Aanleiding

Ontwikkelingen in de EU en in de Nederlandse wet- en regelgeving zijn aanleiding voor gemeenten om hun visie op de inrichting van bedrijfsprocessen en de informatievoorziening bij te stellen. Voorbeelden zijn de EDI-Wallet, de Single Digital Gateway-verordening (SDG), de Wet hergebruik overheidsinformatie (Who), de Wet open overheid (Woo), de Gemoderniseerde Archiefwet en de BIO / NIS-2 (Baseline Informatiebeveiliging Overheid / Network and Information Security Directive). Daarnaast vereist de taakuitbreiding van gemeenten meer samenwerking tussen overheden en ketenpartners. Dit betekent meer delen en uitwisselen van gegevens en het volgen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) als het om persoonsgegevens gaat.

Ook zijn er in het gemeentelijk domein ontwikkelingen op het gebied van ICT die vrijwel alle gemeenten raken. Denk hierbij aan de transitie van on-premise naar cloudapplicaties, meer koppelingen tussen applicaties, Common Ground als belangrijke visie en ontwikkeling op het gebied van gemeentelijke ICT en de Generieke Digitale Infrastructuur (GDI) van de overheid.

Voor de gemeente Midden-Drenthe zijn dit aanleidingen om de  iVisie  bij te stellen en ‘werken onder architectuur’ in te zetten als middel om strategische doelen te realiseren. Het gebruik van het generieke on-premise zaaksysteem wordt heroverwogen ten gunste van taakspecifieke SaaS-applicaties. Er is behoefte aan inzicht in de samenhang van het applicatielandschap en aan kaders en best practices om de veranderingen in goede banen te leiden.

In de bestaande iVisie zijn zaakgericht werken, digitaliseren en datagedreven werken al uitgewerkt. Het is van belang aan te sluiten op de lopende ontwikkelingen op die gebieden.

Aanpak

De gemeente Midden-Drenthe wil de architectuurfunctie met eigen mensen gaan invullen. De rode draad in de aanpak van de opdracht is dat deze in co-creatie en nauwe samenwerking plaatsvindt tussen de consultant van Solventa en medewerkers van de gemeente.

Gestart wordt met het inrichten van een architectuur repository; een folderstructuur in SharePoint waarin gestructureerd alle informatie met betrekking tot architectuur wordt opgeslagen. Een belangrijk onderdeel is de ArchiMate repository. Hierin leggen wij het applicatielandschap vast, inclusief de koppelingen tussen de applicaties. Hierbij wordt ook vastgelegd of de applicatie on-premise of in de cloud gehost wordt. De applicaties worden verbonden met het bedrijfsfunctiemodel van de gemeente, waarvoor de GEMMA als referentiearchitectuur geldt.

Met de NORA en GEMMA als bronnen en aangevuld vanuit best practices bij andere organisaties stellen wij een set architectuurprincipes op. Deze geven kaders aan en kunnen meegegeven worden in het programma van eisen bij aanbestedingen.

Om het standpunt met betrekking tot Common Ground te bepalen houden wij een workshop. Hierin leggen wij uit wat Common Ground inhoudt, welke principes hierbij van toepassing zijn, wat de stand van zaken is met betrekking tot de ontwikkeling van Common Ground componenten en welke opties er zijn om als gemeente hierop aan te haken en te anticiperen.

Ook worden aandachtspunten aangedragen voor het opstellen van een cloudstrategie.

Voor twee te starten projecten laten wij zien hoe de ArchiMate repository gebruikt kan worden om de scope van een aanbesteding te bepalen. Welke bedrijfsfuncties betreft het, welke functionaliteit is nodig en wat is de context binnen het applicatielandschap? Dit laatste is nodig om de koppelingen met andere applicaties te inventariseren. Een template voor een Project Start Architectuur biedt hierbij structuur voor wat van belang is om richting te geven aan het project.

In enkele workshops nemen wij de organisatie mee in wat werken onder architectuur inhoudt. Wat betekent architectuur inhoudelijk, welke architectuurprocessen worden onderkend en welke gedragsverandering is nodig om hier succesvol mee te gaan werken? De beginselen van het gebruik van ArchiMate en best practices bij het gebruik van passende tooling hiervoor komen in aparte workshops aan de orde.

Resultaat

De gemeente Midden-Drenthe heeft kaders voor de inrichting van bedrijfsprocessen en het applicatielandschap dat deze processen gaat ondersteunen. Er is genoeg informatie om als gemeente een standpunt over Common Ground in te nemen en de gemeente heeft handvatten om een cloudstrategie en cloudtransitie uit te werken. In de roadmap voor vernieuwing van het applicatielandschap worden de afwegingen Common Ground en cloud meegenomen.

Er is een basisinrichting van een ArchiMate repository die de gemeente zelf nader kan vullen. Getoond is hoe architectuur te gebruiken is in verandertrajecten. Bijvoorbeeld voor het bepalen van de impact van een strategische of tactische verandering, de scope van een aanbesteding en het schetsen van de oplossingsrichting.

Impact

In een parttime opdracht met een doorlooptijd van slechts vijf maanden heeft de gemeente Midden-Drenthe in hoog tempo en in een prettige sfeer kennis gemaakt met werken onder architectuur. De gemeente heeft inzicht gekregen in het applicatielandschap en hoe die in verbinding gebracht kan worden met de bedrijfsfuncties en de bedrijfsprocessen. Mooi was te zien hoe het enthousiasme toenam om met architectuur aan de slag te gaan en deze discipline in te zetten bij de veranderingen die de komende jaren op de gemeente afkomen. De informatieadviseurs hebben inzichten gekregen in een werkende aanpak en best practices om een strategie te vertalen naar een projectportfolio.

Het zelfvertrouwen om die veranderingen met succes te kunnen doorvoeren is toegenomen. De basis voor het gebruikmaken van architectuur is neergezet en de wil om hiermee verder te gaan is er.

Om in verandertrajecten maximaal gebruik te maken van werken onder (of samenwerken met) architectuur is een volwassen samenwerking nodig tussen de disciplines strategie en beleid, informatiemanagement, architectuur, datamanagement, security, privacy en portfoliomanagement. Het gebruikmaken van elkaars expertise leidt tot projecten met breed draagvlak en het ‘by design’  meenemen van belangrijke aandachtspunten.

Gemeente Midden-Drenthe is de weg naar professioneel verandermanagement ingeslagen. Het besef is er dat de groei naar volwassenheid meerdere jaren duurt. Uiteraard kan de gemeente wanneer nodig in het vervolgtraject een beroep doen op de architectuurkennis van Solventa, al was het maar voor de nuttige frisse blik vanaf buiten om hierin bij te sturen.