Architectuur /   |   14 april 2020

Waren wij voorbereid op Corona

Avatar foto Paul Mulder

Op het moment van schrijven van deze blog werk ik al een kleine maand vanuit huis voor Solventa en voor de organisatie waar ik als enterprisearchitect ben ingezet. Als architect denk ik toekomstgericht en houd ik me bezig met hoe de organisatie haar doelen kan verwezenlijken en ook welke maatregelen er nodig zijn om de continuïteit te waarborgen. Business Continuity Management (BCM) is daarom voor mij ook een belangrijk aandachtspunt binnen enterprisearchitectuur.

Daarom stel ik mijzelf de vraag in hoeverre wij voorbereid waren op de Coronapandemie. En dan niet alleen als bedrijf of organisatie, maar ook als overheid en ook in de eigen thuissituatie. Hebben wij een Business Continuity Plan en in hoeverre voorziet dit plan in dit scenario?

Business Continuity Management is het geheel aan activiteiten dat erop is gericht:

  1. de veiligheid van bezoekers en medewerkers van je organisatie te waarborgen;
  2. de continuïteit van de bedrijfsvoering van je organisatie na een calamiteit te kunnen waarborgen;
  3. de reputatie van je organisatie te waarborgen.
De overheid neemt maatregelen om de uitbreiding van de besmetting te remmen.

Binnen organisaties en overheden worden snel crisisteams gevormd. Gelukkig kunnen wij het enigszins zien aankomen. Hoe was dit gegaan als de virusuitbraak in Nederland had plaatsgevonden?

In veel branches wordt al wel geregeld thuis gewerkt, zodat werken op afstand mogelijk is. Maar als de situatie weken of maanden aanhoudt, is het dan wel zo goed geregeld? En wat als de helft van het personeel ziek wordt of medewerkers met essentiële kennis uitvallen of zelfs overlijden? Winkels en supermarkten stellen desinfecterende gels ter beschikking, voor zover daar nog aan te komen is, en improviseren afscherming voor kassapersoneel. Ziekenhuizen schalen snel op maar lopen al snel aan tegen tekorten aan beschermende middelen zoals kleding en mondkapjes en tekort aan personeel. In verzorgingshuizen worden bezoekers geweerd, maar verzorgt het personeel noodgedwongen zonder beschermende middelen de kwetsbare cliënten.

Veel bedrijven en kleine zelfstandigen dreigen kopje onder te gaan als de situatie van een vrijwel stil gelegde economie lang aanhoudt. Thuis heb ik snel een extra laptop kunnen regelen om voor mijn kinderen les volgen vanuit huis mogelijk te maken. Mijn glasvezelverbinding biedt gelukkig genoeg bandbreedte om met 5 personen met meerdere devices online te zijn. Maar redt het gezin zich als wij, ouders, zelf ook ziek worden, misschien op de IC belanden of nog erger?

Wees voorbereid

Bill Gates adviseerde in 2015 de wereld al om zich voor te bereiden op een virus uitbraak die tot een pandemie leidt. Hij refereerde aan de Spaanse griep in 1918 die in 263 dagen tijd resulteerde in wereldwijd 33 miljoen doden. Zijn wij nu voorbereid op een pandemie?

Vaak moet er eerst iets gebeuren om Business Continuity Management op de agenda te krijgen. Dat geldt voor de overheid, bedrijven, maar ook thuis. Een pandemie kan nog een keer voorkomen en is bovendien niet het enige dat ons kan treffen. 60% van de bedrijven gaat failliet na een grote brand, omdat productie niet snel opnieuw op te starten is en klanten intussen zijn overgestapt naar een concurrent. Cybercrime, bijvoorbeeld met behulp van ransomware, leidt tot tijdelijk stilvallen van bedrijven, hoge herstelkosten, grote reputatieschade en blijvende gevolgen. Een combinatie van rampen is meestal fataal.

Business Continuity Management helpt om beter voorbereid te zijn.

Je verhoogt het weerstandsvermogen en de veerkracht van de organisatie in een crisissituatie:

  • alarmeringsfase met alarmerings- en escalatieprocedures;
  • activeringsfase met het opstarten van het Business Continuity Plan, de eerste maatregelen;
  • uitvoeringsfase met terugdringen van gevolgschade, de herstelstrategie en het management van de organisatie in de noodsituatie, bijvoorbeeld in een uitwijksituatie;
  • nazorg en evaluatie met herstel van en terugkeer naar de normale operatie.

Gaan wij na deze crisis massaal een Business Continuity Plan opstellen? Bijvoorbeeld door te vragen: Wat hadden wij beter kunnen doen en wat is verstandig voor de toekomst? Of vertrouwen wij op het improviserend vermogen?

Je kunt niet op ieder scenario voorbereid zijn. Financiële buffers aanleggen is verstandig, maar niet voor ieder bedrijf of zelfstandige haalbaar. Je verzekeren tegen alles is ook niet mogelijk. Toch kan het opstellen van een Business Continuity Plan je helpen om te bepalen wat je wel kunt doen om zo goed mogelijk voorbereid te zijn op een crisissituatie. Dat geldt voor bedrijven, landelijke en lokale overheden en ook voor de thuissituatie.

Bespreek de mogelijkheden
3