Samen bouwen aan een toekomstbestendige IT-fundament

Opstellen domein- en enterprise-architecturen voor de drie nieuwe woningcorporaties

Aanleiding

Clink diensten is de gezamenlijke dienst voor de drie woningcorporaties Hef Wonen, Hof Wonen en Stedelink. Woningbouwcorporaties in Nederland hebben één gemeenschappelijk doel: huurders aan een fijne woning helpen. Hoe meer tijd ze hieraan kunnen besteden, des te meer tevreden bewoners. Clink diensten is de externe kracht die de weg daarvoor vrijmaakt. Bij Clink Diensten vind je expertise op het vlak van IT, inkoop, HR, VvE-beheer, treasury, privacy & security, fiscale zaken & verzekeringen en de documentaire informatievoorziening.

Na de oprichting in 2023, voortkomend uit de splitsing van Vestia, lag de focus van de corporaties op het opbouwen van eigen identiteit en het versterken van de operationele basis. Tegelijkertijd werd duidelijk dat de digitale omgeving een impuls nodig had om verdere modernisering mogelijk te maken. Om de vernieuwing richting te geven, was een gezamenlijke visie en architectuur nodig die de samenwerking ondersteunt en de IT-investeringen verbindt met de bredere strategische koers van de corporaties.

Aanpak

De bestuursraad, met daarin bestuurders van de drie corporaties en Clink Diensten, besloot begin 2023 om het ontwikkelen van een gezamenlijke digitale koers met prioriteit op te pakken. In plaats van een langdurig top-down visietraject, met bedrijfsbrede inzet, is gekozen voor een dunne enterprise-architectuur: een compacte basis van domeindemarcatie en zes leidende principes.

Met behulp van achtbaansturing is gewerkt in een cyclische aanpak, waarin top-down richting en bottom-up inzichten elkaar versterken. De corporaties bepaalden gezamenlijk welke domeinen prioriteit kregen, zodat snel gestart kon worden met de meest urgente bedrijfs- en IT-vraagstukken. Omdat we niet direct alle domeinen ontwikkelen, blijft de inspanning voor de business beperkt.

Volgens een vast stramien werken we in veertien weken doorlooptijd aan de bedrijfsvisie voor drie domeinen. We starten met knelpunten, voeren een SWOT-analyse uit en verkennen dromen over de toekomst. Tussendoor organiseren we inspiratiesessies met bedrijven binnen en buiten de sector. Vervolgens stellen we strategische thema’s vast, combineren die met doelstellingen en leggen dit vast in een visiehuis.

Het visiehuis wordt door een architect vertaald naar een doelarchitectuur. Uit de gap tussen de huidige situatie en de doelarchitectuur ontstaan veranderinitiatieven, die we volgordelijk organiseren op een domeinroadmap. De domeinroadmaps worden samengevoegd door portfoliomanagement tot een programma-roadmap, voorzien van start- en einddata. Het bestuur beoordeelt deze roadmap en bepaalt de noodzaak en prioriteit van de veranderinitiatieven.

Resultaten

Na de eerste drie domeinen volgden in latere stappen nog vier andere. Rond de zomer in 2024 vormen ze samen een gedragen totaalbeeld van de organisatie en haar digitale toekomst. Eind 2024 zijn de zeven domeinen samengebracht tot een volwaardige Enterprise Doelarchitectuur, die richting geeft aan verdere vernieuwing. Vanuit de geïdentificeerde veranderinitiatieven zijn inmiddels marktverkenningen en inkooptrajecten gestart, en in de tweede helft van 2024 zijn de eerste ‘best-of-breed’-applicaties geselecteerd en geïmplementeerd.

“De enterprise-architectuur is voor ons het kompas geworden waarmee we keuzes maken. De domeinaanpak helpt ons prioriteren, samenwerken met de business en toekomstbestendig investeren in IT.”

— Jeroen Halkes, Directeur IT Clink Diensten

Impact

De enterprise-architectuur geeft Clink Diensten en de drie corporaties een gemeenschappelijke koers en een helder kompas voor besluitvorming. De roadmap vormt het kader voor vernieuwing: beheerst, iteratief en afgestemd op de bedrijfsdoelen. Elke drie maanden worden de voortgang en prioriteiten besproken in een portfoliosessie met de bestuursraad — waardoor de koers actueel blijft en beslissingen steeds beter onderbouwd kunnen worden.

De samenwerking heeft geleid tot een toekomstbestendig IT-fundament dat modernisering mogelijk maakt, samenwerking versterkt en investeringen tastbaar verbindt met de maatschappelijke opdracht van de corporaties.