Inleiding

Solventa heeft de tien architectuurprincipes van “De gemeente in de toekomst” gepresenteerd op de Strategie & Inspiratie sessie van november 2019. In deze blog neem ik je graag mee in het principe “Geen regie zonder kennis”.

Het document met de tien architectuurprincipes kunt u downloaden op onze kennisbank onder publicaties.

Regie

Het takenpakket van een gemeente is breed en veel taken vergen specifieke kennis en ervaring. Kennis en ervaring die veel gemeenten niet meer ‘in huis’ (kunnen) hebben. Gemeenten besteden veel taken uit en voeren regie over de uitbestede taken. “Wij zijn een regie organisatie” is een veel gehoorde uitspraak bij tal van gemeenten.

Het doel van de regie over uitbesteden is het verhogen van de effectiviteit en efficiency van de organisatie, de gemeente:

  • Richt zich op haar kerntaken en
  • Vertrouwt niet-kerntaken toe aan gespecialiseerde leveranciers.

De gemeente belegt een deel van haar taken bij leveranciers. De gemeente is als opdrachtgever verantwoordelijk voor het resultaat en het bereiken van haar doelen. Regie voeren is dus belangrijk voor het succes van de gemeente.

Volgens het Van Dale woordenboek heeft regie de volgende betekenissen:

  1. Inhoudelijke, artistieke leiding.
  2. Coördinatie, sturing, leiding.
Kennis

Een gemeente die regie voert, heeft dus inhoudelijk en sturend de leiding:

  • Inhoudelijke leiding vereist kennis van de inhoud.
  • Sturing en leiding vereist kennis van besturing.

Onderstaande tabel bevat per onderdeel de inhoudelijke en besturingsaspecten die door de regie organisatie uitgevoerd worden.

Onderdeel

Inhoud

Sturing

Identificeren van het vraagstuk

Vraagstuk en potentiele oplossingen
identificeren.

Inhoudelijke kaders opstellen.

Doelen en  strategie bepalen.

Bepalen van kaders in termen van prioriteit, tijdslijnen en budget.

Besluitvorming

Huis op orde brengen

Portfolio management

Formuleren van de vraag

Markt consultatie.

Aanbesteden.

Keuze van de aanbestedingsvorm en
contractvorm.

Bepalen van juridische kaders.

Uitvraag

Beoordelen inhoud.

Verificatie inhoud.

Beoordelen voorwaarden

Besluiten over gunning

Contract

 

Opstellen contract

Leveranciersmanagement

Realisatie / levering

Beheren van de vraag (requirements management).

Samenwerken (inhoud).

Bewaken van de kwaliteit.

Beoordeling van de levering (inhoud).

Bewaken van afspraken, contract en  leveranciersmanagement.

Programma / project management.

Beoordeling van de levering (contract).

Financiële afhandeling

 

Bewaken van de financiële afspraken.

 

Conclusie

Het behalen van de doelstellingen van uitbesteden vereist een goede samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Goede samenwerking vereist dat beide partijen over kennis van zaken beschikken en betrokkenheid van beide partijen bij de inhoud en besturing. Voor de opdrachtgever betekent dit: Geen regie zonder kennis van de inhoud.