Een architectuurperspectief op de Woo uitdagingen

Sinds het begin van dit jaar ben ik als architect bij een grote gemeente bezig met de Wet Open Overheid (Woo). De Woo stelt flinkt wat eisen aan een organisatie, het is veel meer dan ‘wat documenten op een openbare plek plaatsen’. 
In deze opdracht maken we eerst een organisatiebrede architectuur voor het thema ‘Woo’. Met de organisatiebrede architectuur geven we kaders aan de vormgeving en verandering in de organisatie, de bedrijfsprocessen en de bijbehorende applicatieondersteuning. 

In deze blog wil ik jullie meenemen in eerste tips en tricks die we hebben toegepast om de domeinarchitectuur op te zetten. 

De Woo

De Wet open overheid (Woo) bepaalt sinds 1 mei 2022 hoe overheden moeten omgaan met de toegang tot informatie van publiek belang en is de opvolger van de Wob (Wet openbaarheid bestuur). Het doel van de Woo is om de overheid en overheidsinformatie transparanter te maken. Belangrijkste wijzigingen ten opzichte van de Wob zijn: striktere termijnen, actieve openbaarmaking en informatiehuishouding op orde. In deze blog ga ik specifiek in op de actieve openbaarmaking. 

Actieve openbaarmaking

De wet noemt een elftal informatie-categorieën die actief openbaar gemaakt dienen te worden (binnen de context van een gemeente). Actieve openbaarmaking houdt in dat de overheidsorganisatie op eigen initiatief documenten openbaar en voor iedereen toegankelijk maakt. Het gaat om de definitieve versie^[1] van documenten die tot een informatiecategorie gerekend worden. De elf informatiecategorieën zijn (voor een gemeente):

De Woo sluit overigens niet uit dat naast deze categorieën ook andere stukken actief openbaar gemaakt worden. Sterker nog, zij kent aan overheden ook een inspanningsverplichting toe om te kijken welke informatie zij buiten deze 11 categorieën eveneens openbaar kunnen maken.

De publicatie dient binnen 14 dagen te gebeuren, al gelden hierop ook een aantal uitzonderingen. Alle publicaties dienen middels de landelijke voorziening de Woo-index ontsloten te worden. Dit platform wordt momenteel doorontwikkeld door KOOP, het Kennis- en exploitatiecentrum voor Officiële OverheidsPublicaties. De Woo-index is te raadplegen op de website open.overheid.nl. 

De Woo bij een grote gemeente

De Woo geldt voor alle overheidsorganisaties; ook voor gemeenten. Bij grote gemeenten zijn er een aantal aspecten die de implementatie van de Woo ingewikkelder maken.  Ten eerste is de gemeente zeer decentraal georganiseerd in domeinen met een eigen verantwoordelijkheid en aansturing.  Ten tweede zijn er zeer veel processen bij een grote gemeente ingericht die onder de scope van de Woo vallen. We hebben het dan niet over enkele tot tientallen maar eerder over honderden. Deze processen hebben, naast het eigenaarschap, ook veel uiteenlopende karakteristieken, zoals het volume, de mate van ICT ondersteuning en de wijze waarop het proces is vormgegeven (zaakgericht of niet).

Hoe help ik als architect de gemeente?

Zoals je hierboven kunt lezen komt er nogal wat af op de gemeente. Als architect help ik om deze veranderopgave te structureren. Eerst maken we een organisatiebrede architectuur voor het thema ‘Woo’. Met de organisatiebrede architectuur geven we kaders aan de vormgeving en verandering in de organisatie, de bedrijfsprocessen en de bijbehorende applicatieondersteuning. We stellen enerzijds uitgangspunten en kaders op waarmee de gemeente de verplichtingen van de Woo kan invullen. Anderzijds beschrijven we patronen, een soort van proces- en applicatiebouwblokken. Het is aan de proceseigenaren om de best passende patronen te implementeren in de eigen processen en systemen.

