Dit betreft een verkorte versie van het oorspronkelijke artikel gepubliceerd via: Toegevoegde waarde GEA-Cobit

Deze blog is geschreven voor leiders/bestuurders en in hun delegatie opererende managers en architecten die op zoek zijn naar verbetering van de samenhang in hun organisaties en in het bijzonder naar een goede borging van de IT-besturing in de overall besturing. Het verbeteren van de samenhang in organisaties is de core van het stuurinstrument GEA (General Enterprise Architecting). Een adequate besturing van de IT-functie biedt het best practice model COBIT 2019. In deze blog gaan we dieper in op de toegevoegde waarde van een gecombineerde toepassing van GEA/COBIT 2019 met als doel de organisatie beter te laten presteren. We bekijken dit vanuit het perspectief van de COBIT 2019 gebruiker en van degenen die GEA toepassen.

Lezers die minder goed op de hoogte zijn van COBIT 2019 en/of GEA adviseren wij de oorspronkelijke publicatie te lezen waarin van beiden een diepgaander samenvatting op hoofdlijnen is opgenomen. In deze blog bespreken we de borging van de IT-besturing in de overall besturing en gaan we in op de voordelen van een gecombineerde toepassing van GEA/COBIT 2019.

COBIT 2019

In de basis is COBIT 2019 een best practice referentie model voor de besturing van de IT functie van organisaties vanuit strategische en praktische inzichten. De kracht van COBIT 2019 is dat het voor elk type organisatie de optimale IT functie ontwerpt, met concrete acties voor de juiste taakvolwassenheid. COBIT 2019 wordt vaak ingezet als de IT functie onvoldoende aansluit op de strategische doelen, wanneer er behoefte is aan meer sturing, standaardisatie en meetbaarheid in de IT functie of wanneer er zorgen zijn over de ROI van IT investeringen. COBIT veronderstelt dat de IT functie (governance en management) in de kern overal hetzelfde is, en dat de prioritering via ontwerpkeuzes moet worden afgestemd op de context van de organisatie.

GEA 

GEA, dat staat voor ‘General Enterprise Architecting’ is een stuurinstrument dat wordt toegepast om de samenhang van organisaties expliciet te maken, te onderhouden en te verbeteren. Kort samengevat: Sturen op samenhang. De empirisch onderbouwde stelling van GEA is dat betere samenhang leidt tot betere performance, en dat is waarom organisaties GEA toepassen. GEA richt zich op het expliciet maken van samenhang op en tussen het zingevings- en vormgevingsniveau van organisaties en het valideren daarvan door relevante belanghebbenden.

Borging IT-besturing in de overall besturing

Voor deze borging wordt de samenhang van de organisatie op en tussen twee niveaus in beeld gebracht. Te weten een zingevings- en een vormgevingsniveau. Op zingevingsniveau gaat het om de samenhang tussen de elementen Missie, Visie, Kernwaarden, Doelen en Strategie. Zie Figuur 1.

Figuur 1. GEA framework

Op vormgevingsniveau gaat het om de samenhang tussen de elementen Perspectieven, Kernbegrippen, Richtinggevende uitspraken, Kernmodellen en Relevante relaties. De Richtinggevende uitspraken worden daarbij gecategoriseerd naar Doelstellingen, Principes en Beleidsuitspraken.  De definitie van het element Perspectief luidt: Een Perspectief is een invalshoek van waaruit men een organisatie wenst te beschouwen én waarop men wenst te sturen. Dat het element Perspectief op vormgevingsniveau belangrijk is wordt ook duidelijk omdat Perspectieven afgeleid worden van het zingevingsniveau (vormgeving volgt uit zingeving). Een Perspectief wordt op zich weer gevormd door een aantal Kernbegrippen. Denk bijvoorbeeld bij HRM aan Instroom, Doorstroom, Uitstroom. Bij Informatievoorziening aan Applicaties, Informatiebeveiliging, Technische infrastructuur, Onderhoud, e.d.

De Richtinggevende uitspraken van een organisatie worden gekoppeld aan de Perspectieven waardoor ieder Perspectief zijn richtinggevende kader verkrijgt. Van de Perspectieven worden representaties vervaardigd, de zogenaamde Kernmodellen die in lijn moeten zijn met de Richtinggevende uitspraken van de betreffende perspectieven die zij representeren. De Relevante relaties zijn verbanden tussen Richtinggevende uitspraken van verschillende perspectieven. Zie de verbanden in Figuur 1.

