Mag de politiek het soms winnen van architectuur?

Tijdens een recent project heb ik veel energie gestoken in het richting geven aan een belangrijk te nemen besluit door het bestuur. Mijn advies werd echter niet (geheel) overgenomen. Ik had hier vrede mee, maar anderen hadden er wat meer moeite mee. In deze blog leg ik uit hoe ik hiernaar kijk.

Architecten houden van samenhang, van principes, doelarchitecturen, standaarden en heldere keuzes. Bestuurders houden daar doorgaans ook van, totdat de werkelijkheid zich meldt. Dan blijkt ineens dat een strategische partner andere eisen stelt, een programma sneller resultaat moet opleveren, een leverancier bestuurlijk draagvlak heeft of de financiering onder druk staat. Ook kan een directie om redenen van timing, belangen of haalbaarheid bewust een andere keuze maken dan de architectuur voorschrijft.

Sommige Enterprise Architecten voelen zich hier ongemakkelijk bij, toch is het niet per definitie verkeerd. Sterker nog: het is goed dat politiek het soms wint van architectuur.

Architectuur is rationeel, organisaties zijn dat niet

Enterprise Architecten proberen besluitvorming te structureren. We kijken naar samenhang tussen strategie, organisatie, processen, informatie, applicaties en technologie. We proberen de gevolgen van keuzes niet alleen voor vandaag, maar ook voor over vijf of tien jaar te beoordelen.

Dat is noodzakelijk, maar organisaties worden niet uitsluitend door rationele ontwerpprincipes bestuurd. Bestuurders moeten rekening houden met belangen, draagvlak, financiering, toezeggingen, samenwerkingspartners, maatschappelijke druk, timing en uitvoerbaarheid. Soms is de architectonisch beste oplossing bestuurlijk simpelweg niet de beste keuze.

Dat betekent niet dat één van beide perspectieven fout is. Het zijn verschillende rationaliteiten:

• De architect vraagt: “Past deze keuze bij de gewenste (in)richting van de onderneming?”
• De bestuurder vraagt daarnaast: “Kunnen en willen we deze keuze op dit moment daadwerkelijk maken?”

Die vragen kunnen tot verschillende antwoorden leiden. Dat is geen tekortkoming, maar een logisch gevolg van de verschillende verantwoordelijkheden en perspectieven.

Een optelsom van historische uitzonderingen

De spanning tussen bestuur en architectuur wordt vaak voorgesteld alsof uiteindelijk iemand moet winnen. Ofwel de architectuur wordt gevolgd, ofwel de bestuurder negeert de architect.

Maar daarmee missen we iets heel wezenlijks: de afwijking zelf is niet het grootte risico, dat is wanneer een situationeel genomen bestuurlijke keuze ongemerkt permanente architectuur wordt.

Stel dat een organisatie heeft besloten integraties zoveel mogelijk via één strategisch integratieplatform te realiseren. Een belangrijk programma wil vervolgens software aanschaffen waarvoor een tweede integratieplatform noodzakelijk is. Vanuit architectuur is dat ongewenst. Er ontstaat extra technologie, extra beheer, extra expertise, aanvullende beveiliging en waarschijnlijk ook extra kosten. De Enterprise Architect adviseert daarom een alternatief. Toch kiest de directie voor het voorstel van de programmaleiding. Dit kan zijn vanwege een harde deadline of omdat een strategische partner dezelfde technologie gebruikt of omdat het alternatief financieel gewoon niet haalbaar is. Dat kunnen allemaal legitieme beslissingen zijn.

Het échte probleem ontstaat pas wanneer een volgend project zegt: “We hebben blijkbaar twee integratieplatformen, dus wij kunnen het tweede platform ook gebruiken.”. Een uitzondering is dan ongemerkt standaard geworden. Na enkele jaren bestaat de architectuur niet meer uit bewuste keuzes, maar uit de optelsom van historische uitzonderingen.

Tijdelijke keuzes, blijvende gevolgen

Daarmee raken we een fundamenteel verschil tussen bestuurlijke besluitvorming en enterprise architectuur: de tijdshorizon.

De reden voor een bestuurlijk compromis kan tijdelijk zijn: een programma stopt, een bestuurder vertrekt, een samenwerking verandert, budget komt niet beschikbaar, een leverancier wordt vervangen. Maar de architectonische consequenties kunnen nog jarenlang blijven bestaan. Applicaties moeten worden beheerd, koppelingen blijven draaien, data moeten beschikbaar blijven, contracten moeten verlengd worden, medewerkers moeten kennis onderhouden en securitymaatregelen blijven noodzakelijk.

De oorspronkelijke motivatie voor het besluit kan allang verdwenen zijn, terwijl de organisatie nog steeds de rekening betaalt. Ik noem dit architectuurschuld. Net als technische schuld of financiële schuld is die niet per definitie verkeerd, soms is schuld juist rationeel. Je accepteert tijdelijk een minder optimale situatie omdat daar op korte termijn voldoende voordeel tegenover staat. Maar dan moet je wel weten dat je schuld aangaat, en vooral: waarom, tegen welke prijs en voor hoelang.

