldigend
Maar ‘het geheel willen overzien’, is ook overweldigend. Het kost tijd om te verzamelen, absorberen, in samenhang te brengen en er weer chocola (‘de verandering’) van te maken.
Hoe jammer zou het dan zijn, als het je vervolgens niet goed lukt om deze kennis en samenhang over te brengen en je mensen niet meekrijgt in de benodigde verandering?
Mensen meekrijgen
Stel: met de juiste focus en tijdsbesteding is het je uiteindelijk gelukt om een samenhangend overzicht van de gewenste eindsituatie, en de benodigde verandering te maken. Hoe krijg je de organisatie dan mee in de verandering die daarvoor nodig is?
Ik wil twee valkuilen benoemen en mogelijke manieren om ze te voorkomen:
Valkuil 1: afhakend publiek door uitstorting kennis
De architect heeft zoveel informatie, kennis en inzicht in samenhang, dat het lastig is deze informatie te comprimeren/vereenvoudigen. Daarmee wordt het lastiger over te brengen op je publiek. Hierdoor haakt je publiek af en komt je boodschap niet over.
Draai het om: begin met je kernboodschap, en ga deze vervolgens gestructureerd onderbouwen. Je kunt hiervoor de Minto methode gebruiken. Je zult zien dat alleen de relevante kennis overblijft, die ondersteunend is aan je kernboodschap. Hiermee bouw je aan een goed verhaal, dat je vervolgens kunt bijslijpen elke keer dat je het vertelt en reacties ontvangt.
Valkuil 2: geen verandering omdat het publiek niet mee gaat
Stel: de architect lukt het om de boodschap goed over te brengen, maar je krijgt het publiek niet in beweging. Hierdoor stapt iedereen tevreden uit het overleg, maar komt er geen verandering tot stand.
Je bent als architect meestal brenger van verandering, dus je wilt je publiek dan ook meegenomen hebben in de verandering (al dan niet ondersteund door een change manager). De piramide van Lencioni kan je hierbij helpen. Je hebt het besef van verandering al gebracht, door je goed onderbouwde kernboodschap. Door in (of aan het einde van) je presentatie een constructieve discussie aan te gaan, ze mede-eigenaar van de verandering laat zijn, activeer je je publiek sterker.
Ik werd effectiever
Al tijdens het verzamelen en absorberen van informatie ben ik bezig met de beoogde kernboodschap, en wie op welke manier meegenomen zou moeten worden. Hierdoor is sneller zichtbaar welke informatie relevant is of nog ontbreekt. Het bespaart je tijd. Door je verhaal vervolgens vaker te houden, en mensen mee te nemen in constructieve discussies, wordt het verhaal steeds beter en krijgt het meer draagvlak.
Het is te trainen
Ikzelf ben hierin ook lerende, merkte ik afgelopen tijd. Solventa hecht belang aan ‘blijvend leren’ en bovenstaande vaardigheden. Daarom hebben we de training Leading The Change gevolgd, waar dit onder andere behandeld wordt. Een aanrader! (Natuurlijk zijn er vele trainingen in effectief communiceren, maar deze training houdt specifiek rekening met jouw rol als architect.)
Pas wel op: als je bovenstaande goed doet, dan wil de organisatie meer van jou zien! En waar haal je die tijd dan weer vandaan? Daar heb ik eerder dit blog over geschreven.
Herken je bovenstaande, en wil je er eens over praten? Neem vooral contact met ons op.