Rationalisatie van het IT-landschap komt vaak voort uit ingrijpende veranderingen in (de doelen van) een organisatie of haar omgeving. Dit kunnen nieuwe productlijnen zijn, een fusie, een (gemeentelijke) herindeling of veranderende wet- en regelgeving (denk aan de Archiefwet, AVG of WOO).

Rationalisatie kan ook een inhaalslag zijn, vanuit kostendruk na bijvoorbeeld een periode van ongecontroleerde groei of juist door een disproportioneel geworden last van een legacy landschap dat bestaat uit (maatwerk) punt oplossingen. In beide gevallen ontbrak een volwassen architectuur functie en was er een best-effort ondersteuning van IT op het landschap en wordt de wendbaarheid van de organisatie bedreigt.

Maar zelfs als er een inhaalslag te maken is, dan is het rationaliseren van het IT-landschap liever geen losstaand project op initiatief van IT. Organisatie doelen mogen niet zijn losgekoppeld. Het beeld mag niet zijn dat IT achterloopt en het lastig vindt om mee te bewegen in plaats van onderdeel te zijn van de beweging. Rationalisatie is een stap richting het realiseren van de strategische doelen van de organisatie, niet een stap op zich.

Een IT-kostenoverweging is bijvoorbeeld een onvoldoende sterk fundament onder een rationalisatie programma omdat de investeringen fors kunnen zijn, het nieuwe landschap (langere tijd) minder goed presteert dan verwacht en oude systemen tegen wil en dank een rol blijven spelen. Dit laatste komt vaak doordat er weerstand is om het nieuwe landschap volledig te gebruiken als de doelen van de organisatie niet gekoppeld zijn. De oude bezems kennen immers alle hoeken en hoe schoon de nieuwe vegen moet nog worden bezien. Veel krachtiger is het als iedereen overtuigd is dat de organisatie zonder rationalisatie van het IT-landschap de doelen niet haalt. 

Voor de (enterprise) architect is het rationaliseren van het IT-landschap onderdeel van alle activiteiten die nodig zijn om de organisatie doelen te bereiken. De architect maakt methodisch de samenhang tussen de doelen van de organisatie en alle onderdelen van de architectuur concreet en stelt stappen voor die de architectuur in lijn brengen met deze doelen. 

Bovenstaande neemt niet weg dat een gerationaliseerd landschap, als inhaalslag, een belangrijke tussenstapkan zijn in de totale architectuur ontwikkeling om de organisatie in lijn te brengen met de strategische doelen en dat hier door IT in autonomie naartoe wordt gewerkt. De architect levert een bijdrage door, naast de huidige situatie en de gewenste doel situatie, ook dit tussentijdse ‘plateau’ van de architectuur te beschrijven en de IT-teams te begeleiden bij het toe werken naar dit plateau. Soms is het zinvol om in deelprojecten naar dit plateau toe te werken, maar juist dan is het belangrijk een scherp beeld te hebben van de overall architectuur om te voorkomen dat deelprojecten strijdige keuzes maken.

De besturing moet goed doordacht zijn, bijvoorbeeld als er binnen de organisatie sprake is van een gestandaardiseerd voortbrengingsproces (zoals via SAFe) waarvan het programma optimaal wil profiteren. Er is steeds het risico, vooral bij een langer lopend rationalisatie programma, dat er te weinig ruimte is in het voortbrengingsproces of dat de scope van het programma wordt opgeblazen met vernieuwingen omdat de organisatie niet langer kan wachten. 

Door de architect continue te betrekken bij strategische keuzes wordt voorkomen dat er in de toekomst behoefte ontstaat aan een nieuwe rationalisatie; het IT-landschap wordt immers continue ontwikkelt in samenhang met de doelen van de organisatie. De IT-verandering wordt dan altijd behandeld als onderdeel van de beweging en nooit als losse beweging. 

Tot slot

Rationalisatie is dus niet alleen een inhaalslag, maar vooral ook een door architectuur gedreven vernieuwde, structurele werk- en denkwijze met als doel het bereiken van een blijvend eenvoudig, doelmatig en flexibel applicatielandschap. Zorg dat de resultaten zoals vermeld in de business case daadwerkelijk gemonitord worden en implementeer een proces om het architectuur landschap continue te onderhouden en ontwikkelen.

De architect is wat ons betreft daarom onmisbaar in iedere organisatie. Van (zeer) grote organisaties met meerdere architecten in dienst, tot (zeer) kleine organisaties die architectuur bij ons afnemen as-a-service.