Architectuur /   |   10 december 2014

Digitale duurzaamheid: Top 5 aandachtspunten bij digitale Archivering

Niklas Odding

In deze derde blog rondom de architectuur van digitale duurzaamheid zal ik ingaan op Archivering van digitale documenten (in de breedste zin van het woord). Uiteraard neemt dit een belangrijke plaats in bij Digitale Duurzaamheid. In deze blog wil ik kort ingaan op enkele belangrijke aspecten waar organisaties op moeten letten bij het op deze beste manier inrichten van hun archiveringsprocessen en de ondersteunende ICT middelen die zij hierbij willen inzetten.

1. Compliancy

Er is een scala van wetgeving beschikbaar waarbinnen welke eisen stelt aan het goed en geordend bewaren van documenten binnen een organisatie, en welke hier ook eisen aan stelt t.a.v. bewaar- en vernietigingstermijnen. Daarnaast is de archiefwet, de archiefregeling en het archiefbesluit van toepassing op overheidsorganisaties. Belangrijk is dat binnen de organisatie de verantwoordelijke functionaris deze wetgeving inventariseert, maar ook de interne documenten inventariseert. Documenten is hierbij een misleidend begrip, want het gaat hierbij net zo goed om tekstbestanden, als audio files, emails, internetpagina’s en databases.  Uiteindelijk gaat het erom dat duidelijk is welke informatie (in welke vorm dan ook) onderhevig is aan welke bewaar- en vernietigingstermijnen. Dit blijft een belangrijke basis voor keuze rondom de verdere inrichting van de digitale archivering.

2. Risicogedrag

Welk risico wil je als organisatie lopen? Compliancy eisen waren in het verleden nogal eens bijzaak. Het kunnen reconstrueren van vroegere situaties, het kunnen aantonen van het goed hebben uitgevoerd van processen, wordt echter steeds belangrijker, en staat ook hoog op de agenda van top bestuurders. Waar vroeger het risico nog wel eens werd genomen dat digitale documenten wel eens niet meer leesbaar zouden kunnen zijn, of dat CD’s met backups van digitale documenten ergens in een een ladekast lagen, beseffen steeds meer organisaties dat dit eigenlijk niet kan. Ook ten aanzien van het vernietigen van documenten kunnen organisaties er voor hebben gekozen dit niet te doen. Vaak is dit echter geen keuze geweest, maar onwetendheid.

Het blijft echter nog steeds een afweging voor het management van de organisatie op welke risico’s rondom het digitaal archiveren acceptabel zijn voor een bedrijf, en welke niet. Daarom is van belang om deze vragen ook voor te leggen aan het management van de organisatie zodat duidelijke keuzes worden gemaakt.

3. Frequentie van gebruik

Een belangrijke factor bij het bepalen van de wijze waarop met archivering van digitale documenten wordt omgegaan is de mate waarin digitaal gearchiveerde documenten nog geraadpleegd worden. Gebeurt dit niet vaak, dan zal het minder erg zijn dat er langer gezocht moet worden naar documenten dan wanneer dit regelmatig voorkomt. Hier zijn ook gradaties in aan te brengen, naarmate de tijd vordert. Digitaal gearchiveerde documenten die in het afgelopen jaar zijn gearchiveerd hebben wellicht een hogere opvraag frequentie dan documenten die 5 jaar geleden zijn gearchiveerd.

4. Huidige inrichting ICT middelen

Organisaties verschillen enorm in de wijze waarop op dit moment de ICT is ingericht ten aanzien van digitale documenten. Verschillende databases, verschillende Web platformen, verschillend document management systemen, gebruik van file directory’s, gebruik van email, etc.  Informatie die in aanmerking komt voor archivering is over de gehele organisatie verspreid in een brei van ondersteunende ICT systemen. Uiteraard is dit ook een belangrijke factor bij het bepalen op welke wijze de archivering wordt ingericht. Idealiter start het archiveringsproces bij de creatie van informatie, en wordt deze beëindigd bij vernietiging van deze informatie of wel het overdragen aan een andere organisatie. Dit stelt ook eisen aan de inrichting van bestaande ICT middelen.

5. Zelf doen of uitbesteden

Een laatste aandachtspunt waar organisaties bij stil moeten staan is de vraag of zij zelf de problemen rondom digitale archivering dienen op te lossen, of dat zij dit kunnen uitbesteden. Archiveringsoplossingen van diverse leveranciers zijn hierbij makkelijk aangeschaft. Vaak zijn deze gekoppeld aan een specifiek soort van informatie dat gearchiveerd dient te worden, zoals email archivering of archivering van berichtenstromen bij een informatie broker. Daarnaast kan er echter ook gedacht worden aan samenwerkingsverbanden waar een gezamenlijke archiefoplossing is ingericht, zoals bij de samenwerkende ministeries wordt ingericht, of zoals binnen het justitiedomein de archiefoplossing CDD+ beschikbaar is. Ten slotte heeft het Nationaal Archief ook een eigen E-depot voor de archivering van digitale documenten, welke steeds meer wordt ingezet bij andere archiefinstellingen, maar ook kunnen worden ingezet bij aanleverende overheidsorganisaties zoals provincies en gemeenten.

 

Al is dit niet een uitputtende lijst met aandachtspunten, het geeft al aan dat er door organisaties keuzes dienen te worden gemaakt rondom de inrichting van de digitale archivering. Hierbij zijn diverse oplossingen mogelijk, maar die moeten wel passen bij de organisatie. In een volgende blog zal ik op hoofdlijnen schetsen welke mogelijke oplossingsrichtingen voorhanden zijn

 

Bespreek de mogelijkheden
3