Architectuur voor doeners

“Wij werken niet onder architectuur, want wij zijn doeners!”

Bij verschillende organisaties hoor ik wel eens deze opmerking. De gedachte hierachter is dat werken onder architectuur geassocieerd wordt met langdurige trajecten en breedvoerige afwegingen bij het nemen van beslissingen. Architecten zijn op zoek naar samenhang en zijn denkers. Doeners zien een probleem en gaan het liefst meteen aan de slag om het op te lossen.

Op zich een goede eigenschap, maar het risico met doeners is dat de waan van de dag regeert. Als er al lange termijn doelen en visies vastgesteld zijn, blijkt telkens op het eind van het jaar dat maar weinig doelstellingen gehaald zijn en dat er maar kleine stappen gezet zijn in de richting van waar de organisatie heen wil. Ook zijn er keuzes gemaakt die eigenlijk geen logische stap zijn in de beoogde richting.

Doeners zijn druk met brandjes blussen en met werken tegen deadlines. Hierdoor wordt de probleemanalyse te vluchtig gedaan. Oplossingen worden onvoldoende vanuit alle relevante invalshoeken beoordeeld en zijn vooral gericht op korte termijn effecten.

Hoe kun je als architect deze doeners helpen om effectiever te zijn in het nastreven van de doelen van de organisatie? Een antwoord is: door de architectuurfunctie zo in te richten dat snel de juiste beslissingen genomen kunnen worden.

Maar hoe doe je dat? Maak de enterprise architectuur compact en toegankelijk. Zorgt dat zingevingsaspecten zoals missie, visie, kernwaarden, doelen en strategieën overzichtelijk bij elkaar staan, in plaats van dat ze verborgen zijn in allerlei visiedocumenten en businessplannen. Maak gebruik van overzichtelijke modellen zoals het Business Model Canvas of OGSM (Objectives, Goals, Strategies, Measures). Deze kun je aanvullen met simpele modellen in PowerPoint, bijvoorbeeld een strategiekaart. Hetzelfde geldt voor de vormgevingsaspecten, zoals principes, doelstellingen/KPI’s en andere richtinggevende (beleids)uitspraken. Deze leg je vast in een spreadsheet, in een architectuurtool of ook in PowerPoint.

Bepaal welke perspectieven belangrijk zijn voor de organisatie. Bij de meeste organisaties zijn dat er 10 tot 12. Voorbeelden van perspectieven zijn: klant, sales, processen, financiën, personeel en informatievoorziening. Formeer een adviesgroep, bestaande uit ‘perspectiefeigenaren’. Dit zijn materiedeskundigen en dus lang niet altijd de managers van afdelingen. Zorg dat ze de enterprise architectuur kennen, zodat ze naast de inhoudelijke kant van het werk ook bekend zijn met strategie en beleid.

Deze adviesgroep kan voor vraagstukken in zeer korte tijd oplossingsrichtingen bedenken en de impact op de perspectieven vaststellen. De architect is daarbij faciliterend. Zo ontstaan goed afgewogen oplossingen, die in samenhang zijn met de strategie en het beleid. Bovendien is er draagvlak voor, omdat rekening gehouden is met belangen vanuit verschillende perspectieven.

Architectuur is dan niet meer vertragend, maar juist versnellend! Geschikt voor doeners.