Een unieke eigenschap van GEA is het toepassen van recursie, waardoor het totale GEA-model ook op diepere niveaus wordt toegepast. In enterprises, zeker die van grotere omvang, zijn meerdere besturingsniveaus te onderkennen. Door het toepassen van recursie is het mogelijk te sturen op samenhang op meerdere niveaus tegelijk. De wijze waarop het element Perspectief en de Kernbegrippen daarbinnen op vormgevingsniveau zijn gedefinieerd, geeft GEA een recursief karakter – vergelijkbaar met het ‘Droste Effect’- waardoor hetzelfde besturingsmechanisme op verschillende abstractieniveaus kan worden toegepast. Het recursief toepassen is per definitie mogelijk voor elk perspectief. Om aan te geven hoe de recursieve werking voor IT toegepast kan worden, wordt ingezoomd op het perspectief ‘Informatievoorziening’ op enterpriseniveau. Hierdoor verschijnt in Figuur 3 de cirkel op het niveau van informatievoorziening met als voorbeelden de perspectieven Processen, Informatiebeveiliging, Data, Technische infrastructuur, Standaardisatie en Applicaties.

De borging van de IT-besturing in de overall besturing lichten wij toe via het koppelen van de COBIT 2019 kaders in het GEA stuurinstrument dat de overall besturing van enterprises representeert. In deze blog beperken wij ons tot het koppelen van de COBIT2019 enterprise goals, de IT-alignment goals en de IT-governance & management objectives van COBIT2019.

Integreren COBIT 2019 doelen met organisatie specifieke doelen/doelstellingen

De COBIT 2019 doelen en objectives worden hiertoe geplot op de door GEA geboden structuur van zin- en vormgeving en geiïntegreerd met de bestaande organisatiedoelen en -doelstellingen. Hierbij bevinden in GEA de doelen zich op zingevingsniveau en de doelstellingen op vormgevingsniveau. In Figuur 2 zijn de zingeving (rode driehoek) en de perspectieven op vormgevingsniveau als voorbeeld van een dienstverlenende overheidsorganisatie afgebeeld. De COBIT 2019 genummerde generieke enterprise goals (rode bollen in Figuur 2 ) raken allen het vormgevingsniveau en adresseren niet wat in GEA onder doelen op zingevingsniveau wordt verstaan, zoals bijvoorbeeld het beogen van een bepaald marktaandeel, winst- c.q. omzetniveau, e.d. Op vormgevingsniveau worden in deze organisatie twaalf perspectieven onderkend. In de praktijk worden doorgaans niet alle perspectieven door COBIT 2019 geadresseerd (zie blauwe en witte arcering in de perspectieven). De reeds bestaande doelstellingen op vormgevingsniveau van deze overheidsorganisatie zijn met een grijze bol weergegeven en komen bij alle perspectieven voor. De COBIT 2019 IT-alignment goals, gemarkeerd als blauwe bol, zijn aan Informatievoorziening gekoppeld. De COBIT 2019 IT governance & management objectives hebben weliswaar betrekking op het perspectief Informatievoorziening, maar worden gezien hun diepgang hierna op het recursieve niveau van het perspectief Information provisioning besproken. Aan deze koppeling van COBIT 2019 doelen aan het GEA-framework gaat een analyse vooraf waarbij integraal de implicaties van het adopteren van COBIT 2019 doelen op de organisatie, inzichtelijk worden gemaakt. Eventuele situationele aanpassingen van COBIT 2019 doelen en de reeds bestaande doelen worden beargumenteerd. In Figuur 2 zijn bij de COBIT 2019 enterprise goals en IT-alignment goals als voorbeeld een aantal van de unieke COBIT2019 coderingen opgenomen).

Figuur 2. COBIT 2019 op een dienstverlenende overheidsorganisatie.

