Van ‘green field’ naar werkende organisatie

Hoe architectuur rondomJou in zeven maanden liet draaien

Een nieuwe organisatie optuigen die vanaf dag één jeugdzorg moet leveren aan de helft van Den Haag, met een team van slechts enkele mensen en in zeven maanden tijd. Samen met Solventa bouwde Rondomjou in hoog tempo een volwaardig applicatielandschap en organisatie-fundament, vanuit het niets.

Aanleiding

Rondomjou is ontstaan vanuit een aanbesteding van de gemeente Den Haag voor de jeugdzorg. Vier samenwerkende zorgorganisaties, waaronder Jeugdformaat, schreven zich gezamenlijk in en wonnen de opdracht: zij mochten de jeugdzorg gaan verzorgen voor de helft van de stad. Rondomjou kreeg daarbij een regierol en levert zelf de basiszorg (vergelijkbaar met de eerste lijn), terwijl de specialistische zorg (tweede lijn) wordt geleverd door de initiatiefnemende organisaties. Van de zorg die voorheen door de gemeente zelf werd georganiseerd, moest Rondomjou een eigen, functionerende organisatie maken.

Tussen het besluit en de startdatum lag maar een paar maanden. Er was op dat moment nog geen organisatie, geen applicatielandschap en geen ingerichte informatievoorziening, alleen de opdracht om dit binnen zeer korte tijd neer te zetten. Een architect, die dezelfde rol al vervulde bij Jeugdformaat, werd gevraagd om samen met een consultant/projectleider en de informatiemanager de ICT-kant van deze nieuwe organisatie vanaf de grond op te bouwen.

Aanpak

In plaats van een uitgebreid, langdurig ontwerptraject koos het kernteam voor een pragmatische, snelle opbouw. Er was letterlijk sprake van een groene weide: een leeg architectuurlandschap dat stap voor stap moest worden ingevuld. Vanuit de architectuurrol werd een compleet overzicht getekend van alle benodigde bouwstenen. Van HR-systemen, een samenwerkingsplatform en SharePoint tot het elektronisch cliëntendossier (ECD) voor de zorgregistratie. Niet alleen applicaties kregen een plek in dit landschap, ook processen, gegevensstromen en de mensen erachter werden bewust meegenomen, in lijn met de brede kijk vanuit het Solventa Denkraam.

Om snelheid te maken werd waar mogelijk gebruikgemaakt van bestaande contracten en leveranciers van Jeugdformaat, en werd tijdelijk het ECD van de gemeente Den Haag zelf ingezet. Een overbruggingsoplossing voor ongeveer tien maanden, in afwachting van een eigen, structurele oplossing. Parallel daaraan bracht de architect in kaart welke systemen van de gemeente Den Haag nog nodig waren, wat er structureel anders moest, en welke afspraken daarvoor met de gemeente gemaakt moesten worden,  inclusief de juridische en contractuele kant daarvan.

Naast de zorgregistratie was ook de inrichting van processen voor de medewerkers een cruciaal aandachtspunt. Medewerkers die voor Rondomjou werken, zijn in dienst van de initiatiefnemende organisaties en niet van Rondomjou zelf. Dat vroeg om een zorgvuldig ingericht instroom-, doorstroom- en uitstroomproces: een nieuwe, “dunne” registratie waarin medewerkers wél de juiste autorisaties, mailboxen en toegang tot systemen kregen, en waarin de aanvraag van een toegangspas bij de gemeente Den Haag automatisch werd geregeld. Ook de fysieke werkomgeving – een locatie met een eigen, van de gemeente afgescheiden netwerk, telefonie en flexibele werkplekken – werd vanuit dezelfde brede blik opgepakt.

Het volledige applicatielandschap werd door de architect zelfstandig vastgelegd in Archi, met meerdere tijdslagen: de situatie op de startdatum, een half jaar later, en de gewenste situatie voor de periodes daarna. Omdat alles in hoog tempo moest gebeuren, werden keuzes en afspraken destijds vooral vastgelegd in presentaties en notities richting de bestuurders, in plaats van in uitgebreide documentatie. Later, met meer rust, werd hierin alsnog structuur in aangebracht.

Resultaten

Binnen zeven maanden stond er een werkende organisatie die vanaf de eerste dag zorg kon leveren aan de inwoners van Den Haag. Een jaar later kon het tijdelijke ECD van de gemeente volledig worden uitgefaseerd: Rondomjou had inmiddels een eigen ECD geselecteerd en geïmplementeerd en geschikt gemaakt voor de rol van regieorganisatie. De migratie van cliëntdossiers vanuit het systeem van de gemeente was een omvangrijk traject op zich, met migratiedashboards, deels geautomatiseerde en deels handmatige verwerking, en een tijdelijk team van vijftien man dat een maand lang dossiers overzette, gecoördineerd vanuit de architectuurrol.

Ook het volledige medewerkersproces is operationeel ingericht en geautomatiseerd, van systeemtoegang tot toegangspassen. Het applicatielandschap van Rondomjou is compleet en overzichtelijk vastgelegd, inclusief de ontwikkeling ervan over meerdere fases.

Impact

De toegevoegde waarde van architectuur zat in dit traject vooral in het overzicht en de samenhang die anders ontbroken zouden hebben. Waar de betrokken specialisten ieder vanuit hun eigen kracht werkten – visie en politieke slagkracht enerzijds, uitvoeringskracht anderzijds – bracht de architectuurrol structuur aan tussen strategie en uitvoering: het “inkleuren” van een leeg landschap, het bewaken van de samenhang tussen applicaties, processen en mensen, en het vertalen van ideeën naar concrete, uitvoerbare stappen.

Die structurerende rol is verankerd geraakt in de organisatie: vanaf de oprichting is er wekelijks een ICT-werkgroepoverleg, dat nog steeds bestaat en wordt voorgezeten vanuit de architectuurrol. Juist het vasthouden van overzicht, het stellen van prioriteiten en het bewaken van de rode draad hebben ervoor gezorgd dat Rondomjou niet alleen snel, maar ook doordacht is opgebouwd.  Een fundament waarop de organisatie de komende jaren, met een contractperiode die doorloopt tot eind 2031, verder kan bouwen.