Sta jij voor een aankomende fusie, overname, splitsing of reorganisatie? Dan herken je waarschijnlijk de onzekerheid en de noodzaak om alles goed te organiseren. Teams moeten zich voorbereiden op nieuwe verwachtingen, taken worden opnieuw verdeeld en processen en applicaties moeten worden aangepast om efficiënt te blijven werken. In zo’n turbulente tijd is een bedrijfsfunctiemodel (of vergelijkbaar een capability model) onmisbaar om de transformatie succesvol te laten verlopen.

In de huidige dynamische bedrijfsomgeving is het essentieel voor organisaties om flexibel en strategisch te kunnen reageren op veranderingen. Een bedrijfsfunctiemodel biedt een overzicht van alle bedrijfsactiviteiten die een organisatie uitvoert om de (nieuw) gestelde bedrijfsdoelstellingen te bereiken en diens producten en diensten te leveren. Het model kent een hoofdindeling naar strategisch sturende bedrijfsfuncties, primaire bedrijfsfuncties en ondersteunende bedrijfsfuncties. Verder kent het model meestal drie niveaus van detaillering die door decompositie en aggregatie in elkaar overlopen.

Een bedrijfsfunctiemodel wordt gebruikt om verschillende redenen:

1. Overzicht en Structuur: Het biedt een duidelijk, schematisch overzicht van alle bedrijfsactiviteiten. Dit helpt bij het structureren van de activiteiten en het identificeren van onvolkomenheden.
2. Stabiliteit en Consistentie: De bedrijfsfuncties zijn onafhankelijk van hoe en door wie deze worden uitgevoerd. Daarmee fungeert het model als een stabiel en consistent referentiepunt door de tijd heen.
3. Ondersteuning van Besluitvorming: Het model helpt bij het maken van weloverwogen beslissingen over investeringen in medewerkers, technologie en processen door een duidelijk beeld te geven waar verbeteringen nodig zijn. Met bijvoorbeeld een heatmap kan per bedrijfsfunctie een indicatie gegeven worden over de ruimte tussen benodigde versus aanwezige kennis, kunde, vaardigheden, ervaring, capaciteit, toekomstvastheid of digitale ondersteuning.

Door alle activiteiten inzichtelijk te maken, is het bedrijfsfunctiemodel een grondplaat van de organisatie. Het is daarmee zeer geschikt om er verschillende invalshoeken op te projecteren zoals informatie-objecten, organisatieonderdelen (eigenaarschap), applicaties en wet- en regelgeving. Zodoende wordt de logische samenhang vanuit verschillende bedrijfsperspectieven inzichtelijk, bijvoorbeeld de samenhang tussen proces en applicaties.

Naast dat de grondplaat en de projecties een holistisch beeld geven van de bedrijfsvoering en daarmee veel inzichten bieden, helpen ze ook bijzonder goed bij discussies over veranderingen, scope, nieuwe oplossingsrichtingen en het bepalen van consequenties en uiteindelijk de besluitvorming. Hiermee wordt voor elke transformatie een gedeelde visie en een organisatiebreed draagvlak gecreëerd.

Het bedrijfsfunctiemodel kan ingezet worden voor allerlei vormen van transformaties zoals vernieuwing, samenwerkingsverbanden, reorganisaties, fusies, overnames, splitsingen, etc. Het helpt onder andere bij:

• Het identificeren van overlappen of hiaten tussen afdelingen of bedrijven.
• Het scheiden of samenvoegen van applicaties of technologieën.
• Het vaststellen van eigenaarschap en verantwoordelijkheden.

Kortom: een bedrijfsfunctiemodel is een cruciaal en strategisch instrument om soepele transformaties te waarborgen. Het biedt de grondplaat van de organisatie om de dagelijkse complexiteit van veranderen te beheersen.

In de dagelijkse praktijk zet Solventa dit strategisch instrument met veel succes in. Bij welke veranderingen binnen jouw organisatie zou jij kunnen profiteren van zo’n bedrijfsfunctiemodel als grondplaat van je organisatie? Of zoek je de verbinding met vakgenoten (MT en architecten)  en zou je over dit onderwerp in discussie willen gaan met en ervaringen willen delen van andere klanten in een ronde tafel sessie? Laat het ons weten!