Routekaart bij het opstellen van de kaders 

Vaak is het een zinvol idee om inzicht in de huidige situatie te creëren; een beetje archeologie is dan nodig. Zeker in het geval van de Woo bij een grote gemeente. Immers, we hebben het over honderden processen die in scope zijn van de Woo.  Deze inventarisatie is uitgevoerd over de as van de informatiecategorieën. 

Tip 1: geef inzicht in de huidige platformen en processen waarvoor de Woo relevant is.

Bovenstaande template is gebruikt om te visualiseren:

• Op welke omgevingen openbare documenten worden geplaatst
• Hoe die documenten daar landen (handmatig / automatisch)
• Per informatiecategorie:
  • Hoeveel processen in scope zijn
  • Welke volumes de processen hebben die in scope zijn

Tip 2: maak expliciet onderscheid tussen de bedrijfsarchitectuur en de applicatiearchitectuur

Om aan de Woo te voldoen is het – natuurlijk – belangrijk om stil te staan bij de applicatiearchitectuur. Echter is het zaak om eerst integraal te kijken naar de inrichting van de organisatie. De juiste inrichting van de organisatie en de bedrijfsprocessen is belangrijker dan de keuze voor de specifieke applicaties. 
Juist in grote organisaties als een G4-gemeente is het belangrijk om een integrale inrichting te ontwerpen waarin onderwerpen als ‘decentraal of centraal organiseren’ een belangrijke rol speelt. Het is belangrijk om te weten wie gaat de documenten klaar maakt voor openbaarmaking, welke kennis daarbij nodig is en of dat voor iedere informatiecategorie hetzelfde moet zijn.

Daarnaast vereist de Woo nog een aantal andere processen, zoals het beantwoorden van Woo-vragen en monitorings- en verantwoordingsprocessen. Dus: start eerst bij de bedrijfsarchitectuur.

Tip 3: beschrijf eerst de capabilities en daarna de bedrijfsprocespatronen

Bij het beschrijven van de verschillende procespatronen bleek het efficiënter en zuiverder om eerst de capabilities  (of bedrijfsfuncties– maar daarover gaat deze blog niet 😉) te definiëren en te beschrijven. De procespatronen worden daarna opgebouwd vanuit de capabilities. 

Zuiverder omdat, los van de procescontext, je beschrijft wat een organisatie moet kunnen om openbaarmaking uit te voeren. Dit is overeenkomstig standaarden van The Open Group en Business Architecture Guild waarin men met een capability map de verschillende value streams vorm geeft.

Voorbeeld van The Open Group

De requirements uit de WOO vereisen een aantal capabiltiies. We onderkennen op hoofdlijnen:

• Ondersteunende capabilities voor het inrichten, bijsturen en beheren van openbaarmaking
• Capabilites voor het daadwerkelijk uitvoeren van openbaarmaking, waaronder anonimisering, vastlegging, waarmerking en documentvormgeving.
• Capabilites voor het publiceren en beheren van openbaar te maken documenten

Tip 4: Definieer de applicatiearchitectuur middels Architecture Building Blocks

De applicatiearchitectuur bouwen we op om de applicatiefuncties af te leiden van de benodigde bedrijfsfuncties. Deze applicatiefuncties worden door Application Building Blocks geleverd. Op deze wijze definiëren we in onze thema-architectuur de benodigde ABB’s. Hiermee leggen we een directe link met de in te richten processen.

Schets van capabilities naar ABB’s.

Ten slotte

De Woo leidt tot een grote veranderopgave voor iedere overheidsorganisatie, zeker wat betreft het actief openbaarmaken. Begin bij de bedrijfsarchitectuur, kijk naar inrichtingsprincipes en keuzes voor de processen en organisatie-inrichting. De Woo is veel meer dan ‘wat documenten openbaar maken’.

In een volgende blog zal ik in gaan op de verschillende uitgangspunten, procespatronen en de vertaling ervan naar de applicatiearchitectuur.

^[1] Een definitieve versie van een document is de versie die is vastgesteld door de eigenaar en waarbij een besluit tot openbaarmaking is genomen (waar relevant).