Dat is een van de belangrijkste bijdragen die enterprise architectuur aan bestuurlijke besluitvorming kan leveren. Niet zeggen dat iets niet mag, maar zichtbaar maken wat een keuze vandaag, kan betekenen voor morgen.

De Enterprise Architect is geen architectuurpolitie

Daarmee is ook de rol van de Enterprise Architect helder. Niet degene die bepaalt welke besluiten het bestuur wel of niet mag nemen en de enterprise architectuur is ook geen constitutioneel hof van de onderneming. Het bestuur bestuurt, de architect adviseert. Maar dat advies moet wel verder gaan dan “Dit is niet conform architectuur”, daar heeft een bestuurder weinig aan.

Een goed architectuuradvies beschrijft de consequenties. Bijvoorbeeld: “Wanneer we voor deze oplossing kiezen, introduceren we structureel een tweede technologieplatform. Dat betekent aanvullende beheercompetenties, beveiligingsmaatregelen en integratiekosten. Tevens wordt toekomstige rationalisatie complexer.”

Nu ontstaat een bestuurlijke afweging, de voordelen staan tegenover de consequenties. En precies daar hoort enterprise architectuur thuis. Midden in de besluitvorming, als leverancier van samenhang, consequenties en langetermijnperspectief, niet als normerend controlemechanisme.

Enterprise architectuur als institutioneel geheugen

Wanneer een bestuurder bewust afwijkt van de architectuur, moet één ding duidelijk blijven: de uitzondering verandert niet automatisch het principe. Een organisatie kan prima besluiten: “Ons uitgangspunt blijft één strategisch integratieplatform. Voor programma X wijken we daarvan gemotiveerd af.”.

Dat lijkt misschien onnodig formeel, maar dat is het niet. Het zorgt ervoor dat duidelijk blijft wat de richting is en waar bewust van die richting is afgeweken. Het voorkomt precedentwerking en zorgt ervoor dat toekomstige projecten niet automatisch dezelfde uitzondering claimen. Het maakt het ook mogelijk om de situatie later opnieuw te beoordelen. Daarbij hoort dat wordt vastgelegd waarom de afwijking is gemaakt, welke consequenties worden geaccepteerd, wie daarvan eigenaar is en wanneer heroverweging logisch is.

Daarmee benoemen we nog een belangrijke functie van enterprise architectuur: naast het samenhangend richting geven aan veranderingen, fungeert zij ook als institutioneel geheugen van de organisatie.

Bestuurders vertrekken, projectteams verdwijnen, programmamanagers krijgen een andere functie. Maar architectonische afwijkingen blijven vaak nog jaren zichtbaar in het landschap. Iemand moet dan nog weten waarom die keuze ooit is gemaakt.

Begrijp de politiek

Een goede Enterprise Architect heeft niet alleen verstand van modellen, principes en technologie. Hij of zij moet ook begrijpen hoe organisaties werkelijk besluiten nemen. Draagvlak, timing, samenwerkingsrelaties, financiering, macht en bestuurlijke haalbaarheid zijn daarin reële factoren. Wie die factoren negeert, kan een prachtige architectuur ontwerpen voor een organisatie die in werkelijkheid niet bestaat. Niet ieder directiebesluit is immers architectuur. Architectuur moet richting geven, geen werkelijkheid afdwingen, principes zijn geen natuurwetten en doelarchitecturen zijn geen voorspellingen van de toekomst.

Dat vraagt ook iets van de houding van de architect. Loyaliteit aan de onderneming moet uiteindelijk zwaarder wegen dan loyaliteit aan de architectuur. Een professionele reactie op een ongewenst besluit is daarom niet “Ik heb aangegeven dat dit niet architectuurconform is.” maar eerder “Vanuit architectuur adviseer ik optie A. Als de organisatie om bestuurlijke redenen voor B kiest, zijn dit de structurele consequenties en dit zijn de maatregelen waarmee we die kunnen beheersen.”. Daarmee blijft de architect inhoudelijk zuiver én bestuurlijk relevant.

Enterprise Architecten helpen een organisatie vooral om keuzes in samenhang te maken en te voorkomen dat individuele besluiten ongemerkt een ongewenste structurele werkelijkheid creëren. En dus mag politiek soms ook ‘winnen’, dat is niet noodzakelijk het falen van de Enterprise Architect, de werkelijke toets is wat er daarna gebeurt.

Voel jij je als architect sterk genoeg om jouw bestuurders te adviseren/beïnvloeden en begrijp jij hoe organisaties werkelijk besluiten nemen? Als je twijfelt kun je op de Solventa website zien hoe wij je hiermee kunnen helpen.