Deze analyse kan tot slot ook leiden tot bijstellingen van de zingeving (missie, visie, kernwaarden, doelen en strategie). Op vormgevingsniveau kan dit leiden tot aanpassingen van bestaande perspectieven, het ontstaan van nieuwe perspectieven en het aanpassen of laten vervallen van aan deze perspectieven gekoppelde richtinggevende uitspraken (beleidsuitspraken, doelstellingen, principes).

Deze zelfde redeneertrant kan ook toegepast worden op diepere niveaus met behulp van de GEA-recursie. In dat geval worden de 40 COBIT2019 governance & management objectives (blauwe bollen bij door COBIT2019 beïnvloede perspectieven in Figuur 3) nader toegekend aan de perspectieven van het niveau Informatievoorziening en indien gewenst aan bijvoorbeeld de perspectieven van het niveau Technische Infrastructuur (een mogelijk 2e recursieniveau). Ter illustratie zijn in Figuur 3 een aantal van de unieke COBIT coderingen aangegeven. Als de COBIT 2019 generieke enterprise goals, de COBIT 2019 IT-alignment goals en de COBIT 2019 IT governance & management objectives in het GEA-model zijn opgenomen, kunnen we dit stelsel toepassen in strategische, tactische en operationele besluitvormingsprocessen.

Figuur 3. Recursief niveau Information provisioning

Toegevoegde waarde van een gecombineerde toepassing GEA/COBIT2019

De COBIT2019 gebruiker kan door een gecombineerde toepassing van COBIT2019 en GEA:

1. Beter de borging van de IT-besturing in het grotere geheel doorgronden en deze borging verbeteren.
2. De bijdrage van IT aan het behalen van de beoogde organisatiedoelen versterken.
3. De samenwerking en samenhang op meerdere niveaus (strategisch, tactisch en operationeel) verbeteren door middel van COBIT2019/GEA integratie via GEA recursie.
4. De zogenaamde en bekende kloof tussen ‘business’ en IT (business/IT-gap) overbruggen, de samenhang op enterprise niveau daarmee verbeteren, en in het verlengde daarvan de organisatie performance.
5. De IT-medewerkers zullen meer in de gelegenheid zijn het nut van hun werk in te zien (geen IT-silo) en daarom beter presteren.
6. Ook vraagstukken die ‘schijnbaar slechts IT-vraagstukken’ zijn, genieten een integrale oplossing, waarbij geen belangrijke invalshoeken (perspectieven) worden vergeten, onderschat dan wel overschat.
7. De IT-functie is nu in staat om naast het GEA-framework ook de andere GEA-instrumenten te gebruiken, te weten het GEA-assessment, de EC-index, het GEA competence profile en de GEA processen voor het ontwikkelen van integrale oplossingscontouren.
8. De samenhang en samenwerking binnen het IT-domein zelf verbeteren.

De GEA gebruiker kan door een gecombineerde toepassing van COBIT2019 en GEA:

1. COBIT2019 als referentiearchitectuur gebruiken om de huidige status van de besturing van de IT-functie beter te doorgronden en eventuele omissies en verbeteringen te detecteren.
2. De COBIT2019 richtinggevende kaders verankeren in de enterprise architectuur op de strategische, tactische en operationele niveaus en het versterken van de samenhang op en tussen al deze niveaus.
3. Beter en tijdiger de IT richtinggevende kaders toepassen bij het ontwikkelen van integrale oplossingscontouren voor bedrijfsvraagstukken.
4. De zogenaamde en bekende kloof tussen ‘business’ en IT (business/IT-gap) overbruggen, de samenhang op enterprise niveau daarmee verbeteren, en in het verlengde daarvan de organisatie performance.
5. Betere samenwerking bereiken van de medewerkers van de IT-functie met de medewerkers van de overige bestuurlijke invalshoeken.
6. De overige COBIT2019 instrumenten gebruiken waaronder de SIX Principles for a Governance System, Three Principles for a Governance Framework, COBIT Capability levels, etc.

Conclusie en aanbeveling

Op basis van onze hierboven geschetste wijze van integratie van COBIT2019/GEA  en de benoemde bevindingen vanuit het perspectief van de COBIT2019- en GEA gebruiker  stellen wij dat deze integratie realiseerbaar is en voor beide typen gebruikers veel voordelen biedt, en dat de betreffende organisaties beter zullen presteren. Wij bevelen een COBIT2019/GEA integratie dan ook van harte aan.